Реквізит – елемент документа.
Основні правила оформлення реквізитів.
Національний стандарт України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» ДСТУ 4163 -2003 поширюється на організаційно-розпорядчі документи - постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності:
• органів державної влади України, органів місцевого самоврядування;
• підприємств, установ, організації та їх об'єднань усіх форм власності.
Цей стандарт установлює: склад реквізитів документів; вимоги до змісту і розташування їх; вимоги до банків та оформлювання документів; вимоги до документів, що їх виготовляють за допомоги друкувальних засобів. Цей стандарт не поширюється на процеси створення та обігу електронних організаційно-розпорядчих документів.
Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.
Реквізит службового документа- це інформація, зафіксована в службовому документі для його ідентифікації, організації обігу і/або надання йому юридичної сили.
Розрізняють постійні та змінні реквізити документа. Постійні друкуються під час виготовлення бланка; змінні – фіксуються на бланку в процесі заповнення.
Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром.
Формуляр-зразок- це модель побудови формуляра службового документа, що встановлює сферу його застосування, формат, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та реквізити.
Розрізняють такі види формулярів:
1) з кутовим і поздовжнім розміщенням реквізитів;
2) з центрованим і лівобічним розміщенням реквізитів;
3) одно- і двомовні.
Державний стандарт України визначає такий склад реквізитів документів:
01. - зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим.
02. - зображення емблеми організації або товарного знака (знака
обслуговування).
03. - зображення державних нагород.
04. - код організації (УКПО).
05. - код форми документа за Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).
06. - назва організації вищого рівня.
07. - назва організації.
08. - назва структурного підрозділу організації.
09. - довідкові дані про організацію.
10. - назва виду документа.
11. - дата документа.
12. - реєстраційний індекс документа.
13. - посилання на реєстраційний індекс та дату вхідного документа, на якого дають відповідь.
14. - місце складання або видання документа.
15. - гриф обмеження доступу до документа.
16. - адресат.
17. - гриф затвердження документа.
18. - резолюція.
19. - заголовок до тексту документа.
20. - відмітка про контроль.
21. - текст документа.
22. - відмітка про наявність додатка.
23. - підпис.
24. - гриф погодження документа.
25. - візи документа.
26. - відбиток печатки.
27. - відмітка про засвідчення копій.
28. - прізвище виконавця і номер його телефону.
29. - відмітка про виконання документа і направлення його до справи.
30. - відмітка про наявність документа в електронній формі.
31. - відмітка про надходження документа до організації від адресата.
32. - запис про державну реєстрацію.
Кожному реквізиту відведене певне місце, що робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх опрацювання. Подаємо схему розташованості реквізитів і меж зон на форматі А4 кутового і поздовжнього бланка (Рис. А. 1,2).
Документи, що їх складають в установі, організації, повинні мати такі обов'язкові реквізити:
• назву організації (07);
• назву виду документа (10) (не зазначаючи у листах);
• дату (11);
• реєстраційний індекс документа (12);
• заголовок до тексту (19);
• текст документа (210;
• підпис (23).
Оформлюючи різні види документів відповідно до нормативних документів, крім зазначених обов'язкових реквізитів, використовують такі: 01, 02, 03, 04, 05, 06, 08, 09, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 22, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32.
У документах, що їх оформлюють на двох та більше сторінках, реквізити 22-28 проставляються після тексту (21), а 29-31 - на нижньому березі першої сторінки.
Рис. А. 1. Розміщення реквізитів і меж зон на форматі А4 кутового бланку