Составление, проверка, обработка документов
Составление документов регламентируется определенными требованиями, предусмотренными государственными стандартами в области бухгалтерского учета. Прежде всего, документ составляется на бланке типовой формы или формы, утвержденной руководителем предприятия.
Записи вручную в первичных документах производятся шариковой ручкой, химическим карандашом или при помощи пишущих машинок, средств механизации, которые способны обеспечить сохранность записей до момента сдачи документов в архив для хранения. Применение простого карандаша при составлении первичных документов не разрешается, так как зафиксированную таким образом информацию легко стереть. Содержание информации должно быть изложено точно и ясно. В тех случаях, когда при заполнении документа остаются свободные строки, они должны обязательно прочеркиваться. Суммы в денежных документах должны указываться цифрами и прописью. Документы подтверждаются всеми необходимыми подписями с указанием должностных лиц, подписавших документ.
Документ может создаваться в нескольких экземплярах, так как копии документов могут использоваться для различных целей, или они могут храниться и использоваться в учете у нескольких внешних адресатов. Первый экземпляр таких документов, как правило, направляется контрагенту.
При поступлении первичных документов в бухгалтерию они подлежат обязательной проверке. В первую очередь она осуществляется по существу документа: устанавливается, все ли реквизиты заполнены (в соответствии с формой документа), определяется степень законности документируемых фактов и производится сверка или логическая увязка показателей (по содержанию). Документы, противоречащие установленному порядку или законодательству, не должны приниматься к исполнению.
После указанных процедур производится бухгалтерская обработка документации, которая заключается в группировке, таксировке, проставлении корреспонденции счетов (котировки), «гашении» (делают надпись или ставят штамп на документе).
Процедура, по существу, предназначена для контроля необходимости, целесообразности и законности указанного в документе хозяйственного факта.
Арифметическая проверка выявляет правильность вычислений и итоговых подсчетов в документах.
Бухгалтерская обработка документов завершается составлением сводных документов на основании сгруппированных первичных документов. Группировка документов состоит в подборе и объединении их в однородные по содержанию группы.
Таксировка документов заключается в проставлении в них наряду с количественными показателями операции ее денежного выражения. Расценка производится либо в момент создания документа, либо при его обработке в бухгалтерии.
! Составление бухгалтерских проводок, имеющих назначение переноса информации из документа на счета бухгалтерского учета, называется контировкой.
Во избежание повторной обработки документа на нем ставится отметка (подпись работника, ответственного за обработку документа).
Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).
Группа документов представляет собой документацию.
Как было отмечено раньше, документирование — это способы оформления хозяйственных операций в момент их совершения или в другие допустимые (регламентируемые учетной политикой) сроки с помощью документов установленной формы.
Документооборот
Порядок документирования хозяйственных фактов, движение и сроки передачи документации в бухгалтерию для принятия к учету per- ламентируются графиком документооборота, утвержденным руководителем предприятия.
Документооборот — опись документов и регламентация процесса их создания, движения или получения от других подразделений, внешних контрагентов, утверждения, принятия к учету, обработки и передачи их в архив.
Основными этапами документооборота являются:
• составление и оформление документов;
• прием документов бухгалтерией;
• обработка и использование документов для дальнейших учетным записей; 1
• передача документов в архив. 1
На рис. 4.9 представлена схема документооборота. 1
![]() |
Порядок документооборота и график предоставления документом зависят от характера и особенностей хозяйственных фактов и их учет- ] ного оформления, а также от структуры организации и бухгалтерии. !
График документооборота способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета. При составлении документооборота необходимо избегать дублирования одинаковых данных, зафиксированных в двух или более документах, не создавать излишнюю (перестрахо- , вочную) информацию, не направлять документооборот в функциональные отделы, без которых можно обойтись, предупреждать возможность подделки, утраты, порчи документов при их движении.
График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня взаимосвязанных работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых ответственными и другими работниками разных уровней, а также всеми исполнителями с указанием сроков выполнения этих работ. В графике указывается, по каким инстанциям и в какой последовательности проходит документ, а также процедуры обработки документа в функциональных службах.
Исполнителям вручаются выписки из графика, в которых перечисляются документы, относящиеся к сфере их деятельности, порядок составления адреса и сроки их передачи для последующей обработки.
Ответственность за выполнение графика документооборота, своевременное создание документов и достоверность информации, содержащейся в них, своевременную передачу документов для отражения в бухгалтерском учете и отчетности несут должностные и материально- ответственные лица1, создавшие и подписавшие документы.
Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.
Четко работающий документооборот обеспечивает контроль за оформлением документов, устанавливает персональную ответственность исполнителей за составление, передачу и обработку документов и, следовательно, обеспечивает своевременность составления бухгалтерской отчетности. В прямой зависимости от функционирования документооборота находится и оперативный учет.
Помимо сказанного, документооборот обеспечивает рациональное разделение учетного труда, равномерность загруженности учетных работников, своевременность бухгалтерского учета.
Хранение документов
Первичные документы, учетные регистры и бухгалтерские отчеты подлежат обязательной передаче в архив. До этого момента они должны храниться в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью работников, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности обычно хранятся в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.
Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива.
Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с приложенными к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.
Сроки хранения первичных документов, учетных регистров, бухгал-' терских отчетов и балансов в архиве организации определяются Глав- 1 ным архивным управлением РФ. Например, все первичные документы' хранятся на предприятии не менее пяти лет. Квартальные отчеты, инвентарные карточки, карточки учета основных средств (после их ликвидации), доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей (в том числе аннулированные), гарантийные письма, инвентарные описи, акты, сличительные ведомости об инвентаризации (в случае возникновения споров или судебных дел) подлежат хранению в течение трех лет. В течение десяти лет организация должна хранить годовые бухгалтерские отчеты, балансы и пояснительные записки к ним, Главные книги организации. Наибольший срок хранения имеют лицевые счета рабочих и служащих: они должны храниться не менее 75 лет с момента закрытия этих счетов.
Документы, связанные с оперативным управлением (образцы подписей, внутренние отчеты), хранятся по мере надобности.
Оформление и передачу в архив документов обеспечивает главный бухгалтер предприятия.
Выдача документов из архива производится с разрешения главного бухгалтера.
Изъятие первичных документов, бухгалтерских регистров, отчетов и балансов у организации может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры, судами, налоговыми службами на основании постановления этих органов в соответствии с Уголовным кодексом РФ.
В случае уничтожения, пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия назначает приказом комиссию по расследованию. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.
Результаты работы комиссии оформляются актом, утверждаемы) руководителем организации.