ОПРЕДЕЛЕНИЕ И ОПИСАНИЕ СМК

Приложение А

Методика проведения внутреннего аудита СМК
ООО «Инкерманский завод марочных вин»

ООО «Инкерманский завод марочных вин»

УТВЕРЖДАЮ

Директор ООО «ИЗМВ»

__________ _____________

«____»____________20__г.

Экз. №____

МЕТОДИКА ПРОВЕДЕНИЯ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА СМК
ООО «ИНКЕРМАНСКИЙ ЗАВОД МАРОЧНЫХ ВИН»

Севастополь

2013 г.

Содержание

Введение 1 Краткое описание предприятия 2. Определение и описание процесса СМК 3. Составление плана внутреннего аудита процесса СМК организации (предприятия) 4. Подготовка рабочих документов 5. Проведение аудита на местах 5.1 Проведение вступительного совещания 5.2 Сбор и проверка информации 5.3 Формирование наблюдений аудита Лист ознакомления Лист внесения изменений

Стр.

ВВЕДЕНИЕ

Внутренние аудиты (проверки) являются высшей формой контроля руководством системы менеджмента качества предприятия. Они проводятся для того, чтобы определить соответствие деятельности и результатов в области качества запланированным мероприятиям, требованиям
ДСТУ ISO 9001:2009, а также требованиям, разработанным самой организацией.

Результаты внутренних проверок служат основой входных данных для анализа со стороны руководства и позволяют организации декларировать свое соответствие ДСТУ ISO 9000:2007.

Внутренний аудит — это регламентированная внутренними документами организации деятельность по контролю звеньев управления и различных аспектов функционирования организации, осуществляемая представителями специального контрольного органа в рамках помощи органам управления организации.

КРАТКОЕ ОПИСАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ

Инкерманский завод марочных вин – винодельческое предприятие, создано в 1961 году на базе виноградных насаждений западных долин Крыма, подземных каменоломен и классических винодельческих традиций.

Для производства вин TM INKERMAN используют терруар – Севастопольскую зону виноделия, расположенную на юго-западном побережье Крыма.

Основными поставщиками виноматериала для производства вин INKERMAN являются предприятия первичного виноделия: Совхоз-завод «Качинский», Агрофирма «Черноморец», Совхоз-завод имени Полины Осипенко, входящие в состав Первого Национального Винодельческого Холдинга, общей площадью виноградников – 3500 га.

Для приготовления своих вин Инкерманский завод использует классический сортовой состав винограда из пятнадцати сортов. Большие площади виноградников отведены под европейские сорта винограда: Алиготе, Совиньон зеленый, Шардоне, Рислинг, Пино Фран, Пино Нуар, Каберне-Совиньон и Мерло.

Завод имеет полный цикл производства, от приемки винограда до розлива в бутылку. Основные операции: переработка винограда, приготовление виноматериалов белым либо красным способом, стабилизация полученного виноматериала от выпадения винного камня, фильтрация и разлив.

Мощность Инкерманского завода марочных вин по возможностям единовременного хранения вин и виноматериалов составляет 1,05 млн. декалитров.

На Инкерманском заводе создаются марочные, выдержанные, ординарные и молодые вина Торговой Марки «INKERMAN» более 45-ти позиций. Марочные вина — «Каберне Качинское», «Алиготе Крымское», «Жемчужина Инкермана» и портвейн «Севастополь» входят в коллекцию Grand Reserve.

ОПРЕДЕЛЕНИЕ И ОПИСАНИЕ СМК

Руководством предприятия определены ключевые процессы, которые оказывают наиболее сильное влияние на результаты деятельности предприятия. Процессы, которые касаются следующих областей деятельности предприятия:

- сохранение соответствия продукции (п.7.5.5. ДСТУ ISO 9001-2008 «Системы менеджмента качества. Требования»)

Хранение готовой продукции в складе должно осуществляться в соответствии требованиями НД по хранению и транспортировке продукции.

Порядок хранения готовой продукции должен обеспечивать сохранность ее качества, а также рациональное использование площадей, безопасность работы и простоту учета.

За сохранность продукции в складе отвечают начальник цеха упаковки и хранения готовой продукции (ЦУ и ХГП), старший мастер ЦУ и ХГП СГП, мастера ЦУ и ХГП, кладовщики ЦУ и ХГП.

Старший мастер и кладовщик контролирует соблюдение условий хранения продукции в ЦУ и ХГП в соответствии с требованиями НД, а также осуществляет контроль за сроками годности готовой продукции, хранящейся на складе, путём их систематической проверки и соблюдения очерёдности подачи продукции на отгрузку.

Пример карты процесса (хранение готовой продукции)

№	Наименование	Руководитель
7.5.5	Сохранение соответствия продукции	Заведующий складом готовой продукции
Цель	Определение способов и средств для поддержания соответствия продукции и процессов требованиям нормативной документации, договоров (контрактов)
Входы	Выходы
Поставляемая продукция	Сохранность качества готовой продукции
Основные поставщики	Основные потребители
· Производственный цех · Отдел материально-технического снабжения	Складские помещения Служба сбыта Торговый отдел Транспортный цех Заказчик
Управление
НД по хранению и транспортировке продукции Методики, предусмотренные в подразделениях предприятия
Ресурсы	Инфраструктура	Персонал
Складские помещения	В соответствии со штатным расписанием участвующих подразделений
Показатели оценки	Хранение продукции на складе не более положенного по НД срока и отпуск согласно поступающих от клиентов заявок Хранение продукции согласно техническим инструкциям Устранение некачественной, испорченной продукции с заполнением соответствующей документации

Пример карты процесса (хранение сырья)

№	Наименование	Руководитель
7.5.5	Сохранение соответствия продукции	Заведующий складом
Цель	Предотвращение запуска в производство продукции, несоответствующей требованиям нормативно-технический документации (НТД), а также дворов на поставку
Входы	Выходы
· Поставляемая продукция · Сопроводительная документация (паспорта, сертификаты) Результаты анализа химического состава продукции Обеспечение сохранности продукции Выявления порчи продукции	Регистрационные записи о качестве проверенной продукции Несоответствующая продукция Сохранность качества поступившего сырья Оценка состояния продукции
Основные поставщики	Основные потребители
Отдел материально-технического снабжения Поставщик	Складские помещения Торговый отдел Транспортный цех Производственный цех
Управление
НД по хранению и транспортировке продукции Методики, предусмотренные в подразделениях предприятия
Ресурсы	Инфраструктура	Персонал
Складские помещения	В соответствии со штатным расписанием участвующих подразделений
Показатели оценки	Хранение продукции на складе не более положенного по НД срока Хранение продукции согласно техническим инструкциям Устранение некачественной, испорченной продукции с заполнением соответствующей документации

ПЛАН ВНУТРЕННЕГО АУДИТА СМК

Ценность внутреннего аудита зависит от того, как запланировано его проведение, как он осуществляется и каковы его результаты. Для этого в ходе аудита важно получить как можно больше данных, при этом необходимо тщательно выбирать области для проверок, определить приоритетные направления и сосредоточиться на них.

Основаниями или причинами проведения внутреннего аудита могут быть:

- выполнение графика проведения внутренних проверок, утвержденного директором;

- появление дефектов продукции;

- поступление претензий от потребителей по качеству продукции;

Порядок проведения внутреннего аудита

- подготовка к проведению аудита должна включать следующие этапы:

- формирование группы аудиторов и разработка плана аудита;

- подготовка документов, используемых аудиторами при проведении аудита;

- уведомление проверяемого подразделения о предстоящем аудите

Назначение руководителя аудиторской группы

Ответственные за управление программой аудита должны назначать руководителя конкретной аудиторской группы.

Целями аудита качества являются: оценка адекватности и эффективности мероприятий по качеству внутри организации путем сбора и использования объективных доказательств, а также определение и регистрация примеров несоответствий мероприятий по качеству и указание, если это возможно, причин.

Цели аудита включают в себя:

а) определение степени соответствия системы менеджмента проверяемого предприятия или его частей критериям аудита;

б) оценку возможности системы менеджмента обеспечивать соответствие законодательным требованиям, нормативным требованиям и требованиям контракта;

в) оценку результативности системы менеджмента для достижения конкретных целей;

г) идентификацию областей потенциального улучшения системы менеджмента.

Область аудита описывает содержание и границы аудита, месторасположение, структурные подразделения, деятельность и процессы, которые подвергаются аудиту, а также сроки аудита.

Критерии аудита используют в виде основы для сравнения, по которой определяют соответствие. Критерии могут включать политику, процедуры, стандарты, законы, нормы, регламенты, требования к системе менеджмента, требования контрактов или своды правил секторов экономики или предпринимательской деятельности.

При проведении аудита следует учитывать следующие факторы:

- достаточность и наличие необходимой информации для планирования аудита;

- адекватное сотрудничество ;

- наличие времени и необходимых ресурсов.

После решения о возможности проведения аудита необходимо сформировать аудиторскую группу с учетом компетентности, необходимой для достижения целей аудита. Если аудит проводит один аудитор, он должен выполнять все обязанности, возлагаемые на руководителя аудиторской группы.

При определении численности и состава аудиторской группы необходимо учитывать следующие факторы:

а) цели, область, критерии и продолжительность аудита;

б) вид аудита (комплексный или совместный);

в) общую компетентность группы по аудиту, необходимую для достижения целей аудита;

г) законодательные требования, требования регламентов, требования контрактов и требования органов по аккредитации/сертификации;

д) необходимость обеспечения независимости аудиторской группы от проверяемой деятельности и избегания конфликта интересов;

е) возможности членов аудиторской группы результативно сотрудничать с проверяемой организацией и совместно работать;

ж) язык аудита и понимание специфических социальных и культурных ценностей организации (с учетом собственного опыта аудиторов или при поддержке технического эксперта).

Если аудиторы в аудиторской группе не обладают необходимыми знаниями и опытом, в группу включают технических экспертов. Технические эксперты должны работать под руководством аудиторов.

Процедуры программы аудита включают в себя:

а) планирование и составление планов-графиков аудитов;

б) обеспечение компетентности аудиторов и руководителей групп по аудиту;

в) подбор соответствующих аудиторских групп и распределение ролей и ответственности;

г) проведение аудитов;

д) выполнение действий по результатам аудита, если требуется;

е) поддержание записей по программе аудита;

ж) мониторинг показателей результативности программы аудита;

и) отчетность перед высшим руководством по всей проделанной работе по программе аудита.

Аудиторы должны обладать знаниями и навыками в следующих областях:

а) принципы, процедуры и методы аудита

Для того чтобы аудитор имел возможность выбора и систематического проведения аудита надлежащим образом, он должен быть готов к выполнению следующих действий:

- применению принципов, процедур и методов аудита;

- результативному планированию и организации работ;

- проведению аудита в течение установленного срока;

- установлению приоритетов и ориентации на существенные моменты;

- сбору данных посредством результативного опроса, выслушивания, наблюдений и анализа документов, записей и данных;

- пониманию соответствующих методов и результатов выборочного исследования для аудита;

- проверке точности собранных данных;

- подтверждению достаточности и приемлемости свидетельств аудита для подкрепления выводов аудита и заключений;

- оценке факторов, влияющих на достоверность выводов и заключений по результатам аудита;

- использованию рабочих документов для записи деятельности при аудите;

- подготовке отчетов по аудиту;

- сохранению конфиденциальности данных;

- результативному обмену информацией посредством личных знаний языка или с помощью переводчика.

б) система менеджмента и ссылочные документы

Для применения критериев аудита знания и навыки в этой области должны охватывать:

- применение систем менеджмента к различным организациям,

- взаимодействие элементов системы менеджмента,

- стандарты по системе менеджмента качества или системе экологического менеджмента, применяемые процедуры или другие документы по системам менеджмента, используемые в качестве критериев аудита,

- различия и приоритеты ссылочных документов,

- применение ссылочных документов к различным ситуациям при аудите,

- системы информации и методы санкционирования доступа, обеспечения безопасности, рассылки и управления документами, данными и записями;

в) организационные моменты

Для понимания принципов работы проверяемой организации знания и навыки в этой области должны охватывать:

- размеры, структуру, функции организации и взаимосвязи (подразделений) внутри нее,

- общие бизнес-процессы и соответствующую терминологию,

- культурные и социальные обычаи проверяемой организации;

г) применяемые законы, технические регламенты и другие требования, относящиеся к предмету

Для работы в этой области необходимые знания и навыки должны охватывать:

- местные, региональные и национальные кодексы, законы, нормативные правовые акты и технические регламенты,

- контракты и договоры,

- международные соглашения и конвенции,

- другие требования, которые касаются организации и выполнять которые организация обязалась.

СОГЛАСОВАНО Заместитель директора – представитель руководства по качеству ООО «Инкерманский завод марочных вин» Сафрошкина Е.К. «число» месяц год

УТВЕРЖДАЮ Директор ООО «Инкерманский завод марочных вин» Субботин С.А. «число» месяц год

Пример программы аудитов системы менеджмента качества ООО «Инкерманский завод марочных вин» на 2013 год

Проверяемое подразделение

Проверяемый раздел СМК

Ф.И.О. ответственного за проведение внутренней проверки в подразделении

Месяцы года

Торговый отдел

7.4.1, 7.4.2, 7.4.3

Самойленко М.В.

Отдел хранения продукции

7.5.5, 8.3

Наумов Н.С.

Центральная заводская лаборатория

7.6

Куравлев Д.Г.

Бухгалтерия

4.2.3, 4.2.4

Жданова Л.А.

Производственный цех

7.5.1, 7.5.2.

Попов Э.П.

Менеджер по качеству __________ Сафрошкина Е.К.

подпись, дата инициалы, фамилия

СОГЛАСОВАНО Заместитель директора – представитель руководства по качеству ООО «Инкерманский завод марочных вин» Сафрошкина Е.К. "число" месяц год	УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ООО «Инкерманский завод марочных вин» Субботин С.А. "число" месяц год
ООО «Инкерманский завод марочных вин»	Программа внутренней проверки сохранение соответствия продукции	Шифр проверки:
Лист	Листов
Проверяемое подразделение: склад хранения сырья Фамилия, имя, отчество руководителя проверяемого подразделения: Самойленко М.В., Наумов Н.С.
Основание для проверки: согласно программы проведения внутренних аудитов (проверок) системы менеджмента качества ООО «Инкерманский завод марочных вин» на 2013 г
Дата и время проведения аудита: 18 февраля
Цель аудита: оценка соответствия системы менеджмента качества, действующей в подразделении, требованиям ДСТУ ISO 9001-2009
Критерии аудита: ДСТУ ISO 9001-2009 «Системы менеджмента качества. Требования»
Сведения о членах группы внутренних аудитов
Состав группы внутренних аудитов	Фамилия, имя, отчество	Должность	Подразделение
Руководитель группы внутренних аудитов	Сафрошкина Е.К.	Представитель руководства по качеству	Отдел качества
Внутренний аудитор	Самойленко М.В.	Начальник торгового отдела	Торговый отдел
Внутренний аудитор	Лопатин Р.Г.	Рабочий складских помещений	Склад хранения сырья
Консультант	Щеколдина Я.М..	Инженер по технике безопасности	Отдел охраны труда
Сведения о представителях проверяемого подразделения
Фамилия, имя, отчество	Должность	Статус обязанностей в области качества
Зинчук М.В..	Менеджер по закупкам	Закупка высококачественного сырья
Наумов Н.С.	Заведующий складом	Повышение качества
Горюн П.Р.	Грузчик	Правильная эксплуатация оборудования
Лопатин Р.Г.	Рабочий складских помещений	Обеспечение надлежащего ухода за сырьем
Проверяемые разделы СМК:7.5.5. Сохранение соответствия продукции Проверяемые документы: приказы, технические инструкции; журнал по технике безопасности, товарно-транспотртные накладные, сертификаты качества на продукцию, журнал отбора проб
Объем проверки	Знак обозначения
Выборочная проверка системы менеджмента качества	х
Проверка процессов и/или процедур	х
Проверка качества продукции	х
Срок сдачи отчета о проверке: 22 февраля
Руководитель группы внутренних аудитов – менеджер по качеству __________ Сафрошкина Е.К. подпись, дата инициалы, фамилия

Пример письменного уведомления об аудиторской проверке

Руководителю общества с ограниченной ответственностью «Инкерманский завод марочных вин»

Служебная записка

В соответствии с программой аудита на 2013., утвержденной генеральным директором от 15 января 2013 г. в период с 18 февраля-20 февраля, в Вашем подразделении – склад хранения сырья должна быть проведена аудиторская проверка.

Прошу обеспечить необходимые условия для работы аудиторов в указанное время.

Одновременно направляю Вам опросный лист, который после заполнения прошу представить в отдел качества не позднее 17 февраля.

При возникновении вопросов по проведению аудиторской проверки и заполнению опросного листа прошу связаться по телефону:

E-mail:

Ведущий аудитор (Ф.И.О.)

(подпись)

(дата)

Пример письменного уведомления об аудиторской проверке

Руководителю общества с ограниченной ответственностью

«Инкерманскийй завод марочных вин»