Задача — это дело, связанное со значительными временными затратами, которое надо выполнить к определенному сроку
Текущие задачи сотрудник выполняет тогда, когда он не проводит встречи, собрания, то есть условно можно сказать “свободен”. Задачи, которые выполняет секретарь, — это составление и обработка документов, составление плана мероприятия, организационные работы и другие. Для успешной работы необходимо научиться планировать свое рабочее время. Для этого раньше использовались специальные блокноты-ежедневники. В среде Оutlook для планирования рабочего времени предназначена папка Календарь (рис.11).
Мал. 11. Папка "Календарь"
Задание 1. Работа с папкой Календарь
Познакомьтесь с интерфейсом папки Календарь.
Технология работы
1. Откройте папку Календарь (рис.11).
2. Найдите окно Ежедневника с отмеченной шкалой времени. Здесь вы можете записать встречи, собрания, события.
3. Измените цену деления шкалы времени. Для этого:
· щелкните правой кнопкой мыши в любом месте шкалы;
· в контекстном меню выберите подходящий интервал времени от 5 до 60 минут, например 15 мин.
4. Найдите "Календарик". С его помощью можно просмотреть мероприятия, запланированные на другие даты в текущем и следующих месяцах и годах. Красной рамкой выделена текущая дата. Перелистайте "Календарик" на несколько месяцев вперед или назад. Посмотрите, нет ли дат, выделенных полужирным шрифтом.
5. Щелкните на какой-нибудь дате в Календарике. Убедитесь, что Ежедневник открылся на указанной дате.
6. Форму представленья Ежедневника можно изменить. На панели инструментов найдите кнопки День, Рабочая неделя, Неделя, Месяц. Поочередно щелкните на каждой кнопке и проследите, как изменится представление ежедневника.
7. Найдите в календаре Панель задач. Она имеет вид таблицы, в каждой строке которой записывается название и некоторые параметры задач.
Задание 2. Планирование встречи
Научитесь записывать в календарь встречи.
Технология работы
1. Откройте Ежедневник на текущей дате.
2. Запланируйте на ближайшее время “Обговорити з Івановим Ю. И. план робіт”.
Для этого:
• щелкните на шкале времени момент, расположенный не раньше, чем через полчаса от текущего времени;
• запишите тему встречи;
• нажмите еnter.
Встреча будет отмечена специальным значком оповещения. Программа автоматически за 15 минут до начала встречи выдаст звуковой сигнал, предупреждающий о приближении встречи.
3. Дождитесь звукового сигнала.
4. Измените длительность встречи. Для этого:
• наведите указатель мыши на верхнюю или нижнюю границу записи о встрече (указатель мыши изменит форму);
• захватите и переместите границу встречи.
5. Создайте еще несколько встреч с разными темами на ближайшие дни, руководствуясь данными табл. 1.
Таблица 1. Расписание на неделю
| День недели | Время | Тема |
| Понедельник | 9.00-9.30 | Доклад директору фирмы |
| Вторник | 13.00-14.30 | Прием по личным вопросам |
| Среда | 16.30-17.00 | Подписать документы о сделках |
| Четверг | 10.00-12.00 | Комитет по правам работников образования |
Задание 3 Изменение параметров встречи
При планировании встречи можно связать ее с контактом. Тогда информация о ней будет фиксироваться в сведениях о контакте. По этим сведениям всегда можно вспомнить, когда и какие встречи состоялись с контактом, чему они были посвящены. При планировании встречи вы можете указать параметры занятости. В программе Оutlook предусмотрены следующие варианты (табл. 2). Особенно важно указывать параметры занятости, если вы работаете в группе и сообщаете по сети свои планы другим участникам. Ваши параметры занятости помогут им планировать свое рабочее время.