Выделение и изменение данных

После того как данные внесены в таблицу, можно легко менять их значения, редактируя их в режиме таблицы. Для того чтобы изменить данные, их надо выделить. Это можно выполнить несколькими способами:

1. Щелкнуть в ячейке, содержащей изменяемые данные слева от первого символа, а затем расширить область выделения, чтобы включить в нее все изменяемые символы.

2. Дважды щелкнуть мышкой по любому слову в ячейке, чтобы выделить слово целиком.

3. Щелкнуть мышкой в левом нижнем углу ячейки (когда указатель мыши меняет направление). Будет выделено все содержимое ячейки.

Любые данные, которые будут введены с клавиатуры, заменят выделенные данные.

Замена данных

Если надо сделать одну и ту же замену данных в нескольких записях, следует:

1. Выбрать любое поле столбца, значение которого необходимо изменить.

2. Выполнить команду Заменить из пункта меню Правка или нажать сочетание клавиш Ctrl+H. При этом откроется окно, изображенное на рис. 2.54, где в поле Образец ввести слово, которое надо заменить, а в поле Заменить на: – слово замены.

3. В поле Поиск в выбрать, где искать – в одном столбце или в таблице.

4. Если надо заменить одно значение, следует нажать кнопку Заменить. Для замены всех значений полей – нажать кнопку Заменить все.

Копирование и вставка данных

Чтобы скопировать данные надо:

1. Выделить нужную ячейку с помощью клавиши Tab или щелкнуть левой кнопкой мыши по этой ячейке.

2. Выполнить команду Копировать из пункта меню Правка либо нажать комбинацию клавиш Ctrl+C.

3. Выделить данные, которые надо заменить, выполнить команду Вставить из пункта меню Правка. Либо нажать комбинацию клавиш Ctrl+V. Если поле не заполнено, то в него надо поместить курсор.

Можно копировать данные из одной таблицы в другую, открыв несколько таблиц одновременно.

Сортировка и поиск данных в таблице

При открытии таблицы строки выводятся в последовательности, определенной значениями первичного ключа. Если первичный ключ не определен, то строки отображаются в той последовательности, в которой их вводили в эту таблицу. При необходимости вывода строк таблицы в другой последовательности можно воспользоваться сортировкой и поиском данных.

Сортировка данных

В MS Access имеется возможность сортировать данные в режиме таблицы. Чтобы выполнить сортировку в таблице Должности, надо:

1. Открыть таблицу Должности и поместить курсор в тот столбец, который надо отсортировать – столбец Оклад.

2. Выбрать в пункте меню Записи команду Сортировка и в открывшемся списке команд выбрать порядок сортировки – по возрастанию или по убыванию (рис. 2.55).

Рис. 2.55. Сортировка данных

Можно воспользоваться кнопками на панели инструментов По возрастанию и По убыванию .

На рис. 2.56 – 2.57 представлена таблица Должности после сортировки.

Рис. 2.56. Сортировка по возрастанию

Рис. 2.57. Сортировка по убыванию

Если надо отсортировать несколько полей, следует использовать фильтр. Для этого необходимо:

1. Выполнить команду Расширенный фильтр из пункта меню Записи (рис. 2.58).

Рис. 2.58. Изменение фильтра

2. Откроется окно фильтра, где в верхней панели отображается список полей таблицы, а в нижней панели – бланк фильтра (рис. 2.59).

3. Поместить курсор в первую ячейку строки Поле.

4. Открыть список полей, щелкнув по кнопке раскрытия списка или нажав на клавиши Alt+¯. Выбрать в списке поле Должность.

5. Щелкнуть по ячейке в строке Сортировка в том же столбце бланка и выбрать порядок сортировки по убыванию из раскрывающегося списка.

6. Добавить поле Оклад в следующем столбце бланка и выбрать сортировку – по возрастанию.

7. Чтобы увидеть результат сортировки, щелкнуть по кнопке Применить фильтр или выбрать команду Применить фильтр из пункта меню Записи.

Поиск и фильтрация данных

Для поиска данных в таблице можно воспользоваться средствами поиска и фильтрации. Чтобы выполнить простой поиск по одному полю, надо:

1. Выделить это поле.

2. Выполнить команду Найти из пункта меню Правка либо нажать комбинацию клавиш Ctrl + F или нажать кнопку Найти на панели инструментов.

3. Откроется окно (рис. 2.60), где в поле ввода Образец ввести с клавиатуры значение данных, которое MS Access должен найти.

4. Можно использовать для поиска символ *, который заменяет строку произвольных символов любой длины, или символ ? вместо одного произвольного символа. Для поиска даты, можно ввести образец поиска *-Янв-*, – предварительно отметив флажком С учетом формата полей. Это поле имеет Средний формат даты, либо *.01.*, если поле имеет Краткий формат даты.

5. По умолчанию MS Access осуществляет поиск в текущем поле. Чтобы выполнить поиск по всем полям таблицы, надо выбрать в поле Просмотр команду Все.

Для поиска по нескольким полям или отбора выводимых записей можно использовать Фильтр. Например, чтобы отсортировать данные о должностях с окладом выше 3000 гривен, используют значения полей Должности и Оклад. Для сортировки с фильтром надо:

1. Открыть таблицу Должности.

2. Открыть окно фильтра, выбрав команду Расширенный фильтр из пункта меню Записи (рис. 2.58, с. 93).

3. Ввести порядок сортировки, аналогично примеру, рассмотренному в Сортировке данных: Должностипо возрастанию.

4. Добавить поле Оклад, но для него сортировку не выбирать и ввести в ячейку строки Условие отбора значение >3000 (рис. 2.61).

5. Щелкнуть по кнопке Применить фильтр , чтобы увидеть результат (рис. 2.62).

Рис. 2.62. Результат фильтрации по окладу

 

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ НА ПЗ-2

 

ВНИМАНИЕ! Если в названии файла/папки присутствует Фамилия, писать
свою фамилию.

 

В папке УПз-61 Фамилия создать файл отчета по практическому занятию № 2 (например: УПз-61 ПЗ-2 Иванов.doc ).

Скопировать практическое задание в файл отчета.

 

1. Открыть свою базу данных Кадры Фамилия (созданную на ПЗ-1).

2. Создать копию таблицы Сотрудники, назвав ее Сотрудники_копия (смотри Теоретический вопрос №1 ПРИМЕР 1).

(Снимок экрана – Копирование таблицы)

 

(Снимок экрана – Вставка таблицы)

 

3. Переименовать таблицу Сотрудники_копия в Подчиненные (смотри Теоретический вопрос №1 ПРИМЕР 2).

(Снимок экрана – Переименование таблицы)

 

4. Для таблицы Подчиненные (в режиме Конструктор) (смотри Теоретический вопрос №2):

4.1. Скопировать поле ДомАдрес и вставить его последним.

4.2. Переименовать копию поля ДомАдрес в РасположениеРабочегоМеста.

4.3. Удалить поле Фотография.

4.4. Переместить поле РасположениеРабочегоМестапосле поля КодДолжности.

4.5. Изменить типы полей (смотри Теоретический вопрос №3):

ИдентифКод вместо числовоготекстовый;

РабочийТелефон вместо текстовогочисловой.

(Снимок экрана – Структура таблицы Подчиненные– конструктор)

 

4.6. Изменить размеры полей (в режиме Конструктор) (смотри Теоретический вопрос №3):

– Фамилия – 30;

– Имя – 15;

– ДомТелефон – 13.

(Снимок экрана – Конструктор – текущее поле – ДомТелефон )

 

4.7. Удалить таблицу Подчиненные (в списке объектов Таблицы) (смотри Теоретический вопрос №1).

(Снимок экрана – Удаление таблицы)

 

5. Для таблицы Сотрудники(смотри Теоретический вопрос №4):

5.1. Установить ширину столбца ДомАдреспо ширине данных (режим Таблица).

(Снимок экрана – таблица Сотрудники – поле ДомАдрес)

 

5.2. Установить высоту строк в таблице 15 пунктов (режим Таблица) (смотри Теоретический вопрос №4).

(Снимок экрана – таблица Сотрудники – Высота строки)

 

5.3. В таблице Сотрудники (режим Таблица) (смотри Теоретический вопрос №4):

– столбец ИдентифКод поместить после столбца Отчество;

– скрыть столбец Фотография;

– столбцы КодСотрудника и Фамилия – зафиксировать;

– установить шрифт в таблице: типArial; размер14 пунктов; начертаниекурсив;

– установить высоту строк в таблице 18 пунктов.

(Снимок экрана – таблица Сотрудники)

 

5.4. Скопировать фамилию сотрудника из записи под номером 3 в новую запись в конце таблицы (смотри Теоретический вопрос №5).

(Снимок экрана – таблица Сотрудники – копирование)

 

(Снимок экрана – таблица Сотрудники – вставка)

 

5.5. Удалить созданную запись в конце таблицы (смотри Теоретический вопрос №5).

(Снимок экрана – таблица Сотрудники – удаление записи)

 

5.6. Отсортировать данные в таблице по дате рождения по возрастанию (смотри Теоретический вопрос №6).

(Снимок экрана – таблица Сотрудники – Сортировка)

 

(Снимок экрана – таблица Сотрудники – Результат сортировки)

 

5.7. Отобрать с помощью фильтра данные по сотрудникам, которые родились после 1.01.1980 года (смотри Теоретический вопрос №6).

(Снимок экрана – таблица Сотрудники – Установка фильтра)

 

(Снимок экрана – таблица Сотрудники – Результат фильтрации)

 

5.8. Добавить в таблицу Сотрудники поле СтажРаботы (лет, месяцев), поместить его перед полем ДатаПриема (смотри Теоретический вопрос №2). Тип данных выбрать самостоятельно.

(Снимок экрана – таблица Сотрудники – Конструктор)

 

 

Сохранить рабочие документы (файлы).

Скопировать рабочие файлы на USB-накопитель.

Представить преподавателю работу (файлы) для проверки или выслать на электронную почту vladimir_zvi@mail.ru

 


503 Service Unavailable

Service Unavailable

The server is temporarily unable to service your request due to maintenance downtime or capacity problems. Please try again later.