Учет автомобильного топлива
Значительный удельный вес в сумме затрат по содержанию и эксплуатации автотранспорта занимает стоимость топлива и смазочных материалов. К основным видам топлива, используемым в автотранспорте, относятся: бензин, дизельное топливо, сжатый и сжиженный газ, керосин. Кроме того используются различные смазочные материалы: моторные, трансмиссионные и другие. При организации учета топлива и смазочных материалов применяются: Положение по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» (ПБУ5/01), утвержденное приказом Минфина РФ от 9 июня 2001г. № 44н; Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов от 28 декабря 2001г. №119н и другие нормативные акты. В соответствии с пунктом 5 ПБУ5/01 материально-производственные запасы принимаются к учету в сумме фактических затрат на их приобретение без НДС и других возмещаемых налогов, за исключением случаев установленных законодательством. Учет горючего и смазочных материалов (ГСМ) может вестись с применением счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» и счета 10 «Материалы».
Учет топлива и смазочных материалов на специализированных автотранспортных предприятиях организуется в соответствии с Планом счетов на субсчете 3 «Топливо» счета 10 «Материалы» с применением следующих субсчетов второго порядка:
- 10-3-1 «Топливо на складе» используется для учета наличия и движения топлива на складах организации (передвижных и стационарных пунктах заправки);
- 10-3-2 «Топливо в баках транспортных средств», на субсчете учитывается топливо, полученное водителями со складов организации, заправленное в баки на автозаправочных станциях (АЗС);
- 10-3-3 «Смазочные материалы».
В экономической литературе высказывались также мнения о необходимости использования субсчетов второго порядка:
«Топливо по талонам»;
«Топливо по пластиковым картам».
В современных условиях признано нецелесообразным связывать учет талонов и пластиковых карт со счетом «Материалы», субсчет «Топливо». На счете 10 «Материалы», в соответствии с п. 2 ПБУ5/01 «Учет материально-производственных запасов» могут учитываться активы, используемые в качестве сырья, материалов при производстве продукции (выполнении работ, оказании услуг), предназначенные для продажи, используемые для управленческих нужд. Талоны и пластиковые карты такими свойствами не обладают, поэтому и к счетам 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция» не имеют отношения.
Снабжение организации топливом для заправки автотранспортных средств может производится несколькими вариантами: ГСМ приобретаются предварительно организацией и заправка автомобилей производится на принадлежащих организации стационарных и передвижных пунктах; заправка автомобилей топливом производится на сторонних АЗС по талонам, пластиковым картам или за наличный расчет (рис. 2.1).
| На собственных пунктах заправки |
| На основании разработанного документооборота |
| По талонам |
| По пластиковым картам |
| Варианты снабжения топливом автотранспортных средств |
| На сторонних автозаправочных станциях (АЗС) |
| За наличный расчет |
Рис. 2.1. Варианты снабжения организации топливом для автотранспортных средств
При наличии у организации большого автопарка и значительной удаленности места работы автотранспорта от автозаправочных станций организации создают собственные стационарные или передвижные пункты заправки.Приобретенное горючее и смазочные материалы оформляются в установленном порядке счетом-фактурой поставщика и накладной. Поступившие от поставщиков нефтепродукты принимаются к учету на основании ф. М-4 «Приходный ордер»:
Дебет сч. 10-3-1 «Материалы» субсчет «Топливо»
Кредит сч. 60 «расчеты с поставщиками и подрядчиками».
Отпуск топлива водителям производится на основании путевых листов по установленным организацией нормам и только путем налива в баки транспортных средств. Первичными документами на отпуск топлива служат ф. М-8 «Лимитно-заборная карта» или ф. М-11 «Требование-накладная». Количество отпущенного со склада топлива записывается не только в первичных документах на отпуск, но в раздел путевого листа «Выдача горючего». При выдаче топлива со склада составляется бухгалтерская запись:
Дебет сч. 10-3-2 «Материалы», субсчет «Топливо в баках транспортных средств»,
Кредит сч. 10-3-1 «Материалы», субсчет «Топливо на складе».
Аналитический учет ГСМ ведется по видам, местам хранения, водителям, маркам и гаражным номерам автомашин.
При приобретении ГСМ на автозаправочных станциях за наличный расчет, в организациях приказом (распоряжением) руководителя должен быть установлен круг лиц, имеющих право получения авансовых средств на указанные цели и сроки представления ими авансовых отчетов по форме № АО-1.
Выдача денежных средств в подотчет производится в соответствии с Положением ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» от 12 октября 2011г. № 373-П. В п.4.4 данного документа предусматривается:
1) денежные средства в подотчет выдаются на хозяйственно-операционные расходы согласно письменному заявлению подотчетного лица в количестве и на сроки, разрешенные руководителем организации;
2) в течение трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы деньги, или со дня выхода на работу после командировки подотчетное лицо должно представить авансовый отчет с подтверждающими документами или денежные средства;
3) выдача наличных денег производится при полном погашении ранее выданных авансов;
4) передача выданных под отчет наличных средств одним подотчетным лицом другому запрещается.
К авансовому отчету прикладываются документы, подтверждающие произведенные расходы, в т. ч. кассовый чек автозаправочной станции, который должен содержать следующие реквизиты:
1) наименование организации-продавца топлива и смазочных материалов;
2) идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) организации-продавца;
3) номер кассового аппарата;
4) номер чека и дату его выдачи;
5) количество и стоимость полученного топлива.
При этом варианте составляются следующие записи:
Дебет сч. 71 «Расчет с подотчетными лицами»
Кредит сч. 50 «Касса»
- выданы в подотчет водителю денежные средства для приобретения ГСМ;
Дебет сч. 10-3-2 «Материалы», субсчет «Топливо в баках транспортных средств»
Кредит сч.71 «Расчеты с подотчетными лицами»
- принято к учету полученное водителем топливо на АЗС в соответствии с подтверждающими документами.
Для приобретения ГСМ по талонам организация заключает договор купли-продажи со специализированной организацией, которая осуществляет продажу талонов на нефтепродукты и обязуется заправлять автомобили заказчика через собственную сеть АЗС. Единообразной формы талонов не существует, в одних указываются марка ГСМ, количество и стоимость, в других только марка ГСМ и количество, поэтому их соответственно называют стоимостные или литровые талоны. Приобретенные у топливной компании талоны должны быть закреплены за материально-ответственным лицом. Поступившие талоны и их выдачу водителям регистрируют в ведомости учета талонов.
Если в талонах указывается количество и стоимость нефтепродуктов, их учитывают на счете 50 «Касса» субсчет 3 «Денежные документы». Последовательность учета операций по использованию стоимостных талонов представлена в таблице 2.2. По данным таблицы можно сделать вывод, что если талоны не использованы водителем, их стоимость учитывается как дебиторская задолженность подотчетного лица.
Таблица 2.2 - Учет операций по использованию талонов для заправки автотранспорта
| № п/п | Содержание фактов хозяйственной жизни | Корреспонденция счетов | |
| Дебет | Кредит | ||
| Произведена оплата талонов топливной компании | |||
| Получены талоны организацией | 50-3 | ||
| Выданы талоны водителям | 50-3 | ||
| Отражена стоимость заправленного в баки транспортных средств топлива на основании авансового отчета водителя и чека АЗС | 10-3-2 | ||
| Отражена сумма НДС, предъявленная топливной компанией | |||
| Принята сумма НДС к возмещению |
При приобретении топлива с помощью талонов для организации проблематичным является возмещение уплаченного налога на добавленную стоимость. Для возмещения НДС необходимо, чтобы стоимость выбранного топлива и сумма налога были подтверждены счет-фактурой, как правило, раз в месяц.
Талоны, в которых указывается только количество ГСМ, учитываются как бланки строгой отчетности на счете 006 (таблица 2.3).
Таблица 2.3 - Учет операций по использованию «литровых» талонов
| № п/п | Содержание фактов хозяйственной жизни | Корреспонденция счетов | |
| Дебет | Кредит | ||
| Произведена оплата талонов на топливо | |||
| Получены талоны организацией | |||
| Выданы талоны водителям | |||
| Отражена стоимость заправленного в баки транспортных средств топлива | 10-3-2 | ||
| Отражена сумма НДС, предъявленная топливной компанией | |||
| Принята сумма НДС к возмещению |
Способы приобретения топлива за наличный расчет и безналичный расчет с применением талонов в настоящее время вытесняются системой основанной на применении топливных микропроцессорных пластиковых карт. Эмитентами пластиковых карт могут быть нефтеперерабатывающие, нефтеснабжающие организации, владельцы сети АЗС, кредитные организации. Держателями пластиковых карт в основном являются юридические лица, которые заинтересованы в обширной информации с целью контроля за водителями своих транспортных средств: по какой карте, какое топливо, какой марки топливо заправлено, по какой цене, на какую сумму и т.д.
Безналичная система расчетов и обеспечения топливом с использованием топливных микропроцессорных карт, позволяет организации иметь множество преимуществ:
1) полное исключение использования наличных денежных средств, которое приводит к улучшению документооборота и контроля средств, повышению уровня безопасности водителей;
2) гарантия круглосуточной заправки автомобиля;
3) одна карта позволяет заправляться различными видами топлива (до 3-х видов). Наиболее востребованными являются бензин, дизельное топливо, газ пропан;
4) получение счета-фактуры и возможность возмещения оплаченного НДС;
5) установление литрового эквивалента приобретенного топлива, который не зависит от последующего изменения цен на топливо в пределах предварительно зачисленного аванса;
6) исключение информации об объемах зачисленных денежных средств и их остатках на самой пластиковой карте и другие.
При отпуске ГСМ по пластиковым картам работники АЗС выдают водителю документ, подтверждающий оплату топлива (слип, терминальный чек, квитанцию банкоматов), который должен быть сдан водителем в бухгалтерию. Слипы и квитанции фиксируют только факт совершения операции с использованием пластиковой карты.
При учете операций по пластиковым картам, будут произведены следующие записи (таблица 2.4).
Таблица 2.4 - Учет операций по использованию пластиковых карт
| № п/п | Содержание фактов хозяйственной жизни | Корреспонденция счетов | |
| Дебет | Кредит | ||
| Принята к учету топливная пластиковая карта | 10-6 | ||
| Отражена сумма НДС по приобретенной топливной карте | |||
| Отражена стоимость полученного топлива на основании отчетов специализированной организации и водителей | 10-3-2 | ||
| Отражена сумма НДС со стоимости выбранного организацией топлива | |||
| Принята к возмещению сумма НДС по приобретенным топливным картам и топливу | |||
| Стоимость топливной карты включена в фактическую стоимость приобретенного топлива | 10-3-2 | 10-6 |
На счете 10 «Материалы», субсчет 6 «Прочие материалы» отражается фактическая сумма затрат на приобретение пластиковой карты, которая в последующем включается в фактическую стоимость приобретенного топлива.
Система расчетов пластиковыми картами осуществляется через прессинговый центр, который собирает информацию с карточных терминалов, расположенных на автозаправочных станциях. В конце месяца специализированная организация предоставляет организации-покупателю счет-фактуру, акт приема-передачи топлива с указанием его объема и стоимости, а также отчет (реестр) операций по карте. Объем выбранного топлива по отчету должен совпадать с объемами в соответствии с документами, сданными водителями.
Для отражения операций по использованию денежных средств, зачисленных на специальные карточные счета, организации используют счет 55 «Специальные счета в банках», субсчет «Специальный карточный счет». Операции по движению денежных средств на счете подтверждаются выпиской банка. В зависимости от вида валюты зачисленные на карточный счет средства отражаются записью:
Дебет сч. 55 «Специальные счета в банках», субсчет «Специальный карточный счет»
Кредит сч. 51 «Расчетные счета» или сч. 52 «Валютные счета».
Сумма вознаграждения кредитной организации оформляются записью:
Дебет сч 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 – «Прочие расходы»
Кредит сч - 51 «Расчетные счета».
Средства, списанные с карточного счета, отражаются бухгалтерской проводкой:
Дебет сч.60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
Кредит сч. 55 «Специальные счета в банках», субсчет «Специальный карточный счет».
Приобретенное любым способом топливо используется для обеспечения работы автотранспорта. Основанием для списания израсходованного топлива являются путевые листы, в которых имеется информация о количестве выполненных километров пробега, перевезенного груза и израсходованного топлива.
Из предусмотренных законодательством методов (способов) для оценки израсходованного топлива может быть использован один из разрешенных способов оценки, предусмотренный в учетной политике организации:
1) способ оценки по средней себестоимости;
2) способ ФИФО (по себестоимости первых по времени приобретения).
Для определения количества израсходованного топлива к списанию может приниматься один из двух вариантов: