Організація проведення торгів
Залежно від способів організації торги поділяють на:
1) відкриті;
2) відкриті з попередньою кваліфікацією;
3) закриті;
4) одиничні (табл. 4.4).
При проведенні перших двох видів торгів оголошення про них публікуються в офіційних друкованих виданнях, тому часто такі торги називають "публічними", оскільки в них можуть взяти участь будь-які зацікавлені фірми. В Україні оголошення друкуються у бюлетні "Вісник державних закупівель".
Зазвичай відкриті торги проводять при розміщенні замовлень на відносно нескладні (досить типові) види устаткування, робіт і послуг, що їх можуть запропонувати численні фірми; водночас сума замовлень має бути досить значною з огляду на те, що витрати на проведення відкритих торгів є порівняно великими та час на підготовку і проведення (до підписання контракту) може розтягуватись на багато місяців.
Таблиця 4.4 - Класифікація підрядних торгів
| Класифікаційна ознака | Види торгів |
| За доступом учасників | · відкриті · закриті |
| За способом проведення попереднього добору претендентів організаторами торгів | · з попередньою кваліфікацією учасників · без попередньої кваліфікації учасників |
| За участю в торгах іноземних оферентів | · за участю іноземного оферента · без участі іноземного оферента |
| За участю оферентів у процедурі торгів і оголошенням їхніх результатів | · гласні · негласні |
Компанії, які виявили бажання взяти участь у відкритих торгах, викуповують в організаторів торгів (тендерного комітету) необхідну для підготовки своїх пропозицій документацію (тендерну документацію). Раніше таку інформацію надавали безкоштовно або за досить символічну плату. Останнім часом організатори торгів в окремих випадках піднімають ціну до декількох десятків, а то і сотень тисяч доларів, маючи на меті відшкодувати свої витрати на підготовку тендерної документації та не дати змоги малопотужним компаніям взяти участь у торгах.
Різновидом відкритих торгів є торги з попередньою кваліфікацією. На основі попередньої досить стислої інформації, наданої всім компаніям, які бажають взяти участь в торгах, здійснюється "відсікання" від подальшої участі компаній, не досить сильних у фінансовому, технічному, професійному та інших відношеннях. На другому етапі до торгів допускаються відібрані компанії з так званого "короткого списку".
При закритих торгах запрошення до участі в них розсилаються безпосередньо найвідомішим постачальникам, підрядчикам, консультантам, які мають достатній досвід реалізації певного типу проектів. Компанії, які виявили бажання взяти участь в торгах, викуповують тендерну документацію.
Закриті торги проводять зазвичай під час закупівлі дорогого сучасного устаткування з високими технічними характеристиками і на складні будівельно-монтажні роботи, що вимагають високої кваліфікації. Такі торги часто стосуються постачання комплектного устаткування, виконання робіт "пі ключ", проведення дослідницьких чи проектних робіт. Часто друга фаза відкритих торгів з попередньою кваліфікацією переходить у закриті торги, коли організатори торгів на влвсний розсуд визначають коло компаній, які можуть подавати свої пропозиції.
Одиничні торги здійснюються доволі рідко і характеризуються наявністю одного оферента (наприклад власника патенту) для проведення спеціальних робіт чи постачань.
Якщо торги з якихось причин не відбуваються (наприклад із-за недостатньої кількості учасників чи через порушення процедури), проводяться повторні торги.
В практиці існує також поняття вторинних торгів. Замовник проекту може провести первинні торги, на підставі яких визначається генеральний підрядчик, а той в свою чергу проводить вторинні торги для відбору субпідрядчиків чи субпостачальників. Зазвичай замовник проекту здійснює контроль за ходом проведення вторинних торгів, а іноді бере участь і у затвердженні їх результатів.
При проведенні торгів існує певний розподіл функцій між учасниками, табл.4.5.
Таблиця 4.5 - Функції учасників торгів
| Замовник | Організатор |
| · приймає рішення щодо прове-дення підрядних торгів | · готує документи для оголошення торгів, публікує оголошення і розсилає запрошення |
| · призначає особу, яка виконува-тиме функції організатора торгів | · формує тендерний комітет |
| · контролює роботу організатора торгів і бере участь у роботі тен-дерного комітету через свого представника | · спрямовує і контролює діяльність тендерно-го комітету і залучених інженерно-консуль-таційних організацій з підготовкеи тендерної та іншої необхідної документації |
| · встановлює остаточні умови договору й укладає його з пере-можцем торгів | · затверджує результати торгів |
| · розглядає апеляції на рішення тендерного комітету | |
| · ліквідує тендерний комітет | |
| · несе витрати з підготовки та проведення торгів |
Замовник повинен володіти необхідним інвестиційним потенціалом або правом розпоряджатися інвестиційними ресурсами в певний період часу, що підтверджується відповідним фінансовим документом. Організаторів торгів зобов'язаний мати статус юридичної особи і ліцензію на право проведення торгів. Межі прав і обов'язків організатора торгів установлюються договором про організацію та проведення торгів.
Тендерний комітет здійснює такі дії:
- проводить збір заявок на участь у торгах, на попередню кваліфікацію;
- проводить попередню кваліфікацію претендентів;
- організовує розробку і поширення тендерної документації і вирішує питання зміни цієї документації та процедур;
- забезпечує збір, збереження й оцінку поданих оферт;
- здійснює процедуру торгів і її оформлення;
- визначає переможця або приймає інше рішення за результатами торгів і подає їх на затвердження;
- публікує в засобах масової інформації звіт про результати торгів.
Тендерний комітет самостійно розробляє і затверджує регламент своєї роботи і затверджує регламенти роботи своїх підрозділів.
Що стосується претендентів, то вони мають право:
- одержувати від тендерного комітету вичерпну інформацію про умови й порядок проведення підрядних торгів;
- звертатися до тендерного комітету з проханням про відстрочку подання оферти письмово.
Особа здобуває статус претендента з моменту звертання в тендерний комітет для участі в торгах.
Кредитно-фінансова установа здобуває статус учасника торгів, якщо організатор торгів відкриває в ній спеціальні рахунки для здійснення фінансових операцій, пов'язаних із проведенням підрядних торгів, у тому числі з депонування гарантійних застав, а також для здійснення розрахунків.
Охарактеризуємо більш детально порядок проведення підрядних торгів. Зазвичай тут можна виділити сім основних етапів, рис. 4.5.
Рисунок 4.5 - Порядок проведення підрядних торгів
В ході організаційної підготовки замовник ухвалює рішення про призначення і час проведення підрядних торгів та видає відповідний розпорядчий документ (наказ, постанову, розпорядження і т.ін.). У цьому документі замовник визначає підрозділ своєї організації, якому доручається виконання функцій організатора торгів і призначає особу, відповідальну за цю роботу.
Організатором торгів може також виступати будь-якка спеціалізована фірма, що має ліцензію на даний вид діяльності. У такому разі замовник укладає з нею договір, яким визначаються права і обов'язки сторін та умови виконання ними предмета договору.
Для підготовки і проведення торгів замовник (або організатор торгів) формує тендерний комітет, залучаючи власних фахівців, представників науково-дослідних, проектних, інженерно-консультаційних та інших організацій, окремих консультантів і експертів на підставі укладених з ними договорів відповідно до чинного законодавства.
Організатор торгів або, за його дорученням, тендерний комітет готує і публікує оголошення про торги, в якому вказується:
- найменування замовника і організатора торгів;
- найменування виду торгів і предмета торгів;
- стисла характеристика місця будівництва;
- орієнтовний обсяг і термін виконання робіт;
- умови виконання договору, обмеження;
- адреси, терміни, умови придбання та інша інформація, необхідна для отримання тендерної документації;
- термін надання оферт.
Оголошення про торги має бути опубліковане за два-шість місяців до терміну подання оферт.
Розробка тендерної документації
Тендерний комітет визначає конкретний склад, порядок та інші умови підготовки тендерної документації відповідно до доручення замовника або організатора торгів. Тендерна документація поширюється за визначену комітетом плату, при цьому валюту платежу встановлює тендерний комітет.
Тендерна документація включає, як правило, такі основні розділи:
- запрошення для участі в торгах;
- загальна інформація про обсяг і предмет торгів;
- технічна частина (проектна документація) і комерційна частина тендерної документації;
- інструкція оферентам;
- форма заявки претендента на участь в торгах;
- умови і порядок проведення торгів;
- проект договору.
Тендерна документація має укладатися таким чином, щоб бути зрозумілою для всіх учасників. Конкретний склад, порядок і форми надання інформації, а також інші умови підготовки тендерної документації можуть уточнюватися тендерним комітетом відповідно до доручення замовника чи організатора торгів.
Попередня кваліфікація претендентів проводиться у випадку прийняття замовником рішеня щодо проведення торгів саме з попередньою кваліфікацією. Це дозволяє забезпечити певні гарантії добору відповідних претендентів, в якості яких можуть бути окремі організації, фірми або консорціуми.
Повідомлення щодо проведення попередньої кваліфікації має бути опубліковане в оголошенні про торги і містити таку інформацію:
- найменування й адреса об'єкта торгів, загальний опис предмета торгів, головні параметри робіт і послуг;
- терміни проходження попередньої кваліфікації, викупу тендерної документації, подання оферт, початку і закінчення робіт;
- стислий опис кредитно-фінансових та інших умов договору;
- системи стандартів, вимірів, офіційна мова;
- короткий опис будівельного майданчика, місцевих ресурсів, природних умов та ін.
Робочим органом, що здійснює процедуру попередньої кваліфікації є тендерний комітет.
Прийняття і реєстрація оферт
Для участі в торгах претендент подає до тендерного комітету:
- заявку на участь в підрядних торгах;
- тимчасове поручительство у формі гарантії банку;
- копію платіжного документа, що підтверджує внесення першого задатку;
- довідку про укладені за останні 12 місяців договори із зазначенням основних умов договорів, переліком субпідрядників та іноземних партнерів за їх наявності;
- оферту, розроблену відповідно до вимог та умов, визначених у тендерній документації.
Оферта складається з двох конвертів. У зовнішньому конверті міститься заявка на участь в торгах, копія платіжного документа, що підтверджує внесення першого задатку. У внутрішній конверт вкладаються пропозиції претендента-оферента і банківська гарантія.
Термін подачі та розгляду тендерних пропозицій (оферт), час і місце розкриття конвертів, а також дату закриття торгів визначає тендерний комітет. Прийняття оферти здійснюється секретаріатом тендерного комітету або уповноваженою ним особою з негайною її реєстрацією у спеціальній книзі. При цьому оферентові видається розписка, що підтверджує прийом і реєстрацію його оферти.
Оферент має право подати крім оферти альтернативну пропозицію. У процесі прийняття оферти тендерний комітет перевіряє наявність необхідних документів, за винятком тих, що містяться у запечатаному конверті. Якщо у зовнішньому конверті оферти відсутній один із зазначених вище документів, тендерний комітет може прийняти рішення про відмову в прийнятті оферти.
Прийняття рішення про відмову в прийманні оферти здійснюється на засіданні тендерного комітету й оформлюється протоколом, після чого секретаріат висилає претендентові повідомлення про відмову в прийнятті оферти до реєстрації з додатком протоколу тендерного комітету.
Забезпечення заявки на участь в торгах
Для участі в торгах претендент подає до тендерного комітету комплект документів, у тому числі заявку на участь у торгах і певне забезпечення заявки.
Основним зобов'язанням сторін у торгах є укладання договору між переможцем і замовником. Усі можливі види забезпечення мають гарантувати саме укладання договору.
Способом забезпечення конкурсної заявки може бути задаток, банківська гарантія, застава або поручительство.
Процедура торгів
Підрядні торги на об'єкти, розташовані на території України, проводяться за місцем перебування організатора торгів. Датою відкриття торгів є:
- для відкритих торгів - дата офіційної публікації оголошення в засобах масової інформації;
- для закритих торгів - дата розсилання офіційних запрошень учасникам торгів поштою, телефаксом і т.ін.
Усі зареєстровані оферти мають бути вчасно доставлені на місце торгів, де перед їх розкриттям тендерний комітет пересвідчується в цілості конвертів.
Секретаріат тендерного комітету розкриває оферти і проводить експертизу внутрішніх конвертів у присутності його повноважного складу, у результаті чого тендерний комітет за допомогою експертів пересвідчується у повноті поданих документів у внутрішньому конверті, а також у відповідності їх основним вимогам тендерної документації.
Якщо подана оферта не ідповідає вимогам, що містяться у тендерній документації, і виправлення недоліків змінює пропозицію оферента, ця оферта не розглядається, що фіксується у протоколі засідання тендерного комітету.
При виявленні недоліків у розглянутій оферті, що не змінює пропозиції оферента, тендерний комітет має право вимагати приведення поданих документів у відповідність до умов, зазначених у тендерній документації. Якщо оферент не виконує ці вимоги, подана ним оферта не підлягає розгляду, що також фіксується у протоколі.
Залежно від складності об'єкта і предмета торгів тендерний комітет установлює відповідний термін експертизи оферт, що не може перевищувати шести місяців з моменту розкриття внутрішнього конверта.
Тендерний комітет у процесі розгляду оферт експертними групами має право запрошувати оферентів для роз'яснень, запитувати в них і з інших джерел додаткові відомості, що підтверджують надіслану інформацію.
Оферен6ти не мають право самостійно вносити зміни у свої оферти в процесі торгів і після прийняття їхніх оферт для розгляду. Якщо оферент відкликає власну оферту після її реєстрації, йому не повертається внесений задаток.
Вибір переможця визначається критеріями, що містяться в тендерній документації. Зокрема, це сукупність показників, що характеризують технічну та комерційну частини оферт, табл. 4.6.
Аналіз та оцінку конкурсних пропозицій здійснює ьендерний комітет або експерні групи (експерти), що залучаються додатково на термін, установлений тендерним комітетом.
Тендерний комітет обирає переможцем торгів оферента, пропозиція якого найповніше відповідає всім вимогам, що містяться у тендерній документації.
Рішення тендерного комітету про вибір переможця торгів приймається простою більшістю голосів від числа членів повноважного складу, присутніх на засіданні, та оформлюється протоколом. У випадку рівності голосів приймається рішення, за яке проголосував голова тендерного комітету. Тендерний комітет може оголосити торги такими, що не відбулися, якщо:
- до моменту закінчення терміну закриття торгів не надійшло жодної оферти;
- усі подані оферти не містять банківських гарантій.
Якщо всі подані оферти не відповідають умовам тендерної документації, торги вважаються такими, що відбулися, але мають негативний результат. У цьому разі замовник може призначити повторні торги.
Таблиця 4.6 - Система показників оцінювання оферт
| Показники оцінки технічної частини оферт | Показники оцінки комерційної частини оферт |
| · показники, що характеризують тимчасові параметри виконання зобов'язань оферента | · запропонована оферентом ціна предмета підрядних торгів (здійснення будівництва, виконання комплексу робіт, надання послуг, постачання продукції) із вказівкою, в якій валюті й у цінах якого періоду розрахована запропонована ціна |
| · показники якості продукції або послуг, наданих оферентом | |
| · показники, що відображають організацію виконання оферентом робіт, дотримання вимог безпеки, охорони здоров'я працівників і охорони навколишнього середовища | |
| · показники, що характеризують рівень організації оферентом управління процесами підготовки і реалізації проектування, будівництва або виконання комплексів робіт, рівень кваліфікації робітників і адміністративно-управлінського персоналу | · запропонований оферентом метод обліку під час здійснення розрахунків за виконані роботи, наступних змін рівня цін у зв'язку з інфляційними процесами, зміною законодавства в галузі податкової політики та іншими питаннями |
| · показники, що відображають технічний рівень засобів виробництва, які використовує оферент | |
| · показники міри використання місцевих ресурсів іноземними підрядчиками | · пропозиції оферента щодо умов, порядку фінансування і кредитування підрядних робіт |
| · показники, що характеризують технічні та майнові гарантії, що представляються оферентом | |
| · інші показники технічної частини оферт, обумовлені замовником для кожного конкретного випадку |
Затвердження результатів торгів
Результати торгів тендерний комітет у формі протоколу подає організаторові торгів на затвердження у триденний термін після ухвали відповідного рішення. Організатор торгів протягом тижня розглядає подані документи і приймає рішення про затвердження результатів торгів. У разі незатвердження результатів торгів організатор прий має мотивоване рішення і надсилає його в тендерний комітет.
Замовник при розгляді протоколу про результати торгів може прийняти рішення:
- про проведення повторних торгів;
- про затвердження переможця торгів і запрошення його на підписання протоколу про наміри після укладання підрядного договору;
- про затвердження переможця торгів і запрошення його на процедуру підготовки й укладання договору.
Завершення торгів
Оферент, який виграв торги, зобов'язаний внести другий задаток на розрахунковий рахунок замовника в термін, установлений тендерним комітетом. Інакше організатор торгів може скасувати присудження замовлення цьому переможцеві.
Після внесення другого задатку переможець торгів укладає із замовником договір на умовах, передбачених у тендерній документації й оферті переможця торгів.
Замовник не має права вести будь-які переговори щодо предмета торгів як з учасниками торгів, так і з іншими особами, починаючи з моменту оголошення про прповедення торгів, аж до висновку договору.
Якщо в ході переговорів з переможцем торгів претендент висуває умови, не передбачені в тендерній документації, тендерний комітет за узгодженням із замовником має право розпочати переговори з претендентом, який зайняв наступне місце.
Останнім етапом проведення торгів є підписання договору (контракту) з фірмою, що виграла торги. Умови договорів, що укладаються за результатами торгів, мало або зовсім не відрізняються від умов звичайних договорів. Однак іноді вони містять деякі специфічні умови. Угода за результатами торгів може укладатися також із застосуванням акцепту пропозиції оферента без наступного підписання договору обома сторонами.
Як зазначалося вище, за результатами торгів укладається контракт. Розрізняють такі основні типи контрактів:
- контракт, що відшкодовується;
- контракт із фіксованою ціною;
- контракт із використанням цін за одиницю продукції;
- контракт "під ключ";
- контракт на професійне керування проектом.
Контракт, що відшкодовується є найбільш гнучким. Усі прямі витрати оплачуються клієнтом, а також обговорюється прибуток підрядчика. Використовується він зазвичай на початку робіт за проектом, коли існує ймовірність значних змін. У подальшому тип контракту може бути змінений.
Контракт із фіксованою ціною передбачає, що підрядчик пропонує клієнтові фіксовану ціну проекту, куди включаються усі витрати, пов'язані з оплатою праці, матеріалів, устаткуванням, інфляцією і ризиками. Потім підрядчик надає клієнтові повний перелік робіт, і після цього відбувається підписання контракту. Підготовка документації коштує від 1 до 3% контрактної ціни.
Контракт із використанням цін за одиницю продукції укладається на основі обговорених ставок оплати специфічних робіт. Застосовується він у проектах, де клієнт не може надати достатньо повної інформації щоб укласти контракт із фіксованою ціною.
У контрактах "під ключ" підрядчик несе відповідальність за здійснення усього проекту - від стадії розробки до здачі об'єкта.
Контракт на професійне керування проектом зазвичай укладається для планування та управління проектом. За такого контракту команда керуючих проектом служить доповненням до управлінської структури замовника. Перевагою цього типу контрактів є спеціалізація та використання досвіду реалізації попередніх проектів.