III. Рекомендации по редактированию документов
«Не спешите исправлять сразу все ошибки,
о многих из них Вы в перспективе
будете сильно смеяться»
Из жанра юмористов
Умный автор, подготовив текст документа, никогда его сразу не обнародует, не отправляет адресату. Перед отправкой документа он его непременно отредактирует. Слово редактирование происходит от латинского «redactus», что означает приведение в порядок или, другими словами, улучшение качества содержания документа.
Редактирование текста документа - это сложный аналитический процесс, который включает в себя:
1) проверку достоверности и достаточности изложенных фактических обстоятельств (установления вопроса факта);
2) проверку правильности выбранной юридической нормы ( решения вопроса права);
3) проверку логико-смысловой связи текста документа;
4) улучшения стиля документа;
5) проверку грамотности изложения текста на предмет соблюдения правил русского языка.
Известно, что редактирование текстов, публикуемых в печати, осуществляется сотрудниками редакций - специалистами в редакторском деле, а тексты непечатных документов редактируются самими авторами или помощниками. Поэтому навыками редактирования документов должен обладать каждый юрист, который по роду деятельности оформляет и составляет юридические бумаги, то есть выступает в роли составителя – автора документа.
Любое редактирование - это сложный творческий процесс, а редактирование юридических документов имеет ряд специфических особенностей. Прежде всего, автор документа должен:
1) изучить и хорошо ориентироваться в той отрасли правовых знаний, с которой связано содержание редактируемых материалов;
2) иметь справочную литературу как общего, так специального характера (например, словари русского языка и юридические словари) и уметь быстро пользоваться ими;
3) владеть официально- деловым стилем письменной речи;
4) уметь пользоваться технологией изготовления документов и методикой его редактирования.
Технология изготовления документа – это соблюдение правил (стандартов) при написании документа. Методика редактирования документа представляет собой приемы и средства улучшения его качества. Методика предполагает определенный алгоритм действий, заданную последовательность в редакторской работе. При этом следует напомнить, что каждый документ имеет свою структуру. Он непременно состоит из отдельных реквизитов: частей (например, решение суда), абзацев, предложений, словосочетаний, слов. Между отдельными структурными элементами должна присутствовать логико-смысловая связь. Последующее предложение по своему содержанию должно вытекать из предыдущего и продолжать его смысловое значение. Подобным образом выстраивается логико-смысловая связь всего текста документа.
Правильным направлением при редактировании является поступательное движение от всего текста документа к отдельному слову. Это означает, что сначала автор или редактор вычитывает весь текст на предмет нахождения и исправления ошибок, затем с этой же целью считывает отдельные реквизиты документа: части, абзацы, предложения, словосочетания и в последнюю очередь - отдельные слова.
Профессиональными редакторами замечено, что соблюдение такой последовательности в процессе редактирования сводит к минимуму пропуск ошибок в тексте, исключает двойную работу с исправлением дефектов документа.
В литературе выделяют 5 групп ошибок юридического документа:
1) фактологические - они касаются верности и точности описания вопроса факта - фактических обстоятельств, имеющих значение для рассмотрения спора (например, неточно указано время и место события, искажена фамилия участника и т.д.);
2) правовые (юридические) – они относятся к решению вопроса права, верности выбора нормы права (например, в документе содержится не та норма права или перепутана часть статьи и т.д.);
3) логико-смысловые – в тексте документа второе предложение не согласуется с первым, каждое из них имеет абсолютно автономное содержание. Отсутствует смысловое значение в каком-то абзаце или в содержании всего документа;
4) стилевые – использование в тексте публицистического, научного вместо официально-делового стиля изложения юридического документа;
5) грамматические – все ошибки правил русского языка.
Редактирование документа осуществляется поэтапно. Выделяют 3 этапа редактирования:
1)первичное знакомство со всем документом и его логико-смысловой анализ;
2)проверка фактического и юридического материала документа;
3)редактирование на предмет исправления всех видов ошибок русского языка.