О подготовке проекта договора
Об организации института современных технологий управления
Заголовок не должен превышать двух строк; точка в конце заголовка не ставится. Не рекомендуется употреблять в заголовке слова касательно, касается, а также писать по делу, поскольку это выражение более уместно в юридической практике.
Заголовок кавычками не выделяется, пишется с прописной буквы и располагается слева под реквизитом «Ссылка на регистрационный номер и дату документа».
Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».
Текст— основной реквизит документа, передающий его главное смысловое содержание — управленческое действие, решение. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. Констатирующая часть включает указание причин, целей составления документа, а также изложение сути вопроса или предложения (эта часть текста предполагает анализ ситуации, освещение истории вопроса, мотивацию принимаемого решения, выдвигаемого предложения — ссылки на инструкции, постановления, договоренности и т. д.). В этой части при необходимости устанавливается взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу, например:
В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 14 марта 1997 г. № 307 «Об утверждении Положения о ведении государственного мониторинга водных объектов» предлагаем Вам...
Во второй части формулируются предлагаемые или осуществляемые действия, излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст официального письма может включать приветственное обращение и заключительную формулу вежливости, являющиеся этикетными элементами письменного официально-делового общения.
Вступительное обращение помещается на левой стороне письма под заголовком к тексту и выносится в отдельную строку. Приветствие может быть обращено к организации в целом (точнее, к лицам, официально ее представляющим) и к отдельным должностным лицам:
Уважаемые господа!
Господа!
Уважаемый господин мэр!
Заключительная формула вежливости помещается на правой стороне письма под заключительной строкой основного содержания письма и выносится в отдельную строку, как правило, отделяясь дополнительным интервалом. В отличие от вступительного обращения заключительная формула вежливости безличностна и обращена одновременно как к организации, так и к ее отдельным лицам:
С уважением,
С глубоким уважением,
С пожеланиями успехов,
С наилучшими пожеланиями,
Текст письма может состоять из одного или нескольких абзацев, соответствующих смысловым аспектам письма. Желательно, чтобы в письме рассматривался один вопрос.
Отметка о наличии приложения располагается под текстом и может быть оформлена двумя способами. Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения имеет вид:
Приложение: на 3 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, дается его наименование с указанием количества листов и количества экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами (без знака №):
Приложение: 1. Устав акционерного общества «Информтехника-
связь» на 8 л. в 1 экз.
2. Акт ревизионной комиссии на 2 л. в 1 экз.
Подпись. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается, например:
Коммерческий директор (личная подпись) Е. Н. Маслов
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей, например:
Генеральный директор(личная подпись) А.С. Мелехов
Главный бухгалтер(личная подпись) П.И. Горбунов
При подписании документа несколькими лицами одного ранга их подписи располагают на одном уровне, например:
Директор фирмы Директор инвестиционного фонда
(личная подпись) В. М. Рыков (личная подпись) А. П. Миронов
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии Личная подпись Б.Д. Павлов
Члены комиссии Личная подпись А.Н. Соколова
Личная подпись А.В. Красин
Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой академии
при Правительстве Российской Федерации
(личная подпись) И.О.Ф.
Дата
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Министерства образования Российской Федерации
от 05.06.2004 №430-162
Визы согласования документа. Согласование документа оформляют визой согласования (далее — виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Одинцов
Дата
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются