Поручение задач другим лицам
Технология работы
1. Откройте окно задачи “Разослать телефонограммы участникам семинара” (см. Задание 7).
2. На панели инструментов щелкните на кнопке Назначить задачу. Появится строка Кому...
3. Щелкните на кнопке Кому... Откроется окно получателя поручения (рис.17).
4. Выделите щелчком нужный контакт и перенесите его в список получателей сообщения щелчком на кнопке Кому...
5. Закройте окно и убедитесь, что в строке Кому... указан выбранный контакт.
Рис.17. Окно получателя поручения
6. Закройте окно задачи. Программа Оutlook немедленно приступит к пересылке задачи. После того, как вы поручили задачу другому человеку, вы перестаете быть ее хозяином, то есть не можете изменять ее параметры. Вам остается только контролировать выполнение задачи.
7. Просмотрите в папке Задачи, как изменился значок задачи. Новый значок означает, что задача поручена другому лицу. Задачи в папке группируются по ответственным за выполнение (см. рис.15).
8. Создайте еще несколько задач и поручите их разным лицам из папки Контакты.
Задание 9. Изменение представления сведений о задаче
Сведения о задаче представлены в виде таблицы. Заголовки столбцов указывают на отображаемые параметры задачи. Программная среда позволяет изменить представление информации о задаче. Для этого используется пункт Текущее представление из меню Вид. Если вас по каким-либо причинам не устраивают представления, предлагаемые программой, вы можете сами установить любое количество столбцов в таблице, способы группировки и сортировки задач. Научитесь использовать представления информации о задаче, предлагаемые программой, а также изменять количество столбцов в таблице.
Технология работы
1. Откройте папку Задачи.
2. В меню Вид выберите пункт Текущее представление и из дополнительного меню один из видов представления.
3. Просмотрите, как изменилось представление задачи.
4. Примените другие виды представления.
5. Щелкните правой кнопкой мыши на строке заголовков.
6. В контекстном меню выберите пункт Изменить текущее представление. Откроется окно сведений о представлении (рис.18).
7. Просмотрите содержимое кнопок. Изменяйте представление, используя диалоговые окна кнопок.
Рис.18. Окно настройки представления сведений о задаче
Работа 4. Учет выполненной работы
Дневник — это документ, содержащий расписанный по дням перечень выполненных дел и событий, произошедших в жизни конкретного человека. Дневники вели еще в далекие "безкомпьютерные" времена, для того чтобы иметь возможность восстановить ход событий.
В работе людей многих профессий необходимо организовать учет выполненной работы и других событий. Для этого в программной среде есть специальная папка — Дневник. В этой папке автоматически регистрируются ссылки на все файлы, с которыми была произведена работа; мероприятия, упомянутые в папках Календарь, Задачи, Заметки; сделанные телефонные звонки.
Некоторые сведения о проделанной работе можно записать в дневник вручную.
В папке Дневник отображается график работы с документами. Для каждого элемента создается запись, в которой отражены дата, время начала работы, время, затраченное на работу с элементом. Двойным щелчком можно открыть элемент.
Задание 1. Просмотр и настройка Дневника
Некоторые элементы могут автоматически заноситься в дневник. Это сообщения, приглашения на собрание, ответы на приглашения на собрание, отмены собраний, поручения, ответы на поручения, телефонные звонки. В дневник могут автоматически заноситься документы, созданные в следующих программах: Мicrosoft Ассеss, Мicrosoft Ехсеl, Мicrosoft Offiсе Вindег, Мicrosoft РоwегРоint, Мicrosoft Word и другие программы, совместимые с Microsoft Оffiсе. Вы можете указать контакты, для которых надо делать записи в дневнике.
Научитесь просматривать и настраивать Дневник.
Технология работы
1. Откройте папку Дневник(рис.20). За то время, пока вы учились работать в среде Оutlook, в папке уже появились некоторые записи о вашей работе. Записи в Дневнике сгруппированы по типам.
Рис. 20
2. Просмотрите группы записей. Чтобы посмотреть записи одного типа, щелкните на кнопке со знаком + . Чтобы закрыть группу, щелкните на кнопке со знаком - .
3.
4. На вкладке Настройки нажмите кнопку Параметры дневника
^^^^^;тг^-0^^-в^^^кг™'^от—
5.
Задание 2. Запись мероприятия в Дневнике вручную
яНхТс"^”ГГУГГ "Ь ' ДНе°"К" ™ ° ПР<>ЮЖ————Р-Р-™-Технология работы
1. Откройте папку Дневник.
2' Гкно ЗаГь вНЯн?УМеНГ ЩеЛКТе "а КН°ПКе Создать' 0ткР°ется
окно запись в дневнике (Без имени). ШДШШь]
3. В поле Тема введите описание.
4. В списке Тип выберите тип записи, заносимой в дневник.
5. Установите прочие параметры, если они необходимы.
6. Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.
Для самостоятельной работы
ю^иТрГтиТсГх ГбНИР°ВаШЯ Раб°ЧеГО ВреМеНИ' ПеРед выполнением следующих практических работ сначала запланируйте задачу в среде ОиНоок. После выполнения работы отметьте задачу как выполненную. Просматривайте в дневнике записи о выполненных работах.
Чему вы научились?
· Настраивать панель программы Оutlook.
· Записывать сведения о партнерах по работе в папке Контакты.
· Использовать адреса из папки Контакты для надписи конвертов.
· Создавать записи в папке Календарь.
· Планировать встречи, собрания, события, задачи.
· Делать заметки и присоединять файлы к мероприятию.
· Планировать повторяющиеся мероприятия.
· Поручать задачу другому лицу.
· Создавать и использовать заметки.
· Настраивать параметры Дневника.
ЛІТЕРАТУРА
3. Макарова Н.В., Николайчук Г.С., Титова Ю.Ф. Компьютерное делопроизводство : учебный курс. – МПб.: Питер, 2002. – 416 с. – с.: 274 – 309 .
4. Стоцкий Ю. Самоучитель Office 2000. - СПб: Изд.-во "Питер", 2002. - 576 с. – с.: 414 – 471
Практичне заняття 8.1. АРХІВАЦІЯ ДАНИХ
У процесі експлуатації ПК можливе псування чи втрата інформації на магнітних дисках. Найчастіше це відбувається через фізичне псування магнітного диска, випадкового знищення файлів, а також через руйнування інформації комп'ютерними вірусами. Для зменшення втрат, варто мати копії використовуваних файлів. Однак, при копіюванні пакетів програм і файлів великих обсягів можуть виникати проблеми недостачі вільного місця на дисках. У цьому випадку доцільно використовувати спеціальні програми стиску файлів, так називані програми архівації. Дані програми використовуються також у випадку наявності на дисках комп'ютера великих обсягів інформації, що знадобиться тільки в майбутньому, і переносу масивів інформації між комп'ютерами за допомогою дискет. Дані програми стискають файли і поєднують їхнім спеціальним образом. У результаті роботи програм архівації створюються архівні файли (архіви).
Основні функції програм архівації файлів складаються в приміщенні вихідних файлів в архів, витягу файлів з архіву, видаленні файлів в архіві, перегляді змісту архіву, перевірки архіву і т.д. Програмами архівації можуть створюватися два типи архівів: активні і пасивні. Активні (чи "саморазархивируемые") оформляються програмою яка виконуеться і їм привласнюється розширення .exe. Вони містять у собі засоби разархивации і стиску інформації. Пасивні вимагають для витягу файлів з архіву наявності відповідної програми.
Відома безліч програм архівації: arj, pkzip/pkunzip, pak, lha, ice, rar. Ці програми відрізняються форматом архівних файлів, швидкістю роботи, ступенем стиску файлів в архіві, інтерфейсом користувача. Дані програми орієнтовані на роботу під керуванням MS DOS. Одним з основних недоліків таких програм є недостатньо зручний інтерфейс (користувачу необхідно пам'ятати формати команд і постійно вказувати їх у командному рядку). Більш наочний спосіб роботи пропонують програми архівації, орієнтовані на роботу під керуванням ОС Windows. До них можна віднести такі як WinZip, WinArj, WinRar, програма Backup, що поставляється разом з ОС Windows 98, і ін.
Архиватор WinZip
Після установки цієї програми створюється не тільки меню WinZip, але і ярлики на робочому столі й у кнопці Пуск, у контекстне меню для папок і файлів додаються пункти, зв'язані з архівацією.
Створення і зміна архіву
Робота з архівом починається зі створення файлу архіву за допомогою послідовності команд File > New Archive (як у будь-яких програмах Windows, будь-яка команда чи операція може бути здійснена різними способами, зокрема, клавішами Ctrl+N чи кнопкою New на панелі інструментів). Файл архіву буде створений після завдання його імені. При установці прапорця Add dialog буде відкрите додаткове діалогове вікно Add, у якому можна вказати імена і параметри файлів, що додаються в архів. У противному випадку (якщо прапорець Add dialog не встановлений) буде створений порожній архівний файл.
Мал. 1 Вікно програми архиватора WinZip
При додаванні файлів у вже існуючий архів необхідно відкрити обраний файл архіву. Для цього використовується команда відкриття File > Open Archive.
Для включення файлу в архів використовується команда додавання Actions > Add.
У вікні Add (мал. 2) крім указівки файлу (файлів) для додавання в архів задаються параметри включення в архів:
- Action - дія
- Add (and replace) files - додає файли в архів. Якщо файл в архіві вже є, то він перезаписується;
- Freshen existing files - обновляються тільки ті файли, що уже є в архіві. Нові файли не додаються. Відновлення здійснюється за умови, що обновлювані файли мають більш стару дату створення;
- Move files- файли, що додаються, віддаляються з диска, тобто файли переміщаються з диска в архів;
- Update (and add) files - обновляються файли, що уже є в архіві і додаються нові.
- Compresion - параметр, значення якого визначає ступінь стиску файлу. Час архівації і ступінь стиску мають зворотну залежність.
- Include subfolders - додаються усі файли, що знаходяться в папках відкритої папки.
- Save full path info - запам'ятовується повний шлях файлу. При витягу файлів з архіву файли будуть міститися у відповідні папки. Якщо папок ні, вони будуть створені. В архів можна помістити ціле дерево папок з файлами.
Мал. 2. Вікно WinZip для додавання файлу(ов) в архів
- Include only if archive attribute is set - в архів додаються тільки ті файли, що ще не містилися в архів (відповідний атрибут файлу вказує на необхідність архівації файлу).
- Reset archive attribute - доданий в архів файл позначається як уже підданий архівації.
- Include system and hidden files - в архів можна поміщати файли з зазначеними атрибутами.
Передостанні два параметри використовуються для архівації тільки тих файлів, які необхідно архивувати. Файли, що хоча б раз архивувалісь, в архів не додаються. При додаванні файлів можна вказати пароль для недопущення несанкціонованого доступу до файлів архіву. Команда додавання запускається натисканням кнопки Add.
Витяг файлів з архіву
При витягу файлу з архіву файл, що витягається, з архіву не віддаляється. Для витягу файлів з архіву необхідно відкрити файл архіву і запустити команду витягу.
Команда витягу файлу з архіву може бути викликана послідовністю команд Actions > Extract.
У вікні, що з'явилося, (мал. 3) необхідно в поле Extract to: ввести ім'я папки, у которую будуть міститися файли, що витягаються з архіву, а в поле Files: - імена файлів, що витягаються.
Вибір існуючої папки можна здійснити в поле Folders/drivers, для створення нової папки варто скористатися кнопкою New folder....
Щоб витягти усі файли з архіву, необхідно установити параметр All files. Параметр Selected files використовується для витягу файлів, обраних у поле Folders/drivers перед викликом команди витягу.
Мал. 3. Вікно WinZip для витягу файлу(ов) з архіву
Додаткові параметри дозволяють керувати процесом витягу файлів з архіву:
Overwrite existing files - при існуванні на диску файлу з ім'ям, що збігається з ім'ям файлу, що витягається, перший з них віддаляється.
Skip older files - при існуванні на диску більш нового файлу з ім'ям, що збігається з ім'ям файлу, що витягається, останній не витягається з архіву.
Use folder name - файл, що витягається з архіву, міститься в папку, ім'я якої було записано в архів разом з файлом.
Команда витягу запускається натисканням кнопки Extract.
Додаткова інформація про файли в архіві
В робочому вікні програми WinZip розташовується інформація про збережені
· файли:
· ім'я файлу;
· дата зміни;
· вихідний розмір файлу;
· розмір файлу в архіві (у відсотках до вихідного розміру);
· економія на розмірі файлу (у байтах);
· повний шлях файлу.
Деякі додаткові можливості
Програма WinZip дозволяє працювати з файлами без витягу їх з архіву. При цьому файл автоматично витягається з архіву в спеціальну робочу папку програми WinZip і обробляється стандартним образом. Наприклад, документ редактора Word можна відкрити прямо в архіві, клацнувши мишею на його імені. Більш того, зміни, що вносяться в документ, фіксуються й у файлі архіву.
Якщо документ складається з декількох файлів, то для нормальної роботи з ним необхідно попередньо витягти всі необхідні документи, тому що WinZip не здатний відстежити внутрішню логіку зв'язків між цими файлами.