Заполнение заголовочной части личной карточки
В строке «Наименование организации» указывается наименование организации-работодателя.
В графе «Код по ОКПО» отражается код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций.
В графе «Дата составления» проставляется дата составления личной карточки на работника.
В графе «Табельный номер» указывается табельный номер работника, который был присвоен ему на основании приказа (распоряжения) о приеме работника на работу (см. форму № T-1 или форму № T-la).
В графу «Идентификационный номер налогоплательщика» заносится ИНН физического лица (если имеется), который указывается согласно документу, подтверждающему постановку физического лица на налоговый учет в налоговом органе.
В графе «Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования» указывается страховой номер индивидуального лицевого счета застрахованного лица в системе обязательного пенсионного страхования согласно страховому свидетельству обязательного (государственного) пенсионного страхования.
В графе «Алфавит» указывается первая буква (или несколько первых букв) фамилии работника. Это делается для удобства поиска карточки нужного работника в картотеке личных карточек.
В графе «Характер работы» отряжаются сведения о том, является ли данная работа постоянной или трудовой договор заключен на определенный срок (сезонная, временная работа).
В графе «Вид работы (основная, по совместительству)» указывается, является ли данная работа основной или будет осуществляться по совместительству.
В графу «Пол (мужской, женский)» заносится пол работника, который можно записать двумя способами: либо полностью, либо с указанием первой буквы («м» или «ж» соответственно, либо «мужской» или «женский»).
Заполнение раздела I «Общие сведения»
В графе «Трудовой договор/номер» указывается номер трудового договора, заключенного с работником.
В графе «Трудовой договор/дата» указывается дата составления трудового договора.
В строке 1 «Фамилия_________ Имя________ Отчество ____________» указываются фамилия, имя и отчество принимаемого работника согласно написанию в документе, удостоверяющем его личность.
В строку 2 «Дата рождения» заносятся дата (день, месяц и год) рождения работника согласно документу, удостоверяющему его личность.
Четких правил внесения информации в эту строку не установлено, и каждая организация вправе сама придерживаться какой-либо системы записи. Однако не стоит забывать о том, что впоследствии возможность каких-либо приписок и несанкционированных исправлений не исключена. Поэтому настоятельно рекомендуем делать запись максимально развернутой, то есть день вносить цифрами, причем обязательно двумя (т.е. если число располагается в пределах от 1 до 9, то запись начинается с нуля: 03, 07 и т.п.), месяц – прописью, год – указывать все четыре цифры.
В строке 3 «Место рождения» указывается место рождения работника по паспорту или иному документу, удостоверяющему личность.
Далее в этой же строке в графе «Код по ОКАТО» указывается код административно-территориального деления в соответствии с Общероссийским классификатором административно-территориального деления (ОКАТО) ОК 019-95 (утвержден постановлением Госстандарта России от 31.07.95 № 413.
В строке 4 «Гражданство» указывается страна, гражданином которой является работник, а также делаются отметки о двойном гражданстве, сведения о том, что данный сотрудник не имеет гражданства и т.п.
Далее в этой же строке в графе «Код по ОКИН» указывается код информации о населении (ОКИН) в соответствии с Общероссийским классификатором информации о населении ОК 018-95 (утвержден постановлением Госстандарта России от 31.07.95 № 412).
В этой строке может быть отражен один из следующих вариантов:
· Гражданин Российской Федерации (код по ОКИН – 02 1);
· Гражданин Российской Федерации и иностранного государства (двойное гражданство) (код по ОКИН – 02 2);
· Иностранный гражданин (код по ОКИН – 02 3);
· Лицо без гражданства (код по ОКИН – 02 4).
Информация о гражданстве потребуется при заполнении справки о доходах физического лица на данного работника, а также при заполнении других документов, в которых предусмотрено отражение данных о гражданстве работника.
Гражданство определяется по документу, удостоверяющему личность работника.
Документом, удостоверяющим гражданство Российской Федерации, является паспорт гражданина Российской Федерации или иной основной документ, содержащие указание на гражданство лица. Виды основных документов, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации, определяются федеральным законом (ст. 10 Федерального закона от 31.05.2002 № 62-ФЗ «О гражданстве Российской Федерации»).
Документами, удостоверяющими личность иностранного гражданина в Российской Федерации, являются паспорт иностранного гражданина либо иной документ, установленный федеральным законом или признаваемый в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность иностранного гражданина (п. 1 ст. 10 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации», далее – Закон от 25.07.2002 № 115-ФЗ).
Документами, удостоверяющими личность лица без гражданства в Российской Федерации, согласно п. 2 ст. 10 Закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ являются:
1)документ, выданный иностранным государством и признаваемый в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность лица без гражданства;
2)разрешение на временное проживание;
3)вид на жительство;
4)иные документы, предусмотренные федеральным законом или признаваемые в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документов, удостоверяющих личность лица без гражданства.
В строке 5 «Знание иностранного языка» по соответствующим подстрокам отражаются сведения обо всех языках, которыми владеет работник: наименования и степень знания языка.
Строка заполняется следующим образом:
- в поле «наименование» проставляется наименование иностранного языка, которым владеет работник, и его код согласно ОКИН. Коды наименований иностранных языков указаны в Общероссийском классификаторе информации о населении ОК 018-95 (ОКИН), утвержденного постановлением Госстандарта России от 31.07.95 № 412. Например, английский язык имеет код 04 014, немецкий – 04 135, французский – 04 213, украинский – 04 206 [обращаем внимание читателей, что при указании кода по ОКИН первые две цифры отражают номер классификатора (фасета) ОКИН (например, классификатор гражданства, классификатор образования, классификатор степени знания иностранного языка и т.д.), следующие цифры (указанные через пробел) отражают непосредственный код показателя (гражданство, вид образования, степень знания иностранного языка и т.д.)].
- в поле «степень звания» указывается степень знания иностранного языка и код степени знания языка согласно ОКИН.
Здесь возможны следующие варианты:
· читает и переводит со словарем (код по ОКИН – 05 1);
· читает и может объясняться (код по ОКИН – 05 2);
· владеет свободно (код по ОКИН – 05 3).
В строке 6 «Образование» даются сведения об образовании работника: вид полученного образования и его код по ОКИН. Возможны следующие варианты:
· среднее (полное) общее (код по ОКИН – 30 07);
· начальное профессиональное (код по ОКИН – 30 10);
· среднее профессиональное (код по ОКИН – 30 11);
· высшее профессиональное (код по ОКИН – 30 18).
Если работник имеет несколько видов профессионального образования, например, окончил техникум и высшее учебное заведение или получил высшее профессиональное, послевузовское образование и т.п., то в строке «Образование» перечисляются эти виды полученного образования и соответствующие коды по ОКИН.
Для отражения наиболее полных сведений о полученном работником профессиональном образовании после строки «Образование» приведены две одинаковые таблицы на тот случай, если потребуется отражение данных по двум видам образования.
В случае если работник окончил только среднюю школу, таблица, содержащая подробные сведения об образовании, не заполняется.
Порядок заполнения таблиц по строке 6 «Образование»:
- в графу «Наименование образовательного учреждения» заносится наименование образовательного учреждения, которое окончил работник;
- в графу «Документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний» заносится наименование, серия и номер документа, полученного работником по окончании образовательного учреждения;
- в графе «Год окончания» проставляется год окончания образовательного учреждения;
- в графе «Квалификация по документу об образовании» указывается квалификация, полученная работником по окончании образовательного учреждения согласно документу об образовании;
- в графу «Направление или специальность по документу»заносится наименование направления (специальности) по полученному диплому (иному документу).
В строке «Послевузовское профессиональное образование»даются сведения о получении послевузовского образования (если работник получает такое образование): аспирантура, адъюнктура, докторантура.
Далее в этой же строке в графе «Код по ОКИН» отражается код полученного послевузовского образования по ОКИН в соответствии с Общероссийским классификатором информации о населении (ОК 018-95) – 30 19.
Для отражения наиболее полных сведений о полученном работником образовании после строки «Послевузовское профессиональное образование» приведена таблица, которая заполняется следующим образом:
- в графу «Наименование образовательного, научного учреждения» заносится наименование образовательного (научного) учреждения, которое окончил работник;
- в графе «Документ об образовании, номер, дата выдачи» указывается номер удостоверения, полученного по окончании образовательного (научного) учреждения, и дата его выдачи;
- в графе «Год окончания» проставляется год окончания образовательного (научного) учреждения;
- в графу «Направление или специальность по документу» заносится наименование специальности работника в соответствии с документом, подтверждающим послевузовское образование.
В графе «Код по ОКСО» указывается код специальности по образованию в соответствии с Общероссийским классификатором специальностей по образованию ОК 009-2003.
В строке 7 «Профессия» указывается, какими рабочими профессиями владеет принимаемый на работу сотрудник (основная или другая приобретенная им профессия после получения образования, окончания курсов по повышению квалификации или переквалификации).
В подстроке «основная» указывается основная профессия работника и ее код по ОКПДТР (Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94, принятому постановлением Госстандарта России от 26.12.94 № 367). В качестве основной, как правило, указывается профессия, по которой работник принимается на работу. Однако по желанию работника в качестве основной может быть указана и иная профессия.
В подстроке «другая» указывается другая профессия работника (если таковая имеется) и ее код по ОКПДТР.
Строка 8 «Стаж работы» заполняется следующим образом. Вначале необходимо указать дату, по состоянию на которую определяется стаж работы, как правило, это дата поступления работника на работу. Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов:
- в подстроке «Общий» указывается общий трудовой стаж работника за весь период его трудовой деятельности (до поступления на работу к данному работодателю), подтвержденный документально: количество дней, месяцев, лет;
- подстрока «Непрерывный» предназначена для отражения непрерывного трудового стажа работника за весь период его трудовой деятельности (до поступления на работу к данному работодателю), подтвержденный документально: количество дней, месяцев, лет.
До 31 декабря 2006 г. (включительно) данные о непрерывном трудовом стаже требовались для начисления пособия по временной нетрудоспособности. Правила исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию утверждены постановлением Совмина СССР от 13.04.73 № 252.
Начиная с 1 января 2007 г. для исчисления пособия по временной нетрудоспособности и пособия по беременности и родам необходимо учитывать страховой стаж работника [см. ст. 7 и п. 3 ст. 11 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ (полное наименование документа – федеральный закон от 29.12-2006 № 255-ФЗ «Об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию»)], поэтому для работников, принятых на работу после 01.01.2007, рекомендуется отражать по данной строке сведения о страховом стаже.
Согласно п. 1 ст. 16 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ в страховой стаж для определений размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам (далее – страховой стаж) включаются следующие периоды:
- периоды работы застрахованного лица по трудовому договору;
- периоды государственной гражданской или муниципальной службы;
- периоды иной деятельности, в течение которой гражданин подлежал обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством.
Правила подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 № 91 (далее – Правила подсчета страхового стажа).
Исчисление периодов работы (службы, деятельности) производится в календарном, порядке из расчета полных месяцев (30 дней) и полного года (12 месяцев). При этом каждые 30 дней указанных периодов переводятся в полные месяцы, а каждые 12 месяцев этих периодов переводятся в полные годы.
В случае совпадения по времени нескольких периодов, засчитываемых в страховой стаж, учитывается один из таких периодов по выбору застрахованного лица (п. 2 ст. 16 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, п. 21 Правил подсчета страхового стажа).
Обращаем особое внимание на то, что в Законе от 29.12.2006 № 255-ФЗ, устанавливающем новый порядок расчета пособий по временной нетрудоспособности, предусмотрены переходные положения относительно определения страхового стажа. Согласно п. 2 ст. 17 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ в случае, если продолжительность страхового стажа застрахованного лица, исчисленного по новым правилам за период до 1 января 2007 г., окажется меньше продолжительности его непрерывного трудового стажа, применяемого при назначении пособий по временной нетрудоспособности в соответствии с ранее действовавшими нормативными правовыми актами, за тот же период, то за продолжительность страхового стажа принимается продолжительность непрерывного трудового стажа застрахованного лица.
- в подстроке «Дающий право на надбавку за выслугу лет» указывается стаж работника, дающий право на надбавку за выслугу лет: количество дней, месяцев, лет.
В следующей строке может быть отражен стаж, дающий право на другие льготы, установленные в организации.
Согласно ст. 314 Трудового кодекса РФ порядок установления и исчисления трудового стажа, необходимого для получения гарантий и компенсаций, устанавливается Правительством РФ в соответствии с федеральным законом. Например, лицам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, выплачивается процентная надбавка к заработной плате за стаж работы в данных районах или местностях (ст. 317 Трудового кодекса РФ).
В строке 9 «Состояние в браке» указывается семейное положение сотрудника. Далее в этой же строке в графе «Код по ОКИН» указывается код информации по ОКИН. Все возможные варианты указаны в таблице 3.4.3.4.
Таблица 3.4.3.4
Состояние в браке
| Код по ОКИН | Наименование состояния в браке |
| 10 1 | Никогда не состоял (не состояла) в браке |
| 10 2 | Состоит в зарегистрированном браке |
| 10 3 | Состоит в незарегистрированном браке |
| 10 4 | Вдовец (вдова) |
| 10 5 | Разведен (разведена) |
| 10 6 | Разошелся (разошлась) |
В строке 10 «Состав семьи» приведена таблица для занесения сведений о семье работника, которая заполняется следующим образом.
В графе 1 «Степень родства (ближайшие родственники)» [близкими родственниками считаются родственники по прямой восходящей и нисходящей линии: родители и дети, дедушка, бабушка и внуки (см. Семейный кодекс РФ от 29.12.95 № 223-ФЗ)] указываются члены семьи работника (как правило, супруги и дети, проживающие вместе с родителями).
В графе 2 «Фамилия, имя, отчество» отражаются фамилия, имя, отчество каждого члена семьи.
В графе 3 «Год рождения» указывается год рождения каждого члена семьи.
В строке 11 «Паспорт» указываются серия, номер паспорта работника, когда (дата выдачи) и кем (наименование органа) он выдан.
Далее приведены пустые строки, в которых может быть указан адрес места жительства согласно регистрации и фактический. В этих строках указывается адрес, по которому зарегистрирован (прописан) гражданин [с обязательным внесением индекса (индекс необходим, в частности, для составления справки о доходах физического лица, которая в конце года в обязательном порядке составляется на каждого работника и представляется в налоговые органы)], и адрес его фактического места жительства. Если адрес регистрации (прописки) и фактический адрес работника (настоящего места жительства) совпадают, адрес указывается один раз.
По строке «Дата регистрации по месту жительства» отражается дата регистрации по указанному выше месту жительства согласно соответствующему документу.
По строке «Номер телефона» указывается контактный телефон работника (домашний или мобильный).