Использование параметров автоподбора
Word 2000 позволяет пользователю осуществить автоподбор размера ячеек выделенной таблицы командой меню Таблица4Автоподбор:
Ÿ По содержимому – ширина столбцов будет соответствовать содержащейся в них информации;
Ÿ По ширине окна – ширина столбцов устанавливается таким образом, чтобы таблица занимала всю область текста документа по ширине;
Ÿ Фиксированная ширина столбцов – для ограничения ширины таблицы таким образом, чтобы она не превышала ширину текущей колонки текста.
Для выравнивания размеров строк и столбцов можно воспользоваться командами Выровнять высоту строк и Выровнять ширину столбцов этого же подменю.
Сортировка текста в таблицах
Для быстрой сортировки текста таблицы необходимо установить курсор в пределах столбца, по данным которого следует выполнять сортировку, щелкнуть по кнопке или панели инструментов Таблицы и границы. При этом Word выполнит сортировку всех строк таблицы за исключением строк заголовков, если они были идентифицированы командой меню Таблица4Заголовки.
Чтобы выполнить сортировку только выделенных строк таблицы или воспользоваться возможностью установки дополнительных параметров сортировки, необходимо:
Ÿ установить курсор в любой ячейке таблицы и выбрать команду Таблица4Сортировка;
Ÿ в диалоговом окне «Сортировка» указать необходимость сортировки со строкой заголовка или без нее (если строки заголовка уже идентифицированы, переключатель недоступен);
Ÿ в списке Сортировать выбрать заголовок столбца, по данным которого следует сортировать, указать тип данных и выбрать требуемый тип сортировки;
Ÿ выбрать дополнительные столбцы для сортировки в списках Затем, если в первом сортируемом столбце встречаются идентичные данные и требуется сортировать их по данным других столбцов;
Ÿ при необходимости щелкнуть по кнопке Параметры для установки дополнительных параметров сортировки (язык, по правилам которого должна выполняться сортировка, учет регистра при сортировке);
Ÿ щелкнуть по кнопке OK.
Вставка закладок
Закладка представляет собой невидимую электронную метку в документе, и ей присваивается уникальное имя. Закладка может быть вставлена в текущей позиции курсора в любом месте документа или присвоена выделенному фрагменту текста.
Для создания закладки следует:
Ÿ поместить курсор в то место документа, куда необходимо вставить закладку, или выделить соответствующий фрагмент текста (при создании закладки для таблицы необходимо убедиться, что она выделена целиком) и выбрать команду меню Вставка4Закладка;
Ÿ в диалоговом окне «Закладка» ввести имя закладки, которое должно начинаться с буквы, может содержать цифры, но не должно содержать пробелов. Если требуется ввести имя закладки, содержащее более одного слова, можно вместо пробела использовать символ подчеркивания;
Ÿ щелкнуть по кнопке Добавить.
Когда необходимость в использовании закладки отпадает, ее можно удалить, выделив ее имя в диалоговом окне «Закладка» и щелкнув по кнопке Удалить.
При необходимости можно выполнить сортировку в диалоговом окне «Закладка» списка закладок по имени или по позиции закладки, для чего установить переключатель Сортировать по в соответствующее положение. Сортировка по позиции позволяет ориентироваться во взаимном расположении закладок в документе.
Щелчок по кнопке Перейти этого же диалогового окна позволит мгновенно переместиться к выбранной в списке закладке.
Команда меню Правка4Перейти (или комбинация клавиш Ctrl+G) также позволяет переместиться к созданной закладке, для чего после выбора команды следует:
Ÿ на вкладке Перейти диалогового окна «Найти и заменить» в списке Объект перехода выбрать пункт Закладка;
Ÿ в списке Введите имя закладки выбрать нужную закладку и щелкнуть по кнопке Перейти. Word переместит курсор в позицию закладки или выделит соответствующий фрагмент текста.
Использование формул в таблицах
Для выполнения несложных вычислений над числовыми данными в таблице могут быть использованы формулы. В отличие от Excel Word не отображает для ячеек таблицы уникальные адреса, поэтому ссылки на ячейки в формулах можно выполнять в соответствии с расположением ячеек, над данными которых производятся вычисления, относительно ячейки с формулой: left (слева),right(справа), above(сверху), below(снизу). Для вычислений необходимо выполнить следующие действия:
Ÿ установить курсор в ячейку, куда должна быть вставлена формула, выбрать команду меню Таблица4Формула;
Ÿ в диалоговом окне «Формула» Word вставляет наиболее вероятную формулу для вычислений. В поле Формула после знака равенства вставить функцию, выбрав ее из списка Вставить функцию. После вставки курсор будет помещен между скобками, внутри которых указывается аргумент функции (left,right, above, below);
Ÿ при необходимости можно выбрать формат отображения результатов вычислений в списке Формат числа;
Ÿ щелкнуть по кнопке OK, после чего Word вставит поле, содержащее формулу, в ячейку таблицы и отобразит результат вычислений.
Формула, вставляемая в ячейку, может содержать, кроме функций, различные математические операторы, позволяющие выполнять действия над значениями ячеек таблицы. Формула начинается со знака равенства, а ячейки или диапазоны ячеек, над значениями которых выполняются действия, указываются в круглых скобках.
Ссылки на значения ячеек в формулах обычно выполняются по их положению в строках и столбцах: строки нумеруются сверху вниз, а столбцы именуются латинскими буквами слева направо. Например, для использования в расчетах данных ячейки, располагающейся во второй строке второго столбца, в формуле указывается адрес ячейки B2. Для указания диапазона ячеек используется символ двоеточие, помещаемый между адресами первой и последней ячейки диапазона: (B2:B4).
Например, формула =SUM(F2:F4) вычисляет сумму значений ячеек F2, F3 и F4.
Следует учитывать, что в Word используются абсолютные (фиксированные) ссылки. Если впоследствии в таблицу будет вставлена строка или столбец, в результате чего изменится положение ячейки, на которую указывает ссылка, то формула с такой ссылкой станет некорректной.
В Word при создании формул возможна обработка данных других таблиц. Если в одну из таблиц документа должна быть вставлена формула со ссылкой на данные другой таблицы, то предварительно следует пометить таблицу с этими данными закладкой. Далее выполнить следующие действия:
Ÿ установить курсор в ячейке, в которую необходимо вставить формулу, и выбрать команду меню Таблица4Формула;
Ÿ создать формулу, ссылаясь на данные другой таблицы по имени закладки, для чего в формуле перед указанием диапазона ячеек, над данными которых необходимо произвести вычисления, вставить имя закладки, выбрав его в поле Вставить закладку диалогового окна «Формула».
Для указания диапазона в пределах таблицы, содержащей формулу, также можно использовать закладку.