При этом важнейшей характеристикой документа является его идентифицируемость, обеспечиваемая наличием соответствующих реквизитов. 1 страница
Под документом понимается зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.
При этом важнейшей характеристикой документа является его идентифицируемость, обеспечиваемая наличием соответствующих реквизитов.
Документы содержат информацию, являющуюся одним из видов ресурсов организации (наряду с материальными, финансовыми, кадровыми и др.), обеспечивающих возможность реализации управленческой деятельности. Документы необходимы для:
• осуществления эффективной и упорядоченной деятельности организации, подразумевающей необходимую ответственность;
• формирования и документального фиксирования организационных и управленческих решений;
• обеспечения согласованности управленческой и административной деятельности;
• обеспечения непрерывности деятельности организации в условиях чрезвычайных ситуаций;
• соблюдения требований нормативно-правовых актов, регулирующих сферу деятельности организации во всех ее проявлениях;
• обеспечения защиты и поддержки при возможных судебных разбирательствах, связанных с деятельностью организации;
• защиты интересов организации и прав ее сотрудников и клиентов, а также других заинтересованных лиц;
• обеспечения и документального фиксирования достижений и разработок и соответствующих прав на интеллектуальную собственность организации и ее сотрудников;
• документального фиксирования доказательств осуществления деловой, личной и общественной деятельности организации и ее сотрудников во всем ее многообразии и отличительных особенностях;
• формирования и сохранения корпоративной, индивидуальной памяти, памяти общества.
Законодательно установлено, что документы и массивы документов, будучи информационными ресурсами, являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Кроме того, документирование информации — это обязательное условие включения ее в информационные ресурсы.
Сохранять созданные документы необходимо для:
а) обеспечения преемственности и согласованности действий при принятии как текущих управленческих решений, так и оценкиих будущих последствий и разработки соответствующих решений посредством:
• сохранения информации о принятых в прошлом и настоящих управленческих решениях и реализуемых видах деятельности (как части корпоративной памяти) в целях информационного обеспечения решений и деятельности в настоящем и будущем;
• сохранения доказательств прошлой и настоящей деятельности для соблюдения подотчетности;
б) соответствия требованиям нормативно-правовых актов путем обеспечения документирования, разъяснения и внедрениянормативной базы, применимой к управлению документами с учетоособенностей деятельности организации;
в) соответствия текущим и будущим потребностям заинтересованных лиц посредством:
• идентификации обоснованных законом интересов, которые заинтересованные лица (сотрудники, деловые партнеры, клиенты и другие лица) могут иметь в отношении сохранения документов в течение более длительного срока, чем это необходимо самой организации. В состав заинтересованных лиц могут входить и те, кому организация должна предоставлять доступ к своим документам в целях подотчетности (аудиторы, регулирующие органы власти, органы следствия, архивные органы или исследователи);
• идентификации и оценки правовых, финансовых, политических, социальных или других результатов от сохранения документов для соблюдения интересов исследователей и общества в целом;
• соблюдения законодательно обоснованных требований соответствующей архивной организации.
Для непрерывного осуществления своей деятельности, соблюдения требований нормативно-правовых актов и обеспечения необходимой подотчетности организации должны создавать и сохранять аутентичные, достоверные и пригодные для использования документы, а также защищать их целостность в течение требуемого времени.
Документ считается аутентичным, если можно доказать, что он является тем, чем претендует быть, о чем свидетельствует достоверность значений его реквизитов, в частности, что он был создан или отправлен лицом, действительно создавшим или отправившим его; а также был создан или отправлен в то время, которое обозначено. Термин «аутентичный документ» равнозначен термину «подлинный документ».
Достоверным (надежным) является документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением отображаемых решений, деятельности или фактов и который как следствие безусловно может быть использован в последующих решениях или деятельности.
Целостность документа определяется его полнотой и неизменностью.
Пригодным для использования является документ, для которого можно определить его местонахождение (локализовать), получить к нему доступ, воспроизвести и интерпретировать. При воспроизведении он должен напрямую связываться с деятельностью или решением, в результате которых он был создан.
Документ имеет содержание, контекст и структуру.
Содержание {контент) — это фактическая информация документа, фиксирующая факты, решения, деятельность.
Структура — это внешний вид и расположение частей содержания (например, вид носителя, формат хранения, организация данных, расположение реквизитов, используемые шрифты, примечания, таблицы и т.д.), а также наличие в документе связей с другими документами (гиперссылок).
Контекст {внешняя среда) — это содержащаяся в документе или сопровождающая его информация, описывающая связи документа с деятельностью организации и с другими документами. Это данные о самом документе (например, заголовок, автор, дата создания), о создателе и целях создания документа (например, об управленческой функции или деятельности, учреждении-создателе), об использовании документа (кем, когда, почему).
Описание упомянутых компонентов документа осуществляется в виде так называемых метаданных, которые также содержат данные, связанные с управлением документами. Таким образом, к метаданным относятся не только реквизиты (элементы оформления) документа, но и данные, сопровождающие документ (например, содержащиеся в регистрационно-контрольных журналах, учетных картотеках).
Различаются метаданные о: самом документе; принципах и правилах управленческой деятельности; лицах, участвующих в процессе управления и документационного обеспечения управления; управленческой деятельности и ее процессах; процессах документационного обеспечения управления.
Управление документами
Управление документами определяется как область деятельности, включающая эффективный и систематический контроль создания, получения, сохранения, использования и отбора (передачи) документов, в том числе процессы включения в систему и сохранения (в форме документов) доказательств и информации о деловой и управленческой деятельности организации.
К управлению документами относятся:
• принятие основных организационных положений, направлений развития и стандартов в сфере управления документами;
• распределение ответственности и полномочий по управлению документами в организации;
• установление и распространение детальных процедур и руководящих указаний по управлению документами;
• предоставление услуг, относящихся к управлению документами и использованию документов (в целях удовлетворения потребностей и защиты интересов организации и ее клиентов);
• проектирование, внедрение и администрирование специализированных систем для управления документами;
• интегрирование управления документами в управленческие системы и процессы.
Стратегия управления документами основывается на разработке и принятии основных организационных положений, направлений развития и стандартов, процедур и практики, а также на проектировании и внедрении систем управления документами в соответствии с потребностями организации и требованиями нормативно-правовых актов.
Стратегия управления документами в организации должна содержать как стратегию документирования деятельности организации (какие документы требуются; когда, как и где они должны быть включены в систему), так и стратегию внедрения соответствующей системы управления документами.
Организации следует устанавливать, документально фиксировать, поддерживать и распространять основные организационные положения, направления развития, стандарты, процедуры и практику управления документами с тем, чтобы обеспечить необходимые для своей работы свидетельства, подотчетность и информацию о своей деятельности.
Основные организационные положения, направления развития, стандарты, процедуры и практика управления документами должны иметь результатом официальные документы, обладающие аутентичностью, достоверностью, целостностью и пригодностью для использования.
Деятельность в области управления документами
Организации должны определять и документально фиксировать основные организационные положения, направления развития, стандарты, процедуры и практику (в целом политику) управления документами. Цель этого — создание и управление аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способными поддерживать управленческую и основную деятельность в течение необходимого времени. Организации необходимо обеспечить информирование о перечисленных действиях на всех организационных уровнях.
Основные организационные положения, направления развития, стандарты, процедуры и практика управления документами должны быть приняты и одобрены на самом высоком уровне принятия управленческих решений и распространены во всей организации. Следует распределить ответственность за их соблюдение.
Упомянутые компоненты организации управления документами разрабатываются на основе анализа управленческой деятельности. В них определяются области, в которых нормативно-правовые акты, стандарты и практические рекомендации в наибольшей степени применимы к созданию документов, связанных с деловой деятельностью. При этом организации должны учитывать особенности своей основной деятельности, а также экономические аспекты. Организацию управления документами необходимо регулярно пересматривать с тем, чтобы обеспечить отражение ею изменяющихся требований управленческой деятельности.
Ответственность и полномочия по управлению документами
Управление документами осуществляется как работниками, управляющими документами, так и другими лицами, создающими или использующими документы в процессе своей деятельности. В связи с этим возникает необходимость определить ответственность в отношении документов и распределить ее между отдельными сотрудниками организации.
Обязанности и полномочия в области управления документами следует распределять между следующими сотрудниками организации:
• управляющие документами;
• специалисты в области информационных систем и технологий;
• руководство организации;
• руководители подразделений;
• системные администраторы;
• другие сотрудники, для которых создание документов является частью их работы.
Распределять обязанности и права по управлению документами и информировать об этом всех сотрудников организации требуется для того, чтобы в случае определения конкретной необходимости создания документов и их дальнейшей обработки было ясно, кто ответствен за осуществление соответствующих действий.
Важнейшей целью определения ответственности, полномочий и взаимоотношений в области работы с документами является разработка и реализация системы правил по управлению документами. Правила:
• требуют от сотрудников создания документов в соответствии с управленческими потребностями и процессами,
т.е. адекватно фиксировать в документах управленческую деятельность, в которой они участвуют;
• гарантируют, что информационные системы и технологии, обеспечивающие управленческую деятельность, создают соответствующие документы;
• гарантируют обеспечение сохранности документов в течение всего периода их полезного применения не только самой организацией, но и внешними заинтересованными сторонами (архивные учреждения, исследователи, аудиторы);
• гарантируют, что документы уничтожаются или передаются на хранение только в соответствии с установленной процедурой.
Ответственность по управлению документами включает следующие положения:
• особая ответственность и подотчетность в области управления документами возлагается на руководящее лицо, обладающее необходимыми полномочиями внутри организации;
• ответственность руководящих работников заключается в поддержке применения основных организационных положений, направлений развития, стандартов, процедур и практики управления документами во всей организации;
• специалисты в области управления документами ответственны за все компоненты управления документами, в том числе за проектирование, внедрение и сохранение документных систем и их эксплуатационных характеристик, а также за обучение всех сотрудников организации управлению документами и эксплуатации документных систем в индивидуальной практической деятельности;
• системные администраторы ответственны за обеспечение того, чтобы все документы при их востребовании и использовании персоналом организации содержали точную информацию, были доступными и удобочитаемыми;
• все сотрудники организации ответственны и подотчетны за создание и сохранение целостных, достоверных, аутентичных, пригодных для использования документов, отражающих их деятельность.
Таким образом, высшее руководство организации несет наибольшую ответственность за обеспечение эффективного управления документами. Оно способствует соблюдению процедур управления документами во всей организации.
Специалисты по управлению документами устанавливают в организации единую политику управления документами, процедуры и стандарты, а также обеспечивают внедрение процессов управления документРуководители подразделений ответственны за обеспечение того, чтобы их сотрудники осуществляли создание и хранение документов, что является неотъемлемой частью их работы, в соответствии с установленными процедурами и стандартами.
Все сотрудники организации, которые создают, получают и хранят документы в процессе их повседневной работы, должны делать это в соответствии с установленными процедурами и стандартами. И если в управлении документами организации задействованы временные работники, важно обеспечить соблюдение ими соответствующих процедур и стандартов.
Система управления документами
Управление документами в организации должно включать создание, применение и администрирование специальных систем, интегрированных с системой управления и управленческими процессами.
Такое управление осуществляется в рамках системы, носящей название «документная система» или «система управления документами» и определяемой как информационная система, которая обеспечивает сбор документов (включение документов в систему), управление документами и доступ к ним.
Система управления документами должна обладать следующими свойствами:
• обеспечение аутентичности, надежности, целостности документов, а также их пригодности для использования;
• обеспечение надежности управления документами, т.е. способности длительно и правильно осуществлять создание, использование и хранение документов в соответствии с установленными процедурами;
• обеспечение целостности и единства всей совокупности действий и процедур по управлению документами;
• обеспечение соответствия всех действий по управлению документами установленным требованиям (внешним и внутренним);
• обеспечение всесторонности (комплексности) управления документами путем охвата всех видов деятельности, всех форматов представления данных в документах, всех видов носителей информации.
Система управления документами должна реализовывать следующие функции:
• включение документов в систему управления документами;
• регистрацию;
• классификацию;
• доступ и защиту;
• хранение и обеспечение сохранности документов;
• использование документов, контроль их движения и использования;
• экспертизу ценности документов;
• отбор (передача) документов на хранение или уничтожение.
Создание и применение систем управления документами, отвечающих управленческим потребностям и нормативным требованиям, может включать:
• проектирование систем управления документами;
• документирование систем;
• обучение сотрудников организации;
• преобразование документов в новые системы управления документами;
• установление стандартов, формирование методики оценки соответствия им и их соблюдения;
• определение сроков хранения документов, имеющих длительную ценность.
При принятии решений, связанных с проектированием и внедрением систем управления документами, следует принимать во внимание уже существующие в организации системы.
При создании и применении систем управления документами необходимо учитывать следующие требования, определяющие, что система должна:
• обладать функциональными характеристиками, позволяющими выполнять и поддерживать процессы управления документами;
• обеспечивать документирование операций с документами, что предполагает полное и точное документальное фиксирование всех операций, произведенных с отдельным документом или связанных с конкретным документом;
• обеспечивать присвоение документам сведений об их структуре и целостности, авторизованном контроле статуса, связях с другими документами (так называемых метаданных);
• обеспечивать ведение протоколов контроля системных процессов, в которых подробно фиксируются производимые с отдельным документом действия;
• обеспечивать надежные и эффективные средства хранения и физической защиты документов;
• обеспечивать неизменность свойств документов (аутентичность, надежность и пригодность для использования) при любых изменениях в системе (изменение форматов хранения и представления, переход на новую программно-аппаратную платформу, замена или расширение прикладных программ и т.п.) и даже при прекращении ее функционирования;
• обеспечивать своевременные, эффективные и безопасные средства доступа, поиска и использования документов;
• обеспечивать эффективные процедуры хранения и, при необходимости, уничтожения документов.
1.2. НОРМАТИВНО-ПРАВОВАЯ БАЗА УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ
Осуществление деятельности по управлению документами должно основываться на определенной нормативно-правовой базе. Она включает различные правовые и нормативные акты, в соответствии с которыми регулируются отношения между участниками указанной деятельности и регламентируются процессы и процедуры собственно работы с документами. При управлении документами всем организациям необходимо идентифицировать нормативно-правовую базу (регулятивную среду), влияющую на их деятельность, и требования к документированию их деятельности. Нормативно-правовая база включает:
• законы и нормативные акты, регулирующие управленческую среду в целом и в специфических отраслях, в том числе относящиеся конкретно к документам, архивам, доступу, конфиденциальности, доказательству, электронной коммерции, защите данных, информации;
• стандарты практической деятельности организации;
• правила рекомендательного характера, отражающие достижения в области деятельности организации;
• добровольно применяемые кодексы поведения и этики.
Общая характеристика нормативно-правовой базы управления документами
Нормативно-правовую базу управления документами составляют как правовые акты, в основном ее регулирующие, так и отдельные положения нормативных актов, имеющих более широкую сферу действия (например, по вопросам информатизации, законотворчества, работы органов власти, деятельности коммерческих структур и т.д.).
В состав нормативно-правовой базы управления документами входят:
• правовые и нормативные акты, принятые законодательными и исполнительными органами государственной власти федерального уровня;
• государственные и международные стандарты;
• межведомственные и ведомственные инструктивно-методические материалы.
Правовой акт — официальный письменный документ или действие, исходящие от уполномоченных органа государственной власти или местного самоуправления, должностного лица, которыми устанавливаются определенные правила поведения участников общественных отношений.
Нормативный правовой акт — письменный официальный документ, принятый (изданный) правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. В Российской Федерации и ее субъектах нормативные правовые акты издаются в форме конституций, уставов, федеральных конституционных законов, федеральных законов, законов, кодексов, указов президентов, постановлений правительств, распоряжений глав региональных администраций (губернаторов) и др. Согласно Правилам подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.08.1997, федеральными органами исполнительной власти нормативные правовые акты издаются в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений.
Конституция — в материальном смысле это писаный акт, совокупность актов или конституционных обычаев, которые прежде всего провозглашают и гарантируют права и свободы человека и гражданина, а равно определяют основы общественного строя, форму правления и территориального устройства, основы организации центральных и местных органов власти, их компетенцию и взаимоотношения, государственную символику и столицу; в формальном смысле представляет собой закон или группу законов, обладающих высшей юридической силой. Конституция — наивысшая правовая форма, в которой официально закрепляются ценности, институты и нормы конституционного строя, основы государственно-правового регулирования качественных общественных связей и отношений государственной власти.
Правовая норма — общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение.
Устав — установленный государством (государствами), собственником имущества либо общественной организацией свод правил, регулирующих:
а) правовой статус государственного (область, край и другие
виды субъектов РФ) либо муниципального (район, город, муниципальный округ) образования — устав субъекта РФ, устав муниципального образования;
б) правовой статус международной организации (например, Устав ООН, Устав СНГ, Устав Союза России и Беларуси)—в этом случае устав является формой или составной частью международного договора;
в) правовой статус конкретных юридических лиц (унитарных
предприятий, хозяйственных обществ и товариществ, общественных и религиозных организаций, профсоюзов и т.д.)— в этом случае устав выступает как учредительный документ;
г) организация определенной сферы деятельности Вооружен-
ных сил (воинские уставы) и других военизированных формиро-
ваний (например, Дисциплинарный устав военизированных гор-
носпасательных подразделений в транспортном строительстве).
Закон — в широком смысле слова все нормативные правовые акты, любые установленные государством общеобязательные правила. В собственном юридическом смысле закон — нормативный акт, принятый в особом порядке высшим представительным органом законодательной власти либо непосредственным волеизъявлением населения (например, в порядке референдума) и регулирующий наиболее важные и устойчивые общественные отношения. Законы составляют основу правовой системы государства, ее центральную часть.
Федеральный закон — нормативный правовой акт, принятый в рамках установленной законодательной процедуры Государственной Думой РФ, одобренный Советом Федерации и подписанный Президентом РФ, по вопросам исключительного ведения Российской Федерации или по вопросам совместного ведения Российской Федерации и ее субъектов, обязательный для всех, имеющий верховенство и прямое действие на всей территории Российской Федерации.
Федеральный конституционный закон — федеральный закон, принятый по вопросам, предусмотренным Конституцией Российской Федерации (ч. 1 ст. 108 Конституции РФ), квалифицированным большинством голосов членов Федерального Собрания (не менее чем тремя четвертями голосов от общего числа членов Совета Федерации и не менее чем двумя третями голосов от общего числа депутатов Государственной Думы). Федеральные законы не могут противоречить федеральным конституционным законам. Конституционные законы отклонению Президентом РФ не подлежат.
Кодекс (лат. codex) — в буквальном смысле «собрание законов». В современном понимании кодекс представляет собой сводный законодательный акт, в котором объединяются и систематизируются правовые нормы, регулирующие сходные, однородные общественные отношения.
Подзаконный акт — правовой акт органа государственной власти, имеющий более низкую юридическую силу, чем закон. Подзаконные акты принимаются на основании и во исполнение законов. В Российской Федерации на федеральном уровне к подзаконным актам относятся Указы Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, акты Центрального банка РФ, министерств, федеральных служб и агентств и других органов исполнительной власти, а также постановления палат Федерального Собрания, решения судов и арбитражных судов.
Указ — в Российской Федерации и в ряде других государств собственное название наиболее важных актов, издаваемых главой государства (президентом). Указом, как правило, производится назначение и освобождение от должности высших должностных лиц, вводится режим чрезвычайного положения или военного положения, производится награждение орденами и медалями, присвоение
высших воинских и почетных званий, оформляются решения общенормативного характера. По общему правилу указы не должны противоречить конституции и законам данного государства (в Российской Федерации — Конституции Российской Федерации, федеральным конституционным законам и федеральным законам).
Постановление — правовой акт ряда органов и должностных лиц. В форме постановлений принимают акты по вопросам своего ведения Совет Федерации и Государственная Дума Федерального Собрания РФ, Правительство РФ, правительства субъектов РФ.
Распоряжение — один из видов подзаконных актов (Президента РФ, Правительства РФ, министерств и ведомств и др.), акт органа власти или управления, изданный в рамках его компетенции и имеющий обязательную силу для физических и юридических лиц, которым распоряжение адресовано.
Приказ — правовой документ, принимаемый правомочным на то должностным лицом (федеральным министром, начальником УВД, директором завода и т.п.) в порядке осуществления единоначалия.
Правила — форма нормативного правового акта, которым устанавливаются процедурные нормы, определяющие порядок осуществления какого-либо рода деятельности, например, Правила пользования отдельными видами транспорта, Правила противопожарной безопасности. Администрация предприятий и учреждений по согласованию с профсоюзом утверждает Правила внутреннего трудового распорядка.
Инструкция (от лат. instructio — наставление, устройство) — это:
а) подзаконный нормативный акт, издаваемый министерствами, другими центральными и местными органами государственного управления в пределах их компетенции на основании и во исполнение законов, указов, постановлений и распоряжений Правительства РФ и актов вышестоящих органов государственного управления;
б) собрание правил, регламентирующих производственно-техническую деятельность.
Положение — это:
а) нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы государственногооргана;
б) нормативный акт, устанавливающий права, обязанности, формы, порядок деятельности, ответственность организаций, их должностных лиц и структурных подразделений.
Указание — правовой акт, издаваемый органом управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления. Регламент — правовой акт, определяющий порядок деятельности управленческого персонала, коллегиального или совещательного органа власти.
Стандарт — нормативный документ, содержащий комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации
Правовая база управления документами
Нормы права (предписывающие, обязывающие, запрещающие и иные), регламентирующие сферу управления документами, являются частью информационного права — системы охраняемых силой государства социальных норм и отношений, возникающих при осуществлении процессов сбора, накопления, регистрации, передачи, хранения, копирования, упорядочивания, поиска, представления, выдачи и защиты документной информации. Информационные ресурсы (данные на различных носителях) и в их составе документы являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами.