Правила завершення робочого дня
Правила початку дня
1. Починати день з позитивним настроєм.
2. Добре поснідайте, не поспішаючи на роботу.
3. Починайте свою роботу, по можливості, в один і той же час.
4. Перепровірка плану дня.
5. На початку – ключові завдання.
6. Приступати без “розкачки”.
7. Узгоджувати план дня з секретарем.
8. Вранці займатися складними і важливими справами.
Правила, які стосуються ходу дня
9. Добра підготовка до роботи.
10. Впливати на фіксацію строків.
11. Уникайте дій, які викликають зворотну реакцію.
12. Відхиляйте додатково виникаючі невідкладні проблеми.
13. Уникайте незапланованих імпульсивних дій.
14. Своєчасно робіть паузи, дотримуйтесь розміреного темпу.
15. Невеликі однорідні завдання – виконувати серіями.
16. Раціонально завершувати почате.
17. Використовуйте часові проміжки.
18. Працювати антициклічно, тобто:
- протягом більш спокійного дообіднього періоду старайтесь вирішити найважливіші із запланованих завдань;
- “неспокійний” період використовуйте для виконання менш важливих справ, тобто як заплановане “про запас” (40% часу);
- не беріться зранку відразу за перегляд пошти, відкладіть це на потім;
- старайтесь приходити вранці раніше і раніше іти ввечері.
19. Викроюйте спокійний.
20. Контролювати час і плани.
Правила завершення робочого дня
21. Завершуйте незроблене.
22. Контроль за результатами і самоконтроль.
23. План на наступний день.
24. Додому – з добрим настроєм.
25. Кожен день повинен мати свою кульмінацію.
Спеціалісти встановили, що працездатність кожної людини піддається певним коливанням, які проходять в межах природного ритму. Говорять про “людину ранку” або “жайворонка”, і про “людину вечора” або “сову”. Перші можуть особливо добре працювати зранку, але швидко стомлюються в другій половині дня і мають відповідно більшу потребу в ранньому закінченні роботи. Другі входять у форму тільки ближче до полудня, їм краще всього працюється вечорами (до глибокої ночі).
Ні один із цих основних типів не працює краще або гірше іншого, просто вони працюють по-різному. Пік працездатності у них припадає на різні періоди дня.
Абсолютні значення піку і спаду продуктивності індивідуально розрізняються, але є спільне для всіх людей – це відносні, ритмічні коливання.
До фаз вищої активності примикають відповідно двохгодинні паузи, під час яких організм працює в “економному режимі” і не повинен надмірно перевантажуватися.
Пік працездатності, як правило, припадає на першу половину дня, коли шлунок, підшлункова залоза, селезінка і серце функціонують найбільш активно. Цей рівень протягом дня більше не досягається. Тому першочергові завдання слід виконувати на початку дня.
Після обіду, коли активно працює тонка кишка, наступає відомий спад продуктивності, який багато хто хоче побороти за допомогою кави. В цей час не потрібно працювати наперекір своєму ритму. Краще розслабитися з чашкою чаю і використати перерву для соціальних контактів та рутинної діяльності.
Кожен з нас може пристосуватися до цих коливань своєї працездатності. Не намагайтесь працювати проти свого природного денного ритму (який Ви якщо і зможете поміняти, то незначно), а використайте ці закони у своєму розпорядку дня!
При порушенні денного ритму виникає брак, помилки в роботі, нещасні випадки. Досліджено, що найбільше число нещасних випадків в нічний час припадає на період між 2 і 4 годинами.
У кожного з нас спостерігаються більш або менш суттєві відхилення від норми в індивідуальному графіку працездатності. Такі засоби, як кава, чай, нікотин або медикаменти можуть прискорити раннє вставання, але потім наступить більш глибокий спад.
У відповідності до коливань працездатності необхідно чергувати напружену, відповідальну діяльність та менш важливу і ненапружену діяльність та менш відповідальні справи.
Робіть щоденно що-небудь для підтримання працездатності (зарядка, заняття спортом). Пам’ятайте завжди про те, що разом з працездатністю змінюється якість виконуваної Вами роботи.
Найважливіші справи і справи, які вимагають найбільшої сконцентрованості, повинні знаходитись на найвищій точці Вашого графіка продуктивності, на самі кращі часи.
Необхідно працювати і жити не всупереч, а у відповідності до біологічних ритмів.
Детальніше питання про використання часу менеджером та управління ним розглядається в наступному пункті плану.
2. Організація роботи з документами
Серед найбільш трудомістких робіт одне з чільних місць посідає робота з документами. Незважаючи на нововведення в техніці та технології, вони не дають сьогодні відчутного зниження трудомісткості документування управлінської праці. За підрахунками спеціалістів, на роботу з документами працівники апарату управління витрачають від 30 до 70% свого робочого часу.
Документування –це процес вивчення обсягу вхідної та підготовки вихідної інформації на основі листів, наказів, розпоряджень тощо. Через суттєві недоліки в технології документування виникають перевантаження працівників (наприклад, коли працівник намагається бути в курсі всіх питань і прагне охопити всю інформацію, його робоче місце стає “вузьким” в інформаційному пошуку).
Які є шляхи раціоналізації роботи керівника з документами?
Перший шлях – це використання менеджером режиму “фільтрації” документів, які надходять, тобто відбір лише тих із них, за яким рішенням може бути прийняте тільки ним самим. Попередній розподіл вхідної документації адресатом повинен здійснюватися в канцелярії, чи секретарем керівника відповідно до функцій та видів робіт в апараті управління.
Другий шлях передбачає вдосконалення роботи з вихідними документами. Керівник повинен якомога більше делегувати право підпису документів відповідним виконавцям, звичайно, в межах існуючих законоположень, згідно раціонального розподілу прав та обов’язків між ними. У цьому випадку досягається подвійний ефект: він вивільнятиме свій час для інших важливих робіт і цим підвищуватиме ініціативність підлеглих.
Третій шлях удосконалення роботи з документами – це підвищення швидкості індивідуальної роботи керівника з ними. Для цього він повинен володіти прийомами швидкого (динамічного) читання. Для керівника сучасного виробництва така потреба з’явилася давно. Дослідження показують, що уповільнене читання викликане цілим рядом причин, про які піде мова в темі “Розвиток особистого менеджменту”.
3. Раціональна організація й проведення ділових зустрічей
Ділові зустрічіявляють собою цілеспрямований вид спілкування з метою вироблення рішень на основі аналізу міркувань і висловлювань їхніх учасників. До них належать наради, засідання, ділові бесіди й переговори.
Керівники й спеціалісти витрачають на ділові зустрічі 20-30% свого робочого часу. Однак, як свідчить досвід, сьогодні ділові зустрічі не завжди приносять очікуваний ефект через неправильну їхню організацію та технологію проведення (непідготовленістю, велика кількість учасників, необґрунтована тривалість доповідей, незадовільне оформлення рішень тощо).
У чому ж полягає зміст раціональної організації та проведення ділових зустрічей?
Організація містить розробку плану зустрічей, відбір учасників, вибір місця й часу його проведення. Проведення ділової зустрічі передбачає визначення стилю її проведення й тривалості.
План ділових зустрічей повинен розроблятися на певний період (місяць, квартал, рік), узгоджуватися зі всіма зацікавленими службами й посадовими особами, затверджуватися керівником і скеровуватися у всі підрозділи. Уже одна ця операція дозволяє впорядковувати частоту засідань, їхню тривалість, а також знімає проблему негайності й непоінформованості учасників. Звичайно, наради можуть скликатися й раптово, але їхня кількість повинна бути дуже малою. Крім цього, план повинен містити перелік питань, які необхідно обговорити в процесі самої зустрічі. При підготовці зустрічі необхідно уважно визначити якісний і кількісний склад її учасників. До участі в нараді, наприклад, повинні залучатися особи, найбільш компетентні в її темі. Це не обов’язково мусять бути високопоставлені керівники. Замість них можуть бути запрошені спеціалісти, які відповідають за певну ділянку роботи, і цим не принижується авторитет керівника. Навпаки, сучасний стиль керівництва полягає в тому, щоб керівник оточував себе кваліфікованими спеціалістами, здатними брати на себе відповідальність за рішення в межах своєї компетенції.
Увага!Що стосується кількості учасників, то тут доцільно користуватися правилом, що не завжди кількість переростає в якість: чим більше людей на нараді, тим більше думок і дебатів, за якими нерідко губиться істина.
При підготовці ділової зустрічі важливо за 2-5 днів до її початку повідомити учасників про порядок денний, теми доповідей, поширити список виступаючих шляхом оголошення по телефону чи іншим способом. Це дозволяє зекономити багато часу самої зустрічі.
Контрольний аркуш для організатора:
- чи чітко сформульовані цілі і чи є необхідність в проведенні наради?
- чи компетентні запрошені особи і чи будуть вони дотримуватись встановлених термінів наради?
- чи може бути той чи інший учасник замінений без шкоди для ефективності наради?
- як формулюються окремі пункти порядку денного і скільки часу відводиться на окремі питання?
- які матеріали необхідні для підготовки наради?
- до яких ролей повинні підготуватися окремі учасники (вступне слово, доклад)?
- чи розіслані всі запрошення в строк (орієнтовно за 5 днів)?
- хто буде виконувати роль голови, секретаря, відповідального за виконання рішення?
- чи підготовлене приміщення і відповідне устаткування.
Необхідно також вибрати місце й час проведення зустрічі, про які також треба повідомити учасників. Ділові зустрічі можуть проводиться як у кабінеті керівника, так і в спеціально обладнаних приміщеннях, де є диктофони, засоби зв’язку, спеціальні столи. Ці приміщення необов’язково мусять бути великими. В окремих випадках такі зустрічі (особливо це стосується нарад-“п’ятихвилинок”) можна проводити стоячи – тоді вони є більш ефективними.
Після завершення організаційного етапу ділової зустрічі можна приступати до її проведення. Вона буде тим ефективніше, чим правильніше буде обрано головуючого, який визначить стиль роботи й регламент.
Стиль роботи – це форма проведення зустрічі (бесіда, “мозкова атака”). Регламент – це час, який передбачається витратити на всю зустріч, окремі виступи-доповіді та дебати й обговорення.
Ділові зустрічі (наради) краще проводити в другу половину дня, що спонукатиме її учасників працювати швидко й ефективно, щоб не засиджуватися допізна. Як вже зазначалось людина має два піки підвищеної працездатності протягом дня: перший – приблизно з 9 до 12-13 години й другий – між 16 і 18 годиною. Саме в другий пік і доцільно проводити наради.
Стосовно частоти засідань, то краще провести дві наради на тиждень, тривалістю в півгодини кожну, ніж одну тривалістю в годину.
На виступи-доповіді, як правило, слід відводити 10-25 хвилин, а на виступи в дебатах – до 3 хвилин. Якщо передбачити більше часу, то доповідачі можуть повторюватися в думках, відхилятися від теми, яка обговорюється. Регламенту повинен дотримуватися кожний доповідач, незалежно від його рангу.
Для того, щоб переконатися в необхідності суворого дотримання регламенту ділових зустрічей, доцільно розраховувати в кожному конкретному випадку їхню ціну. Вона визначається наступним чином:
- фіксується число учасників і тривалість наради:
- визначається годинна тарифна ставка одного учасника;
розраховується ціна Ц, за формулою:
Ц=Н×Т×(1+І)×Зсер./Тсер.,
де Н – кількість учасників;
Т – тривалість у годинах;
І – коефіцієнт прихованих втрат, пов’язаних з участю в зустрічі;
Зсер. – середньомісячна заробітна плата учасника зустрічі в місяць;
Тсер. – середнє число робочих годин учасника зустрічі в місяць.
Необхідно завжди пам’ятати, що вміння виступати публічно – одна з невід’ємних рис здібного менеджера. Тому потрібно виховувати в собі лаконічність, уміння стисло формувати свої думки, а для цього треба добре знати обговорювану проблему.
Обговорення питань ділових зустрічей закінчується прийняттям рішень, які фіксуються в протоколі. Досвід показує, що якщо за результатами, наприклад, наради не видано який-небудь директивний документ, якщо контроль виконання рішень налагоджено погано, необхідність у ній виникає знову.
Матеріали наради повинні бути:
- чітко і коротко сформульовані;
- містити тільки факти;
- містити якомога більш графічного зображення (якщо у цьому є потреба);
- на їх читання повинно витрачатися максимум 0,5 годин;
- не містити посилань.
Тільки при дотриманні цих вимог організатор може бути впевнений, що матеріали будуть прочитані, довгі звіти, “кладовище цифр” тут несумісні.
4. Організація прийому відвідувачів
На прийомах відвідувачів керівник має можливість отримувати цінну інформацію про самих відвідувачів і про стан справ на тих ділянках, де вони працюють. Крім того, прийом відвідувачів із особистих питань відображає виконання керівником соціальної ролі організації чи підприємства, яку він уособлює.
При вирішенні питань організації прийому відвідувачів необхідно пам’ятати одне важливе правило: час відвідувача не менш цінний, ніж час працівника апарату управління. Дотриманню цього правила сприяють:
- встановлення певних днів і годин прийому відвідувачів із службових та особистих питань;
- інформування відвідувачів.
Прийом відвідувачів із службових питань потрібно встановити протягом усього робочого тижня в певні години, наприклад, після обідньої перерви. Час для прийому відвідувачів із особистих питань краще визначити за днями тижня, поділивши ці обов’язки між заступниками. Робити це краще також у другій половині дня.
У вдосконаленні практики прийому відвідувачів важливу роль відіграє їхнє інформаційне обслуговування. Відвідувачі повинні чітко знати, до кого вони повинні звертатися з певних питань, мати відповідну інформацію про хід виробництва, його перспективи, власні можливості росту тощо. Цю та іншу інформацію аналогічного змісту вони повинні отримувати з оголошень, стінних газет, наказів і т.д. тоді відпаде потреба у відвідуванні ними керівників із цих питань.
Увага!Сама бесіда під час прийому відвідувачів буде результативною, якщо керівник до їхнього приходу ознайомиться з суттю справи, створить невимушену атмосферу в її процесі, проявлятиме зацікавленість у ході розмови, не поспішатиме з підведенням підсумку.
Менеджмент вказує на використання таких порад керівником під час прийому відвідувачів:
- створіть із самого початку зустрічі умови, які б спонукали до тривалої бесіди;
- уточніть тему розмови перед її початком;
- задавайте питання в такій формі, щоб вони не виводили з рівноваги співрозмовника;
- надавайте можливість висловлюватися всім учасникам розмови;
- сформулюйте результати розмови в присутності співрозмовника.
Вміння вести бесіду є однією з найважливіших ділових рис сучасного керівника!
Резюме
1. Результативність управлінської праці значною мірою залежить від особистих ділових якостей керівника та його вміння використовувати існуючі методи організації роботи з колективом.
2. В організації праці менеджера важливу роль відіграє вміння ним планувати її, згруповувати дрібні роботи тощо.
3. Важливим аспектом у вдосконаленні управлінської праці є раціоналізація процесу документування.
4. В організації й проведенні ділових зустрічей важливого значення набуває розробка їх плану, відбір учасників, вибір місця й часу проведення.
5. Організація прийому відвідувачів із службових питань повинна відповідати всім сучасним вимогам до цієї ділянки роботи керівника з точки зору повної їх інформованості, вибору зручного часу, створення атмосфери доброзичливості в бесідах та ін.
Тема № . РОЗВИОК ОСОБИСТОГО МЕНЕДЖМЕНТУ
План
1. Управління часом.
Швидке читання.
3. Графічні засоби в роботі менеджера.
4. Тренування пам’яті.
5. Тренування інтелекту.
6. Управління стресом.
1. Управління часом
Для того, щоб ефективно виконувати всі функції управління, менеджер повинен вміти управляти й самим собою, тобто здійснювати особистий менеджмент. Особистий менеджмент включає, в основному, ті питання, які перераховані в змісті даної лекції. Першим із них є управління часом.
У розпорядженні менеджера поряд з іншими є ще один унікальний ресурс – час. Як ним правильно розпорядитися?
Три основні можливості робочого часу:
Нічого не робити. Менеджер часто задає собі питання: “Що буде, якщо я не буду нічого робити?” у цьому питанні прихована одна важлива істина: необхідно розпізнавати ситуації, які лише віднімають час і не приносять відчутної користі. Немає сумніву, що такі ситуації та справи існують як у державному, так і в приватному бізнесі. У державному бізнесі їх більше.
Делегування роботи. Менеджер не може забезпечити гнучкості у своїй роботі, якщо він не передоручатиме її частину для виконання іншим. Делегування – це передача завдання комусь іншому, хто може його виконати. Це необхідно робити з трьох причин:
- тільки через делегування можна дати підлеглому можливість розкрити свої здібності;
- відмова від делегування веде до перевантаження керівників та сповільнення процесу прийняття рішень;
- відсутність делегування скорочує час на виконання деяких менеджерських функцій.
Щоб здійснити ефективне делегування роботи необхідно передбачити наступне:
- визначити відповідальність і повноваження за кожний вид діяльності;
- уникати детального інструктування;
- не робити висновків за підлеглих;
- спокійно сприймати деякі помилки в роботі підлеглих.
Виконати роботу самостійно. Делегувавши роботу підлеглим, менеджер організовує свій особистий робочий час. При цьому організація часу повинна виходити з основних завдань суб’єкта діяльності.
Основні типи завдань менеджера
- завдання комунікаційного плану (виховання людей, отримання й передача інформації);
- завдання стратегічного планування;
- завдання оперативного управління виробництвом.
За обсягом часу, необхідного для їхнього виконання, ці завдання є різними. Найбільш об’ємними в часі є завдання комунікативної діяльності, у зв’язку з чим їм необхідно віддати пріоритет.
Можна сказати, що впорядкування діяльності веде до скорочення часу, а невпорядкування – до його перевитрат. Щоб навчатися управляти часом, необхідно навчатися планувати його використання. При складанні плану можна дотримуватися перевірених практикою принципів, які вироблені фінськими управлінцями.
Поради фінських спеціалістів щодо планування робочого дня менеджера
- не завантажуйте свій робочий день більше, ніж на 60%, оскільки кожний день доводиться займатися й непередбаченими справами;
- на початку тижня уточнюйте, які додаткові завдання вам доведеться виконати;
- виділіть і згрунтуйте так звані дрібні роботи;
- на основі тижневих планів складайте щоденні плани виконання роботи;
- не дивлячись ні на яку поспішність, починайте свій робочий день із спокійного обдумування справ протягом 10-15 хвилин;
- визначайте послідовність виконання всіх робіт;
- намагайтеся починати роботу з виконання найбільш важких завдань;
- якщо є можливість, то в першій половині дня попрацюйте “за закритими дверима”;
- тримайте в голові чіткій план роботи на день;
- не забувайте про ритм працездатності протягом дня, обідню перерву й зміну характеру роботи.
Увага!Вирішення управлінських завдань – спосіб життя менеджера і суть його роботи. Коли люди, устаткування, ресурси і гроші зводяться воєдино, координуються і направляються для досягнення єдиних спільних цілей, завжди виникають проблеми.
Замість того, щоб уникати проблем, менеджер повинен вчитися ефективно справляються з ними.
Менеджер повинен готуватись до проблем і очікувати труднощів. Вирішення проблем і подолання труднощів – його посадові обов’язки.
В наш час навіть на тих рівнях управління, де можлива творча і ціле направлена діяльність найчастіше спостерігається незадоволення працею.
Проблеми, які найчастіше турбують керівника
- брак часу;
- недотримання встановлених термінів;
- надмірна кількість справ, які підлягають вирішенню;
- рутинні процедури;
- невміння чітко формулювати проблеми;
- відсутність єдиних концепцій;
- невміння делегувати повноваження і стимулювати працівників;
- труднощі в між особовому спілкуванні;
- невміння розв’язувати конфлікти;
- авторитарний стиль управління.
Той, хто хоче використати свій шанс, повинен собі добре уяснити, що одержує гроші (зарплату) за речі, які не в стані зробити самотужки. Він буде приділяти більшу увагу важливості, ніж терміновості справ і буде не людиною або менеджером, а людиною і менеджером одночасно.
Кожний керівник, підсумовуючи все, що було зроблено за останні дні або тижні, переживає найчастіше відчуття незадоволення. Багато із зробленого не заслуговує на увагу, багато справ – незавершені. Часу завжди не вистачає. Це стереотипна відповідь на питання про те, чому багато питань залишаються нерозв’язаними. Чим пояснюється такий стан справ? Який знайти вихід?
Найпростіша відповідь – за даний проміжок часу виконати великий обсяг робіт. Але це вимагає підвищення продуктивності праці. На ріст продуктивності праці впливає використання робочого часу. Одержуємо замкнене коло. Як розірвати його?
Працівник, який, на перший погляд, витрачає все більше фізичних сил, насправді відчуває всезростаюче психічне навантаження. У зв’язку з тим, що далеко не всі завдання можуть бути вирішені одночасно, накопичується гора справ, які чекають вирішення, і розвивається психологічний стрес, як результат безсилля перед потоком невирішених завдань.
До особистої криз додається нове розчарування, а саме – сумніви в ефективності запропонованих методів управління, які рідко оправдовують очікування менеджера. Тому ще до заступлення кризи необхідно систематично аналізувати управлінські проблеми, використовувати відповідні методи і варіанти, щоб привести себе в стан постійної готовності.
Менеджер повинен уяснити собі, що йому слід впритул зайнятись питанням підвищення якості своєї праці. Теоретичне вивчення прийомів і методів без застосування їх на практиці може тільки посилити почуття незадоволення.
Існують два основних способи оцінки використання робочого часу: безпосереднє спостереження і самофотографія.
Безпосереднє спостереження є найбільш ефективним способом аналізу використання часу. Здійснюється воно таким чином: особа, яка користується довір’ям керівника, повинна перетворитися в його “тінь” на три дні. “Тінь” не повинна бути спеціалістом в області, в якій працює керівник, найкраще всього, якщо це буде людина зі сторони. Попередньо керівник роз’яснює “тіні” свою роль в організації. Для цього необхідно провести особливу бесіду. Потім “тінь” знайомиться з посадовими інструкціями.
“Тінь” повинна мовчазно, без всіляких коментарів спостерігати за ходом робочого дня і фіксувати всі роботи як з точки зору їх тривалості, так і зі змістовної сторони. Особлива увага може бути надана використанню часу у відповідності з особистим розпорядком дня, складеним керівником.
Самофотографія робочого дня призначена для самостійної роботи і дає можливість проводити аналіз під різними кутами зору. Всі роботи заносяться в спеціальну таблицю послідовно із записом тривалості.
| Види робіт | Час дня | Трива-лість, хв. | Перешкоди | Нав’язані роботи | Відповідальність | Важливість | Терміновість | |
| Внутрішні | Зовнішні | |||||||
Самофотографія дає можливість виявити власні сильні і слабкі сторони менеджера. Вона дає можливість виділити і проаналізувати помилки, які допускаються при розподілі робочого часу.
У цілому ж ефективність використання менеджером свого робочого часу багато в чому залежить від взаємодії з помічниками та культури його менеджерської діяльності.
Швидке читання
Зростання потоку інформації вимагає від менеджера швидкої обробки великої кількості друкованого матеріалу. Виникла потреба в спеціальному тренуванні психічних функцій людини з читання. Для оволодіння технікою швидкого читання необхідно позбавитися трьох недоліків, якими є:
артикуляція, або приговорювання того, що читається. При цьому швидкість читання не перевищує швидкості мови – 150 слів за хвилину. Становище ускладнюється тим, що при артикуляції сприйняття інформації відбувається за участю слухового каналу, що й сповільнює швидкість читання;
мале поле зору при читанні. Під полем зору розуміють частину тексту, яка сприймається очима при одній фіксації погляду. При звичайному читанні, коли сприймаються букви чи окремі слова, поле зору дуже мале. У результаті очі змушені робити багато зайвих зупинок при читанні;
регресії при читанні. Під ними розуміють зворотні рухи очей до незрозумілих фраз, слів, речень.
Відомі чотири способи читання. Перший спосіб – це поглиблене читання складного, невідомого або наукового тексту, яке вимагає глибокого розуміння й обдумування прочитаного. Другий спосіб – читання художньої літератури, при якому, якщо читають із насолодою, то це робиться повільно, якщо ж хочуть перечитати книгу за одним заходом, то читають дуже швидко. Третій спосіб – швидке суцільне читання, яке забезпечує повноцінне засвоєння прочитаного. Четвертий спосіб – читання-сканування. Таке читання потрібне для моментальної оцінки тексту, для відшукування певних слів чи фактів. Дослідним шляхом встановлено, що таке читання має продуктивність 650-1000 слів за хвилину в залежності від натренованості.
Відомі школи техніки швидкого читання використовують цілий ряд своєрідних методик. Але, як правило, вони всі спрямовані на те, щоб ліквідувати в людині перераховані вище читання й таким чином збільшити його швидкість.
3. Графічні засоби в роботі менеджера
В умовах всезростаючого потоку виробничо-економічної інформації ефективність управління визначається технічними засобами, серед яких немаловажне значення мають графічні засоби, які наочно відображають стан і хід виробництва чи іншої діяльності за допомогою умовних позначень (крапок, фігур, ліній). Наочність основана на вловлюванні факторів з першого погляду.
Графіки, які застосовуються в управління, - це інформація, необхідна для складання планів виробництва, прийняття оперативних рішень. Основна відмінність організаційних креслень (графіків) від графіків технічних полягає в тому, що предмети, які вивчаються з їх допомогою, носять умовний характер.
Керівник, організатор повинен вміти виразити свої думки графічно, прочитати графік, який складений іншою особою.
В графіку розрізняють два основних елементи:
1. Графічний образ.
2. Експлікація або легенда графіку.
Графічний образ – це сукупність накреслень, які сприяють виясненню співвідношень між тими чи іншими величинами.
Експлікація – це сукупність умовних позначень, які роз’ясняють зміст графіку (система координат, шкали, масштаби).
Організаційний графік повинен:
- давати правдиві дані, бути змістовним;
- бути синоптичним (зручним для читання);
- бути простим, зрозумілим і давати повну інформацію;
- бути технічно правильно виконаним.
Щоб правильно застосувати графіки в повсякденній роботі, дуже важливо знати їх класифікацію.
Основні групи графічних засобів управління
- оргограми – застосовуються для моделювання організаційних структур і процесів (структура підприємства, структура Арарату управління тощо);
- топограми – мають вигляд маршрутних схем, на яких схематично зображають рух предмету праці через робочі місця, схеми маршрутів робітників при багатоверстатному устаткуванні;
- хронограми – це графіки, які відображають розвиток явища в часі. Відомо понад 100 зразків різних хронограм. Найчастіше в практиці зустрічаються: циклограми, графіки Ганта (для оперативного управління виробництвом), хронограми робочих процесів (для хронометражних спостережень);
- діаграми – застосовуються для наглядного зображення пропозицій і динаміки окремих показників з метою регулювання їх величини.
Доцільність вибору того чи іншого графічного прийому і ефективність його застосування залежать від масштабу завдань, які вирішуються.
4. Тренування пам’яті
Пам’ять –це психічний процес, який полягає у:
а) запам’ятовуванні предметі, явищ, вчинків, думок і т.д.;
б) збереженні того, що запам’яталося;
в) відтворенні того, що запам’яталося;
г) впізнанні тих об’єктів, які мали місце в минулому.
Види пам’яті:
- наочно-образна пам’ять проявляється в запам’ятовуванні й відтворенні видимих і слухових образів. Ця пам’ять має велике значення в робочій, навчальній і творчій діяльності людини.
- словесно-логічна пам’ять виражається в запам’ятовуванні й відтворенні думок. Цей вид пам’яті тісно пов’язаний із мовою. Наприклад, об’єкт спостереження можна не лише запам’ятати наочно, але й виразити його сутність у словесній формі.
- рухова пам’ять залежить від співвідношення збудження й гальмування нервових клітин. Виникнувши, рухомий образ впливає на групу мязів, робота яких пов’язана з цим образом.
- емоційна пам’ять – це пам’ять на емоційні стани, які мали місце в минулому. Емоційні переживання швидко запам’ятовуються й легко відтворюються.
- короткотермінова (оперативна) пам’ять утримує інформацію у вигляді неповного відтворення подій (напр., при погляді на сукупність цифр).
- довготермінова пам’ять служить для запам’ятовування інформації надовго. Все, що утримується протягом більш, ніж декількох хвилин, знаходиться в довготерміновій пам’яті.
Відомі в психології прийоми запам’ятовування поділяються на логічні й механічні.
Логічне запам’ятовування спрямоване на зміст поступаючої інформації. Механічне запам’ятовування пов’язане з формою інформації, яка сприймається: слова, звуки, образи. У практичній діяльності важко провести межу між логічним та механічним запам’ятовуванням. Це добре видно на найбільш поширеному прийомі запам’ятовування – повторенні.
Повторення – найбільш розповсюджений метод запам’ятовування. При цьому необхідно знати такі правила:
- великий за обсягом матеріал слід поділяти на частини за їхнім змістом і вивчати, після чого повторювати в цілому;
- кількість повторень повинна бути дещо більшою за ту, якої виявилося достатньо для першого повного відтворення матеріалу;
- повторення інформації повинно починатися не пізніше, ніж через годину після запам’ятовування (через годину в пам’яті людини залишається не менше 50%, а через день 30-35% того, що запам’яталося).
Увага!Пам’ять – це основа, на якій базується будь-яка професійна діяльність. Сучасний менеджер не уявляється без хорошої пам’яті, тому він повинен постійно думати про її розвиток.
Для розвитку пам’яті менеджмент рекомендує використовувати наступні прийоми:
- повторення вивченого. Менеджер повинен періодично освіжувати в пам’яті вивчене (перечитувати, продумувати і т.д.);
- цілеспрямовані вправи. Тут можна запропонувати вивчення цифрового матеріалу, текстів прози й віршів, образів;
- тренування спостережливості. Спостережливість сприяє покращенню невимушеного запам’ятовування. Для цього рекомендують регулярні вправи з обдумуванням того, що мало місце за день, тиждень, місяць і т.д.;
- гігієна пам’яті. При втомі не слід постійно підбадьорювати себе тонізуючими напоями (кава, чай). При інтенсивній розумовій праці доцільно через 40-45 хвилин робити невеликі перерви; дуже корисні фізкультпаузи; дуже важливим є повноцінний сон. Суттєве значення для розвитку пам’яті має правильне харчування (не менше 3-х разів на день). Позитивний вплив на розвиток пам’яті мають хороші взаємовідносини в сім’ї та на роботі.
Отже, пам’ять – це важлива функція інтелекту. Можна цілком упевнено сказати: є пам’ять – є людина. Тому кожен повинен дбати про її розвиток.
5. Тренування інтелекту
Менеджерська діяльність пов’язана з вирішенням дуже різноманітних завдань. Для цього менеджеру кожен раз потрібні нові знання, тому він повинен думати, аналізувати свою діяльність.
У менеджерській діяльності всі операції обдумування виконання основних функцій менеджменту мають дві моделі:
- перша базується на отриманні рішень, висновків шляхом логічного міркування, тобто аналітичним шляхом;
- в основі другої моделі лежить творче (латеральне) мислення.
Для аналітичного мислення характерним є використання відомих операцій – аналізу, синтезу, узагальнення, порівняння та інших. Латеральне мислення також базується на використанні цих операцій, але вони для нього не є основними. У ньому переважає дія механізму інтуїції. Ознайомимося коротко з цим механізмом.
Під інтуїцією психологи розуміють таке мислення, яке здійснюється “на краю” свідомості. Інтуїтивне рішення проблеми – це миттєвий акт, рішення “з місця”. Але за таким процесом завжди прихований процес роботи думки. Ефективність прийняття інтуїтивних рішень залежить від досвіду, знань, навиків менеджера, його психологічного стану. Особливо важлива роль інтуїції в прогнозуванні подій.
Усі концепції латерального мислення не мають конкретних розрахунків (цього зробити майже неможливо) і тому люди відносяться до них з певною пересторогою, недовірою. Латеральне мислення дозволяє відшукати механізм рішення, який має, однак, лише образний вигляд. Тому завжди довіряти концепціям такого мислення не слід. Разом з цим, латеральне мислення – це інструмент дуже делікатний, що вимагає цілеспрямованого розвитку. Тренувати латеральні здібності можна, розвиваючи швидкість, гнучкість та прогностичність розуму.
Швидкість розуму – це здатність за одиницю часу вирішити таку кількість задач (завдань), з якими може впоратися при випадковій вибірці приблизно 40 із 100 респондентів.
Гнучкість – це вміння швидко перебудовувати й відмовлятися від засвоєних раніше тверджень.
Прогностичність являє собою вміння людини передбачати заступлення цілком конкретних подій (росту цін, спаду виробництва).
Латеральне мислення надзвичайно необхідне кожному менеджеру. Здатність творчо мислити ставить менеджера за інших умов на голову вище своїх колег.
Отже у сучасних умовах перемагає та система, яка вміє використати творчий потенціал та ініціативу всіх своїх працівників. В умовах ринкової економіки повинна прийматися до уваги будь-яка ідея, що приносить хоч яку-небудь користь.
6. Управління стресом
Стрес – це фізіологічна й головним чином психічна перевтома організму. У другому випадку причини стресу можуть мати інформаційне, або емоційне забарвлення.
Стрес викликає в організмі певні відхилення, які проявляються у підвищеній активності чи пасивності людини. Зауважимо, що стрес характеризується наявністю трьох фаз: тривоги, супротиву й виснаження. Люди по-різному переносять на собі названі фази стресу, що залежить як від їхніх особистих, так і від багатьох інших факторів: одні проявляють реакцію суперництва й боряться з ним, інші – пасують.
Увага!Дослідження показали, що ступінь піддатливості стресу багато в чому визначається типом темпераменту людини.
В якості профілактики стресових станів найбільш добре зарекомендували себе вправи, які створюють і підтримують мажорний настрій. Ці вправи є психорегулюючими та їх слід включати до свого режиму дня. До них відносяться:
- ранкова гімнастика як акт фізичного, вольового й емоційного загартування;
- дихальна гімнастика у вигляді повного дихання, оживляючого дихання;
- лицева гімнастика, яка полягає у побудові на обличчі шести стандартних масок (здивування, страху, гніву, відрази, туги й радості), у яких проявляється гама емоційних експресій людини;
- тренування грацій тіла з метою створення хорошого настрою, для чого слід випрямитися, розправити плечі;
- використання доброти, гучності в голосі, щоб він був приємним для вас і оточуючих (напр., наспівування мелодій, приговорювання віршів тощо);
- застосування мікропауз для усунення неприємного відчуття невпевненості (напр., шляхом масажу пальців рук, піднімання рук угору, використання повного дихання і т.д.).
Потрібно знати, що стрес – це також і необхідна умова життєдіяльності. Відомий канадський фізіолог Ганс Сальє, який вперше описав стрес, вважає, що життя без стресу не мислиме. Негативні наслідки має не сам стрес, а дистрес як його складова частина, якого й слід уникати.
Все, що пов’язано з дистресом, несе в наше життя хвороби, дипресію, одинокість, певні функціональні неврози, в той час як ейфорійний стрес означає здоров’я, задоволення, щастя.
Принципи мудрого відношення до життя (за Г. Сальє)
- вміти відрізнити головне від другорядного;
- знати міру впливу на події, тобто знати реальну оцінку як власних можливостей, так і ситуації, в якій ми знаходимося;
- вміти підходити до проблеми з різних сторін;
- готувати себе до будь-яких неочікуваних подій;
- сприймати діяльність такою, якою вона є в реальності, а не в нашій уяві;
- старатися зрозуміти інших;
- вміти здобувати позитивний досвід із всього, що відбувається;
- “заслужити любов ближнього”.
Отже, стрес, зазвичай, оволодіває тими, хто прискіпливо дбає про особисту значущість, виховує в собі риси егоїста. Люди ж, які володіють колективіськими рисами, завжди перебувають у мажорному настрої, а значить, мало, а то й узагалі не потрапляють у стресові ситуації.
Спеціалісти з проблем управління стресом, зниження його негативної дії радять менеджерам вдатися до таких кроків:
- вивчити особливості характеру, ставлення до праці своїх підлеглих;
- вибирати тип і обсяг робіт відповідно до здібностей, потреб і нахилів працівників;
- надавати працівникам по можливості повну характеристику майбутньої роботи;
- дозволяти працівникам обґрунтовано відмовлятися від роботи;
- вміло пояснювати необхідність виконання роботи;
- приймати оптимальні рішення;
- визначати чіткі зони повноважень;
- удосконалювати комунікації;
- використовувати стиль керівника відповідно до ситуації;
- не приховувати виробничої господарської інформації;
- забезпечувати необхідну винагороду за ефективну роботу;
- застосовувати графіки з метою пояснення певних економічних явищ;
- бути наставником щодо підлеглих;
- підвищувати кваліфікацію підлеглих;
- розвивати здібності підлеглих;
- при необхідності сприяти працівникам у зміні робочого місця.
Отже, будь-яка людина, прагнучи жити повним життям (Г. Сальє), може успішно уникнути стресів, стресових ситуацій, пристосуватись до неминучих змін на роботі і в особистому житті.
Резюме
1.Ефективність використання менеджером свого робочого часу багато в чому залежить від взаємодії з підлеглими та структури його менеджерської діяльності.
2.Для оволодіння менеджером технікою швидкого читання необхідно позбавитися артикуляції кожного поля зору при читанні, регресії при читанні.
3.Ефективність діяльності менеджера визначається технічними засобами, серед яких виключне значення мають графічні засоби, які наочно віддзеркалюють стан і хід виробництва та іншої діяльності (за допомогою крапок, фігур, ліній).
4.Пам’ять – основа діяльності менеджера, тому кожен менеджер повинен дбати про її розвиток.
5.Менеджерська діяльність базується на отриманні рішень, висновків, з одного боку, аналітичним шляхом, а з другого боку, шляхом творчого (латерального) мислення. Здатність творчо мислити ставить менеджера за інших рівних умов на голову вище своїх колег. Будь-яка ідея, що приносить яку-небудь користь, повинна прийматися до уваги.
6.Проблема стресу – одна з найважливіших і одночасно – найдискусійних проблем. Стрес – одна з умов життєдіяльності людини, тому будь-яка людина повинна прагнути успішно уникати, долати стресові ситуації, здатною жити повним життям.