Проаналізувати структуру Основні правила
Основні правила відображає кардинально нову за сучасних умов вихідну позицію - триєдину суть і статус державного архіву як сховища документальних культурних цінностей, специфічної інформаційної системи, органу державного управління якісно новою категорією -Національним архівним фондом - і всією сферою архівної справи і діловодства.
Правила базовано на таких фундаментальних для сучасної української архівної справи реаліях:
· багатоманітність форм власності на архівні документи;
· єдність усієї національної сукупної архівної спадщини;
· кваліфікація її як різновиду культурних цінностей і інформаційних ресурсів, як об'єктів права, а її документів також як специфічного виду рухомого майна;
· деполітизація і деідеологізація архівної справи;
· визначення архівної справи і діловодства складовими єдиної документно-інформаційної сфери.
Однією з особливостей цих Правил є комплексний системний підхід до розгляду питань діяльності архівів, роз'яснення їх мети, показ взаємозв'язку між різними процесами, роботами і операціями.
Структурно текст Правил складається з одинадцяти розділів. Перші п'ять розділів присвячено загальним питанням організації і формування Національного архівного фонду і організації діяльності державних архівів, у тому числі як органів управління. Шостий і сьомий розділи охоплюють комплекс рішень, заходів, процесів обліку і зберігання документів Національного архівного фонду. Останні чотири розділи висвітлюють різні аспекти інформаційної діяльності архіву в широкому розумінні цього поняття.
Хоча Правила зорієнтовано в основному на регламентацію процесів роботи з традиційними управлінськими документами, які переважають у загальних обсягах Національного архівного фонду, у них подано також універсальні спільні для архівів різного профілю норми, зокрема щодо роботи з документами особового походження, аудіовізуальними документами, науково-технічною документацією. Також зроблено спробу узагальнити деякі види робіт в архівах з електронними документами.
У Правилах викладаються переважно основні вимоги нормативного характеру і лише в деяких випадках, враховуючи відсутність окремих посібників, робиться відступ у бік деталізації. Разом з тим слід мати на увазі, що частина архівних установ, на які поширюються ці Правила, не мають певних повноважень державних архівів або виконують їх в обмеженому обсязі (зокрема щодо управління архівною справою і діловодством, формування Національного архівного фонду, державної реєстрації його документів, постійного зберігання його документів).
Одним з важливих завдань, яке вирішують Правила, є збереження кращих попередніх здобутків теорії і методики архівістики. Виконання вимог Правил не вимагає перероблення якісно зробленого раніше, зокрема з експертизи цінності, обліку, описування документів. Правила не передбачають розкриття методики і технології виконання усіх архівних робіт.
У Правилах щодо конкретних видів робіт і операцій проведено розмежування поняття справи (для аудіовізуальних і електронних документів - одиниці обліку) як класифікаційних одиниць визначення інформаційної цілісної сукупності документів, що водночас виступають як одиниці описування і обліку, та поняття одиниці зберігання як класифікаційної одиниці визначення фізичної сукупності документів як матеріальних об'єктів (переважно з однорідними носіями інформації), що зберігаються в окремому упакуванні (зброшурованими і оправленими в цупку обкладинку, в папці з клапанами, конверті, коробці, тубусі, на дискеті та ін.) і фігурують у процесах і технологіях зберігання, переміщення тощо. У першому випадку вживається термін справа (під яким розуміється і одиниця обліку аудіовізуальних та електронних документів), у другому - одиниця зберігання. Для загального позначення одиниць виміру кількісних показників документів з метою їх обліку в усіх випадках (незалежно від їх виду і виду носія інформації) вживається термін облікова одиниця.