Автоматизация создания платежных поручений

Для создания платежных поручений разработано достаточно много про­грамм, но часто можно обойтись и простой таблицей Excel, созданной самосто­ятельно.

Вначале надо создать бланк платежного поручения или получить его из любого источника.. Также нам понадобится программа печати суммы прописью.

Для автоматизации создания платежных поручений вам понадобится рабо­чая книга Excel с тремя листами. На одном листе будет находиться бланк платеж­ного поручения, на другом — список платежек, а на третьем — реквизиты пла­тельщика. Если вы используете лист с расчетами для вывода суммы прописью, этот лист будет четвертым. Вначале, как уже было сказано, необходимо создать бланк пла­тежного поручения. Он должен выглядеть примерно так (Рис.6.1, слева). Обра­тите внимание, что ячейки, предназначенные для вывода больших текстов, объ­единены с соседними ячейками.

 


Далее перейдите на другой лист и введите реквизиты своего предприятия (Рис. 6.1, справа). После этого снова вернитесь на лист с бланком и проставьте в нужные места ссылки на ячейки листа с реквизитами. В принципе, можно вве­сти эту информацию непосредственно в бланк, но при работе с несколькими предприятиями или с несколькими расчетными счетами можно будет добавить еще один лист с реквизитами и заменить только название листа, а не менять

Рис.6.1. Бланк платежного поручения и реквизиты плательщика

 

всю информацию в ячейках. Кроме того, удобнее, когда вся информация сосредото­чена в одном столбце, а не разбросана по разным ячейкам. Однако, еще раз по­вторимся, что вполне допустимо ввести реквизиты плательщика непосредствен­но в бланк платежного поручения. На этом подготовительная работа закончена, и настала пора создавать базу платежных поручений.

Перейдите на чистый лист, на котором будет располагаться информация обо всех платежках. В первой строке, в ячейках с A1 по M1 введите заголовки полей платежного поручения. При этом информацию о плательщике и сумму пропи­сью вводить не надо. Начиная со второй строки, будут располагаться строки с описанием разных платежных поручений. Заполните две—три строки, введя ин­формацию о разных платежках. При этом вам потребуется изменить формат не­скольких столбцов. Для суммы лучше использовать финансовый формат, для да­ты - формат даты, а для остальных полей лучше использовать текстовый формат. Если используется общий формат, то, например, в БИК не будут видны нули, расположенные слева. В результате вы должны получить примерно такую табли­цу (Рис.6.2).

Далее перейдите на страницу с бланком платежного поручения и завершите заполнение полей. Единственным полем, заполняемым вручную, будут номер платежного поручения. У нас он расположен в ячейке Е3. Все остальные поля за­полняются автоматически. Так как почти все используемые формулы однотип­ны, рассмотрим заполнение поля суммы платежа. В нашем бланке эта сумма находится в ячейке Н6. Сумма должна быть взята из столбца С базы платежек, расположенной у нас на листе Лист1. Введите в ячейку Н6 формулу =ВПР(Е3;Лист2!А2:М1000;3;ЛОЖЬ). Как вы помните, функция ВПР находит в диапазоне ячеек Лист2!А2:М1000, то есть в тысяче строк базы платежек, строку с номером, совпадающим со значением ячейкиЕЗ, то есть находит нужное пла­тежное поручение по его номеру. Результатом вычислений будет значение из тре­тьего столбца найденной строки, то есть сумма платежа для платежки с указан­ным номером. Абсолютно такие же формулы нужно ввести во все оставшиеся поля бланка, кроме суммы прописью. Отличие будет только в том, что выбирать­ся будут разные столбцы. Например, в ячейку Н12, где выводится БИК получателя, нужно ввести формулу =ВПР(Е3;Лист2!А2:М1000;10;ЛОЖЬ). В десятом столбце, то есть в столбце базы платежек, как раз и расположен БИК.

Рис.6.2. База платежных поручений

 

После того, как похожие формулы добавлены везде, где надо, осталось ввес­ти сумму прописью. В нашем бланке она отображается в ячейке С5. Если у вас установлен макрос, введите в ячейку формулу =СуммаПрописью(H6). Напоминаем, что в ячейке Н6 у нас находится сумма числом. Если же вы используете дополнительный лист для получения суммы пропи­сью, установите ссылку на нужную ячейку этого листа, не забыв сослаться с ли­ста расчетов на ячейку H6 листа бланка, для получения исходных данных преоб­разования.

Теперь для создания платежного поручения вам нужно ввести его реквизиты в строку базы платежек, после чего перейти на страницу бланка и ввести номер платежки. Все поля будут автоматически заполнены, и вы сможете распечатать готовое платежное поручение.

Для облегчения работы с множеством платежек удобно воспользоваться ав­тофильтром. Перейдите на лист с базой платежек и щелкните мышью на любой ячейке внутри списка, после чего выберите команду меню Данные → Фильтр → Автофильтр. В правой части каждой ячейки заголовка появится кнопка со стрелкой . При нажатии этой кнопки открывается список со значениями, по которым можно отфильтровать список. Например, нажмите кнопку в столбце Имя, и будет открыт список получателей. Выберите нужную орга­низацию, и в списке останутся только платежные поручения по платежам дан­ной организации. Чтобы снова показать все строки, следует снова нажать кноп­ку в столбце Имя и выбрать элемент Все в открывающемся списке. Вы може­те выбрать одновременную фильтрацию по нескольким значениям, например по получателю и назначению платежа. Аналогично можно отобрать операции с нуж­ными датами или суммами. Можно задать более сложное условие для фильтра­ции, выбрав элемент открывающегося спискаУсловие. На экране появится диа­лог, в котором вы можете задать любое условие, например сумма оплаты должна быть больше 300 и меньше 40000 или дата больше 15 июня текущего года.

Создавать новые строки в списке удобнее на основе ранее созданных. Выде­лите нужную строку и скопируйте ее в первую свободную строку в конце списка. Исправьте номер и введите нужную информацию в другие поля, после чего мож­но перейти на лист с бланком платежки и ввести новый номер. После этого вы можете распечатать созданное платежное поручение.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №7