Виды контроля управленческих решений
Контроль – это одна из основных функций управления, представляющая собой обеспечение достижения целей, поставленных организацией, реализации принятых У.Р. При помощи контроля руководство организации определяет правильность своих решений и устанавливает потребность в их корректировке.
Любая функция управления может быть эффективна лишь при наличии действующей системы контроля. Контроль – критически важная и сложная функция управления. Одна из особенностей контроля- его всеобъемлемость, на всех уровнях управления. Контроль фундаментальный элемент процесса управления. Все виды контроля схожи, т.к. имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы результаты фактические были приближены к требуемым. Различаются они лишь временем осуществления.
Предварительный контроль – вид контроля называется предварительным потому, что осуществляется до фактического начала работ. Основное средство осуществления предварительного контроля – реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения планов, их строгое соблюдение – это способ убедиться, что работа выполняется в заданном направлении.
В организациях предварительный контроль используется в 3 ключевых областях:
- предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Для того, чтобы убедиться, что принимаемые работники окажутся в состоянии выполнить порученные им обязанности, необходимо установить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверить документы и рекомендации, представляемые нанимаемым. Существенно повысить вероятность привлечения и закрепления в составе организации компетентных работников можно также путем установления справедливых размеров выплат и компенсаций, проведения психологических тестов, а также при помощи многочисленных собеседований с работником в период перед его наймом. Во многих организациях предварительный контроль человеческих ресурсов продолжается и после его найма в ходе курса обучения. Обучение позволяет установить, какие знания и навыки нужно добавить и руководящему составу, и рядовым исполнителям к уже имеющимся у них, прежде чем приступать к фактическому исполнению своих обязанностей. Курс предварительного обучения повышает вероятность эффективной работы.
- предварительный контроль в области материальных ресурсов осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. Один из способов предварительного контроля состоит в выборе такого поставщика, который убедительно доказывал свои возможности поставлять материалы, соответствующие техническим условиям. К методам предварительного контроля материальных ресурсов относится также обеспечение их запасов в организации на уровне, достаточном для того, чтобы избежать дефицита.
- предварительный контроль в области финансовых ресурсов. Важнейшее средство предварительного контроля финансовых ресурсов- бюджет, который позволяет также осуществлять функцию планирования. Бюджет – механизм предварительного контроля, он дает уверенность.
Текущий контроль – осуществляется непосредственно в ходе проведения работ.Чаще всего его объект – подчиненные сотрудники, а сам он прерогатива их непосредственного начальника. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволяет исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Если же позволить этим отклонениям развиться, они могут перерасти в серьезные трудности. Не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работ, направленной на достижение желаемых целей, аппарату управления необходима обратная связь.
Обратная связь – это обмен данными о полученных результатах. Системы обратной связи позволяют начальнику выявить наличие непредвиденных проблем и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути к поставленным перед ней задачами. Все системы обратной связи характеризуются:
- наличием цели
-использованием внешних ресурсов
- преобразованием внешних ресурсов для внутреннего использования
-отслеживание значительных отклонений от намеченных целей
-корректировка этих отклонений для того, чтобы обеспечить достижение целей.
Отклонения, на которые должна реагировать система должны быть внутренними и внешними. К внутренним факторам относятся проблемы, связанные с ситуационными факторами внутри организации. Внешние это все то, что воздействует на организацию из окружающей ее среды: конкуренция, новые законы, технологии.
Заключительный контроль – фактически полученные результаты сравнивают с требуемыми либо сразу, либо по истечении определенного заранее периода времени, хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы реагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее он имеет важные функции:
• Дает руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Сравнивая получившиеся и требовавшиеся результаты, руководство оценивает реальность планов, процедура помогает найти проблемы, сформулировать новые планы, так чтобы избежать этих проблем в будущем.
• Способствует мотивации. Если руководство организации связывает мотивационные вознаграждения с достижением определенного уровня результативности, то, очевидно, фактически достигаемую результативность нужно измерять точно и объективно.