Оформление стандартных бухгалтерских бланков
Ульяновский государственный университет
Институт экономики и бизнеса
ПОХИЛЬКО С. И.
EXCEL для экономиста
Часть 2
Автоматизация составления документов и отдельные расчеты
Ульяновск,2009
Похилько С.И. Excel для экономиста часть 2. Автоматизация составления документов и отдельные расчеты. – Ульяновск, УлГУ, 2009.
Данное пособие предназначено для студентов всех форм обучения.
Цель издания - оказать помощь студентам при изучении курсов «Компьютеризация бухгалтерского учета», «Информационные системы в экономике», «Информационные технологии в управлении»
Составитель:Похилько С.И.
Рецензенты:
к.э.н., доцент ИЭиБ Барашков С.В.
к.э.н., доцент УлГТУ Афанасьева Т.В.
Рекомендовано к изданию кафедрой «Экономико-математических методов и информационных технологий» Института экономики и бизнеса УлГУ
Печатается по решению Ученого Совета ИЭиБ УлГУ
ãИнститут экономики и бизнеса УлГУ, 2009г
СОДЕРЖАНИЕ
1.Практическая работа №1………………………………………………4
2.Практическая работа №2………………………………………………9
3.Практическая работа №3………………………………………………14
4.Практическая работа №4………………………………………………18
5.Практическая работа №5…………………………………..…………..23
6.Практическая работа №6…………………………………..…………..31
7.Практическая работа №7………………………………..……………..36
ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №1
Оформление стандартных бухгалтерских бланков
Хотя Excel позволяет создать практически любой бланк, это может потребовать достаточно больших усилий. Перед тем, как приступить к созданию любого бланка, нужно проверить, не можете ли вы достать готовую таблицу с нужным бланком. Проще всего это сделать с помощью одной из информационно-справочных систем или Интернета.
Наконец, может быть, вы найдете нужный бланк среди шаблонов Excel. Выберите команду Файл → Создать и выберите среди шаблонов Финансовые шаблоны . Будет создана новая рабочая книга с несколькими листами, каждый из которых является бланком какого-то документа. Однако большинство бланков устарело, так что не стоит слишком рассчитывать на то, что вы сможете воспользоваться шаблонами Excel.
Если вы все же не нашли нужный бланк, а он вам нужен, придется самостоятельно его оформить. Опишем оформление бланка на примере второй страницы формы № Т-51, то есть последней страницы расчетной ведомости.
Для ввода и оформления нужно взять готовый напечатанный на бумаге бланк и создать свой, похожий на стандартный. Вначале нужно ввести в ячейки все нужные слова. Так как в расчетной ведомости все столбцы пронумерованы, вначале введем эти номера. В заголовке таблицы перед номерами может располагаться от одной до трех ячеек заголовка. Поэтому вводим номера в четвертую строку, в ячейки с А4до R4. После этого нужно ввести все заголовки верхнего уровня в первую строку. При этом следует ориентироваться на номера столбцов. Например, в первые шесть ячеек, с A1по F1, вводятся соответствующие названия, но следующее название вводится не в седьмой столбец, а в восьмой. Это объясняется тем, что заголовок Отработано дней (часов) объединяет столбцы с номерами 6 и 7. Следующий заголовок, Начислено, руб. объединяет пять столбцов, начиная с восьмого. Соответственно, следующий заголовок, Удержано и зачтено, руб., нужно ввести в ячейку M1. После того, как вы ввели информацию в первую строку, нужно ввести
| Рис. 1.1. Ввод слов в нужные ячейки |
подзаголовки во вторую и третью строки. При этом третью строку нужно использовать только там, где есть заголовок в первой и второй строках. В итоге вы получите примерно такую таблицу (Рис. 1.1).
Возможно, у вас она не поместилась полностью на экране, и для перехода к нужной ячейке нужно воспользоваться полосой прокрутки.
Обратите внимание, что большинство названий не помещаются в ячейки и скрыты следующими названиями. На этом этапе данная ситуация вполне нормальна. Не надо пытаться изменить размеры ячеек или поменять шрифт. Этим мы займемся дальше.
После ввода текста, нужно его отформатировать. Вначале выделите все введенные ячейки и выберите шрифт Times New Roman размера 8, а также выберите выравнивание по центру, нажав кнопку 
на панели форматирования. Мы сделаем в заголовке достаточно мелкие надписи. Далее объедините ячейки там, где это необходимо. Например, нужно объединить ячейки с А1 по A3. Выделите их и нажмите кнопку 
на панели форматирования. Аналогично объедините ячейки в следующем столбце и так далее. Столбцы Fи Gобъединяются иначе. Нужно объединить ячейки F1и G1, после чего объединить вместе F2и F3, а также G2и G3. Далее объедините в единое целое ячейки с Н1 по L1и так далее.
| Рис. 1.2. Предварительное форматирование Рис. 1.1. Ввод слов в нужные ячейки |
После того, как все нужные объединения выполнены, выделите первые три строки и выберите команду меню Формат → Ячейки. Появится диалог настройки формата, в котором перейдите на вкладку Выравнивание. Установите флажок
переносить по словам и в списке вертикального выравнивания выберите по центру. После перейдите на вкладку Границы и выберите внешние и внутренние границы ячеек, установив среднюю толщину линий, после чего нажмите кнопку ОК. В результате вы должны получить примерно такой внешний вид заголовка таблицы (Рис. 1.2).
Перед тем, как подбирать нужные размеры строк и столбцов, нужно повернуть на 90 градусов некоторые надписи в заголовке. Выделите ячейки НЗи 13, после чего выберите команду меню Формат → Ячейки. Впоявившемся диалоге снова перейдите на вкладку Выравнивание и в поле угла поворота введите90, после чего нажмите кнопку ОК. Надписи в выделенных ячейках теперь будут расположены вертикально, а не горизонтально.
После того, как все ячейки заполнены и выбраны правильные форматы, нужно задать размеры ячеек. Перетащите мышью границы столбцов, ориентируясь на соотношение столбцов в оригинале и на размеры надписей в заголовках. Возможно, вам потребуется изменить и высоту строк. В конце работы можно выделить строки под заголовком и также выбрать для них границы из линий средней толщины. Чтобы посмотреть, что у вас получилось, выберите команду меню Вид →Разметка страницы. Вы увидите бланк с учетом того, как он будет распечатан на принтере (Рис. 1.3).
| Рис. 1.3. Разметка страниц |
Если некоторые столбцы у вас попали не на ту страницу, измените ширину столбцов. Вы также можете изменить поля страницы, выбрав команду меню Файл →Параметры страницы и настроив размеры полей в появившемся диалоге. Для возврата к прежнему виду выберите команду меню
Вид →Обычный. Возможно, вам больше нравится вертикальное выравнивание не по центру, а по верхней границе. Можете выделить ячейки в заголовке и изменить выравнивание, как это делалось ранее. В конце работы можно выделить ячейки бланка, расположенные ниже заголовка, и выбрать шрифт, отличающийся от шрифта в заголовке.
Если вы хотите добавить текст 2-я страница формы № Т-51 в верхний правый угол формы, вставьте строку перед первой строкой таблицы и введите текст в нужное поле. Так можно добавить и подписи в нижней части формы. Под конец необходимо сохранить созданный бланк документа в файле.
Аналогично вы можете оформить любой нужный бланк. Следует только придерживаться верного порядка: вначале вводите текст, после этого меняете формат, объединяете ячейки и задаете границы, и, наконец, выбираете ширину столбцов и высоту строк.
ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 2