Процесс диагностики материальных потоков
Процесс диагностики предусматривает выявление проблем (причин отклонений от нормального состояния системы) и определение путей их разрешения в соответствии с требованиями среды.
Основными фазами данного процесса являются:
· экспресс диагностика и выявление признаков проблем;
· формулирование и диагноз проблемы;
· выбор вариантов решения проблемы;
· реализация решений.
Экспресс диагностика и выявление признаков проблемы. Начальным этапом проведения любого диагностического исследования является установление целей, структуры и границ исследуемого объекта, т.е. его характеристика. Для того чтобы описать систему управления материальными потоками и дать ее обобщенную характеристику, необходимо выделить существенные признаки, позволяющие определить ее как часть системы более высокого порядка. К числу таких признаков относятся:
1) обособленность –характеризует распределение задач и функций управления материальными потоками между подразделениями предприятия;
2) открытостьуказывает на связанность логистической системы с внешней средой, ее ориентацию на поиск возможностей решения возникающих проблем во внешней среде;
3) стабильностьили изменяемость состояния и поведения логистической системы во времени – характеризует наличие механизма адаптации к требованиям среды;
4) характер структуры системыуправления материальными потоками указывает на степень ее сложности, формализации и централизации;
5) вид структуры– характеризует особенности пространственного состояния и преобладающего механизма координации деятельности, например, линейная или функциональная структура.
Оценка внутреннего состояния системы управления материальными потоками служит основой выявления признаков проблем.
В общепринятом понимании проблема определяет ситуацию, при которой имеет место расхождение между желаемым и действительным состоянием объекта. О наличии проблемной ситуации можно судить по внешним и внутренним состояниям системы и ее внешнего окружения.
Внешние признаки характеризуют ситуацию, связанную с возможностью повышения эффективности логистической системы вследствие происшедших прогрессивных изменений во внешней среде, на которые у нее нет готовых рецептов. В качестве таких признаков может служить появление новых технологий и материалов, более эффективных средств транспортировки, новых источников сбыта и баз снабжения.
Внутренние признаки определяют ситуацию, при которой реализуемые логистической системой решения не дают ожидаемого результата, что находит отражение в низкой эффективности принятой схемы управления материальными потоками (не выполняются сроки поставок, не обеспечивается необходимое качество материалов; отсутствует контроль за уровнем запасов, имеют место задержки в принятии решений и т.д.).
Проблемой управления материальными потокамиявляется такое состояние системы, изменение которого вследствие нестандартной ситуации или отсутствия необходимых для этого предпосылок невозможно известными способами.
Существование проблем управления материальными потоками устанавливается посредством сбора и обработки информации. Оценка состояния материальных потоков осуществляется с помощью системы показателей, отражающей особенности управления материальными потоками на отдельных стадиях товародвижения, в процессе транспортировки и складирования материалов.
По каждой из подсистем управления материальными потоками выделяются следующие группы показателей:
· целевые;
· структурные;
· экономичности и качества.
ПРИМЕР.
Показатели оценки состояния материальных потоков
(стадия закупки материалов)
1. Целевые показатели
1.1. Надежность системы закупок
1.2. Удельный вес удовлетворенных потребностей
1.3. Обеспеченность потребности в материалах
2. Структурные показатели
2.1. Количество работников, участвующих в процессе снабжения
2.2. Структура заказов
2.3. Объемы закупаемых ресурсов
3. Показатели экономичности и качества
3.1. Затраты на поставку одной условной единицы поставляемой продукции
3.2. Количество поставок, имеющих какие-либо отклонения к общему числу поставок
3.3. Время поставок
Результатом данного этапа диагностики служит перечень функций и процессов управления, по которым наблюдаются отклонения между фактической и ожидаемой отдачей решений, а также возможных состояний среды, для реакции на которые система не имеет готовой программы действий.
Формулирование и диагноз проблемы.Данный этап предполагает редукцию проблем, их анализ и постановку диагноза.
Редукция или упрощение проблемы достигается в процессе анализа создавшегося положения (проблемной ситуации) и имеет целью свести проблему к задаче развития и (или) совершенствования системы управления материальными потоками.
Анализ сложившейся ситуации сводится к поиску ключевых причин проблемной ситуации. Первой фазой в диагностировании сложной проблемы является осознание симптомов проблем. В качестве симптомов служат характеристики поведения или функционирования системы.
О наличии того или иного симптома можно судить по отклонениям от нормального протекания процессов в логистической системе или ее окружении.
ПРИМЕР.
Симптомы и причины неудовлетворительного состояния управления материальными потоками на этапе распределения готовой продукции:
1. Выбор нерациональных способов доставки продукции.
2. Разбросанность конечных пунктов транспортировки.
3. Недостатки и ошибки в планировании процесса распределения.
4. Недооценка возможностей маркетинга при планировании процесса реализации.
5. Отсутствие или недостаточность контроля запасов готовой продукции (излишние запасы или их нехватка).
6. Недостатки в регулировании процессов доставки продукции.
7. Недостаточные контакты и связи предприятия с потребителями.
8. Несогласованность планов и графиков доставки продукции потребителям.
Анализ симптомов проблем проводится в двух направлениях:
· по составляющим системы управления материальными потоками: организация управления, управление ходом и сроками выполнения производственных заказов, управление материальным обеспечением производства, управление запасами, управление поставками готовой продукции;
· по этапам управленческого цикла: организация, планирование, контроль и регулирование, координация действий.
В процессе диагностики осуществляется селекция причин и выделяются те их них, которые достаточно значимы, и те, которые играют несущественную роль.
По результатам анализа симптомов и причин устанавливается диагноз проблемы. Диагноз содержит указания об основных направлениях желаемых изменений и области их действия.
Выбор вариантов решения проблемы.Систематизация данных, характеризующих фактическое состояние системы управления материальными потоками, и симптомов причин проблемной ситуации позволяет спланировать варианты решения проблемы.
Выбор оптимального варианта производится в четыре этапа. На первом устанавливается возможность полного или частичного решения проблемы, на втором формируются варианты решений, на третьем предложенные варианты сравниваются между собой и оцениваются с точки зрения выбранных критериев, наконец, на четвертом этапе выбирается вариант решения проблемы и осуществляется проверка полученного результата.
Результат решения на каждом этапе может иметь два значения, определяющих дальнейший ход исследования. По завершению первого этапа решения проблемы возможен один из двух вариантов действий: подготовка частичного решения или проведение проверки полного решения проблемы. Каждая из этих работ, в свою очередь, может привести и к положительным, и к отрицательным результатам. Так, если полное решение невозможно, ветвь с отрицательным результатом ведет к частичному решению, а ветвь с положительным результатом к выбору варианта полного решения проблемы. При проверке принятого решения отрицательный вариант указывает на поиск новых гипотез и предполагает повторное формулирование проблемы. При положительном ответе решение является окончательным и возможен переход к его внедрению.
Вопросы для контроля знаний
1. Понятие диагностики
2. Принципы диагностических исследований
3. Этапы процесса диагностики
4. Показатели оценки состояния материальных потоков
Рекомендуемая литература
1 Родионова, В.Н., Федоркова, Н.В. Управление материальными потоками в производстве: Учебное пособие / В.Н. Родионова, Н.В. Федоркова. – Воронеж, 1998. – 116 с.
2 Родионова В.Н., Федоркова Н.В. Оптимизация материальных потоков в производственно-сбытовой системе. Воронеж. Изд-во ВГТУ, 1999, 169 с.
3 Стаханов, В.Н., Тамбовцев, С.Н. Промышленная логистика: Учебно пособие / В.Н. Стаханов, С.Н. Тамбовцев. – М., 2000. – 96 с.