Інформаційні системи у фірмі
У будь-якій фірмі бажано мати декілька локальних ІС різного призначення, що взаємодіють між собою і підтримують управлінські рішення на всіх рівнях. На мал. 3 показаний один з таких варіантів. Між локальними ІС організуються зв'язки різного характеру і призначення. Одні локальні ІС можуть бути зв'язані з великою кількістю працюючих у фірмі систем і мати вихід у зовнішнє середовище, інші зв'язані тільки з однією чи декількома родинними. Сучасний підхід до організації зв'язку заснований на застосуванні локальних внутріфірмових комп'ютерних мереж з виходом в аналогічну ІС іншої фірми чи підрозділу корпорації. При цьому користаються ресурсами регіональних і глобальних мереж.
Рис. 3. Приклади інформаційних систем, що підтримують діяльність фірми
На основі інтеграції ІС різного призначення за допомогою комп'ютерних мереж у фірмі створюються корпоративні ІС. Подібні ІС надають користувачу можливість працювати як у загально фірмовою базою даних, так і з локальними базами даних.
Інформаційна система може мати найбільший ефект, якщо фірму розглядати як ланцюг дій, у результаті яких відбувається поступове формування вартості вироблених продуктів чи послуг. Тоді за допомогою інформаційних систем різного функціонального призначення, включених у цей ланцюг, можна впливати на стратегію прийняття управлінських рішень, спрямованих на збільшення доходів фірми.
3. Автоматизація операцій і функцій
Автоматизація операцій. На будь-якому підприємстві виконується безліч рутинних, повторюваних операцій, наприклад, у бухгалтерії - виписка платіжних відомостей, накладних. ІС, що автоматизують подібні операції відносяться до класу операціональних ІС. Звичайно на підприємстві кілька таких систем, вони дозволяють контролювати, зберігати, обробляти, тиражувати дані, необхідні підприємству для фінансових операцій. Дані, отримані на виході операціональної ІС часто є вхідними для інших автоматизованих систем, наприклад, для DSS. Операціональні ІС є найважливішою частиною, стрижнем ІС будь-якого підприємства. Системи можуть накопичувати дані безупинно, чи щодня в режимі реального часу. Більшість даних зберігається в корпоративних БД.
Автоматизація функцій. Крім простих рутинних операцій існують інші рутинні чи виникаючі час від часу процедури. Наприклад, прийом нових співробітників, навчання персоналу. Кожна з цих задач може бути розбита на підзадачі. Задачу навчання можна розбити на наступні підзадачі: визначення предмета навчання (чому навчати?), підбор вчителя, складання списку учнів, складання розкладу занять, підготовка навчальних матеріалів. ІС, що автоматизують рішення подібних задач чи підзадач відносяться до класу MIS. MIS автоматизують визначені функції, тому їх ще називають функціональними ІС. Типова MIS видає періодичну інформацію про ефективність, продуктивність на основі аналізу й обробки даних корпоративної БД відповідно до нестатків кінцевих користувачів. MIS може бути частково чи цілком побудованою користувачами. MIS звичайно використовується для планування, спостереження, контролю. Наприклад MIS відділу кадрів може видавати щоденні зведення про процентне співвідношення співробітників, що знаходяться у відпустці чи відсутні за станом здоров'я, і порівняння з прогнозованими цифрами.
4. Взаємодія людей і інформаційних систем
Топ менеджери приймають стратегічні рішення, менеджери середнього рівня приймають рішення по керуванню, менеджери першої лінії і "оператори" приймають рішення по виконанню операцій. У таблиці приведені рівні ієрархічного керування і типи ІС, що автоматизують функції співробітників.
Автоматизація функцій співробітників компанії
| Рівень ієрархії керування | ІС |
| топ менеджери | стратегічні |
| Професіонали | IIS, DSS |
| менеджери середнього рівня | MIS |
| менеджери першого рівня, оператори | OAS |
| рядові співробітники, клерки | системи обробки даних |
Між топ менеджерами і менеджерами середнього рівня доданий рівень професіоналів: аналітиків, маркетологів, інженерів, юристів. Вони виступають у ролі радників і консультантів для менеджерів вищих рівнів. Багато хто з професіоналів являють собою "носії знань", експертів. Вони створюють чи знаходять інформацію і знання, необхідні для роботи компанії. У компаніях, що розвиваються, такі професіонали можуть складати до 60-80% від загального штату. Професіонали повинні підтримувати свій високий рівень, вивчати нові технології, спілкуватися з колегами і постійно вчитися. Їхня діяльність підтримується різноманітними ІС: від Інтернет до експертних систем, що допомагають підвищити продуктивність і якість роботи.
Рядові співробітники, клерки допомагають у роботі менеджерів усіх рівнів. Їх так само називають працівниками з даними, тому що вони постійно використовують дані, обробляють їх, поширюють. Наприклад, секретарі працюють з текстовими процесорами, електронною поштою, системами зв'язку.
Уся система керування являє собою трикутник, на вершині якого знаходяться топ менеджери, їх значно менше, ніж працівників наступних рівнів. І кожен рівень системи функціонує на інформатизаційній основі.
5. Інфраструктура й архітектура інформаційних систем
Інфраструктура. Інформаційна інфраструктура являє собою фізичні умови, сервіс і керування, що забезпечують всі обчислювальні процеси в компанії. Основні компоненти інфраструктури: комп'ютерне забезпечення, комунікаційні засоби (включаючи Інтернет і інтранет), загальноцільове програмне забезпечення, БД і персонал для керування інформаційними процесами і ресурсами.
Архітектура. Архітектурою ІС називають план, "карту" поточних і перспективних вимог компанії по інформатизації. Можна провести аналогію з архітектурою будівель. Спочатку готується концептуальне креслення будинку в залежності від вимог замовника і наявних ресурсів. Так само розроблювачі ІС при побудові інформаційної архітектури повинні враховувати:
- інформаційні потреби організації на основі аналізу нестатків потенційних користувачів ІС;
- ІС, що вже існують у компанії, можливість їхнього інтегрування.
Побудова архітектури ІС тісно зв'язано з бізнес плануванням у випадку відкриття нової компанії чи реструктуризації існуючої.
Рис.4 Модель архітектури інформаційної системи підприємства
Популярна модель архітектури, запропонована В. Сінноттом у 1987 р. (Рис.4).
Це план побудови структури та інтеграції інформаційних ресурсів в організації. Модель поділяється на дві головні частини. Централізована частина відповідає підприємству в цілому і містить у собі бізнес архітектуру (інформаційні потреби організації), архітектуру даних і архітектуру комунікацій. Децентралізована (верхня) частина фокусується на функціях чи організації службах і видах діяльності (наприклад, керування персоналом, обчислення, проведені кінцевими користувачами і т.д.). Кожна організаційна одиниця у верхній частині моделі використовує додатки для обробки даних, керування і стратегічні системи.
Типи архітектур. Один зі способів проведення класифікації архітектур ІС - облік ролі комп'ютерного забезпечення при її побудові. Можна виділити наступні типи архітектур:
1. Архітектура, заснована на мейн-фреймі. Всі обчислення виконуються на мейн-фреймі компанії, доступ до даних здійснюється користувачами з вилучених терміналів. Це була переважна архітектура до середини 80-их років. Сьогодні деякі підприємства використовують мейн-фреймову архітектуру в чистому виді. Розширенням даного типу архітектури є використання персональних комп'ютерів як терміналів, однак головним компонентом залишається мейн-фрейм, що забезпечує збереження корпоративних даних і обчислювальну потужність.
2. Архітектура, заснована на PC. Архітектура формується винятково з РС, незалежних друг від чи друга об'єднаних мережею. Це найбільш типова архітектура для малих і середніх підприємств.
3. Розподілена, мережна архітектура. Обчислювальні процеси розподіляються між двома (і більш) комп'ютерами, що можуть бути мейн-фреймами, середніми комп'ютерами, мікрокомп'ютерами. Звичайно в мережі використовується комбінація різних комп'ютерів, вони можуть бути зосереджені в одному місці чи знаходитися на вилученій відстані. Кооперативна обробка - один зі способів розподілу обчислювальних процесів. У цьому випадку два (чи більш) комп'ютери, що знаходяться в різних географічних точках, працюють спільно над виконанням однієї задачі. Інший спосіб розподілу заснований на взаєминах клієнт/сервер. У цьому випадку основні ресурси зосереджені на декількох комп'ютерах, а безліч інших можуть звертатися до них через мережу. Якщо розподілена система охоплює організацію в цілому, вона називається корпоративною, її частини зв'язують локальною мережею.
Розподілена архітектура, що включає як мейн-фрейми, так і РС, досить гнучка і переважно використовується на великих і середніх підприємствах. Завдяки широкому поширенню Інтернет і інших мереж розподілена чи мережна архітектура стає домінуючою. Вона дозволяє кооперувати різним організаціям, забезпечує доступ до величезного обсягу інформації. Розглянемо її більш детально.
Архітектура клієнт/сервер. Комп'ютери, з'єднані мережею, поділяються на дві категорії: сервери і клієнти. Сервер - це комп'ютер (РС, мейнфрейм чи робоча станція), який надає доступ до ресурсів. Клієнт - це комп'ютер, що використовує ресурси, надані сервером. Прикладом сервера може служити сервер бази даних, що забезпечує збереження великої кількості даних і доступ до них. Метою архітектури клієнт/сервер є максимально повне використання інформаційних ресурсів, спільна робота різних пристроїв. Роль кожного комп'ютера не фіксована, робоча станція, наприклад, може бути сервером для рішення одних задач і клієнтом - для інших. Архітектура клієнт/сервер дозволяє більш слабким, дешевим комп'ютерам використовувати потужності інших.
Об'єднання архітектури клієнт/сервер і корпоративної ІС, двох перспективних концепцій, називається корпоративною архітектурою клієнт/сервер, є могутнім обчислювальним середовищем, що дозволяє інтегрувати корпоративні ресурси, забезпечувати контроль і безпеку даних. Нова архітектура дає можливість реінжинірингу бізнес процесів, розподілу процесів обробки, надання нових послуг клієнтам. Із середини 90-их років дана архітектура стала домінуючої
6. Керування інформаційними ресурсами
На сучасному підприємстві ІС має досить складну для керування архітектуру і конфігурацію. ІС має величезне значення для нормального функціонування організації, відомо багато прикладів, коли навіть короткочасні простої в роботі ІС приводили до зупинки роботи всього підприємства. Крім того, в інформатизацію компанії вкладають великі кошти і важливо правильно керувати ІС: планувати, модернізувати, контролювати, забезпечувати безпеку. Керування інформаційними ресурсами звичайно здійснює спеціальний інформаційний відділ і кінцеві користувачі.
У більшості організацій інформаційний відділ керує більшою частиною інформаційних ресурсів, включаючи комп'ютерне і програмне забезпечення, мережне устаткування і приміщення. Але робота керування інформаційними ресурсами може бути покладена в значній мірі і на кінцевих користувачів. Усі залежить від розміру підприємства, від кількості і типу інформаційного забезпечення, рівня технологій, стратегії керування. Якщо говорити узагальнено, то інформаційний відділ відповідає за інформаційні ресурси на корпоративному рівні, а кінцеві користувачі - на рівні відділів. Важливо, щоб спільні зусилля по керуванню були спрямовані на досягнення загальних цілей.
Роль інформаційного відділу. Роль, структура і місце інформаційного відділу і його керівника в організаційній ієрархії залежить від обсягу і важливості інформаційних ресурсів, якими він керує. Можна відзначити наступне:
1. Роль інформаційного відділу варіюється від технічної до стратегічної.
2. Як результат, місце інформаційного відділу в ієрархічній організації може мінятися від рядової одиниці, що готує поточні звіти, до рівня адміністрації. Позиція керівника інформаційного відділу може змінюватися від керівника технічного відділу до помічника президента компанії.
3. Структура інформаційного відділу може бути централізованою, децентралізованою чи об'єднанням перерахованих типів.
4. Інформаційний відділ повинен тісно співробітничати з зовнішніми організаціями, бізнес партнерами, дослідницькими інститутами, університетами, консультантами.
Внутрішня структура інформаційного відділу міняється в залежності від його ролі, що змінюється. У таблиці перераховані традиційні і нові функції інформаційного відділу.
Функції інформаційного відділу
| Традиційні функції інформаційного відділу компанії | Нові функції інформаційного відділу компанії |
| Побудова проекту ІС | Планування, розвиток і керування інфраструктурою |
| Керування розвитком ІС | Розробка специфічних додатків |
| Керування обчислювальними процесами | Забезпечення доступу до Інтернет і розвиток електронної комерції. Впровадження інноваційних ІТ |
| Навчання персоналу і співробітників комп'ютерним навичкам | Навчання персоналу бізнесу |
| Технічне обслуговування | Активна участь у бізнес процесах і реінжинірингу |
Керування координацією інформаційного відділу з кінцевими користувачами. Існують механізми співробітництва інформаційного відділу з кінцевими користувачами:
- організація комітету, що представляє всіх кінцевих користувачів, і інформаційного відділу, що здійснює контроль і координацію використання інформаційних ресурсів;
- виконання спільних проектів по плануванню, формуванню бюджету, розробці додатків;
- представництво інформаційного відділу у вищому керівництві;
- формування угод, що визначають відповідальність за інформаційні ресурси, технічну й адміністративну (включаючи навчання користувачів) підтримку;
- створення організаційної одиниці для швидкого дозволу конфліктних ситуацій.
Література
1. Информация и управление. П/р. Л.Г. Антипенко, В.И. Кремянского, -М.: Изд-во "Наука".1985.
2. А.И. Мишенин Теория экономических информационных систем. - М.: Изд-во "Финансы и статистика". 1993.
3. D.L. Anderson Management Information Systems. Prentice Hall, Inc., New Jercy, 2000.
4. K.C. Laudon, J.P. Laudon Management Information Systems. Prentice Hall, Inc., New Jercy, 1996.
5. Turban, McLean, Wetherbe Information Technology for Management: Making Connection for Strategic Advantage. 2nd Edition, John Willey & Songs, Inc., New York, 1999.