Создание в Конструкторе (самый сложный)
Любой отчет Access 2007 может состоять из нескольких разделов, каждый из которых имеет свое функциональное назначение. Чтобы создавать правильно работающие отчеты, пользователю необходимо хорошо понимать назначение каждого раздела отчета. В частности, от выбора раздела для размещения вычисляемого элемента управления напрямую зависит способ вычисления результата и, следовательно, итоговое значение этого элемента.
Просматривать и изменять структуру отчета удобнее всего в режиме Конструктора отчетов. Сейчас мы познакомимся с перечнем возможных разделов отчета, которые можно увидеть в Конструкторе, и кратко рассмотрим назначение каждого из этих разделов.
- Заголовок отчета - печатается только один раз в самом начале отчета. В заголовок отчета включается информация, которая обычно помещается на обложке, - например, эмблема компании, название отчета или дата. Если в заголовке отчета размещен вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию (например, Sum), значение этой функции (в рассматриваемом случае - сумма) рассчитывается для всего отчета. Заголовок отчета печатается перед верхним колонтитулом.
- Верхний колонтитул - печатается вверху каждой страницы отчета. Например, верхний колонтитул можно использовать в тех случаях, когда нужно, чтобы название отчета повторялось на каждой странице.
- Заголовок группы - печатается перед каждой новой группой записей отчета и обычно используется для печати названия группы. Например, если отчет о контактах сгруппирован по категориям контактов, в заголовках групп можно указать названия категорий контактов. Если в заголовок группы поместить вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию (например, Sum), значение этой функции (сумма) будет рассчитываться только для текущей группы.
- Область данных - этот раздел отчета печатается один раз для каждой строки данных из источника записей. В области данных размещаются элементы управления, составляющие основное содержание отчета.
- Примечание группы - печатается в конце каждой группы записей отчета. Примечание группы можно использовать для печати сводной информации по группе.
- Нижний колонтитул - печатается внизу каждой страницы отчета. Используется для нумерации страниц и для печати постраничной информации.
- Примечание отчета - печатается один раз в самом конце отчета. Примечание отчета можно использовать для печати итогов и другой сводной информации по всему отчету.
При создании отчетов в режиме Конструктора можно использовать тот же набор элементов управления, что и при создании форм. Базовые элементы управления, использующиеся при создании отчетов, расположены в группе Элементы управления вкладки Конструктор на ленте инструментов.
Контрольные вопросы
1.Каким образом можно осуществить изменение структуры таблиц?
2.Как произвести сортировку записей в таблицах?
3.Для чего нужна и как осуществляется фильтрация записей в таблицах?
4.Назначение форм. Как можно создать и отредактировать простые формы?
5.Назовите основные возможности мастера форм.
6.Как производится редактирование формы в режиме конструктора?
7.Что такое запрос? Перечислите и поясните основные виды запросов.
8.Что такое расширенных фильтр и как с его помощью осуществляется формирование простых запросов?
9.Дайте определение параметрического запроса и поясните порядок его создания.
10. Поясните назначение и порядок выполнения перекрестного запроса.
Дополнительные задания:
1. Провести фильтрацию с помощью расширенного фильтра в таблице Электронный журнал (вид занятия-лекции и практика с оценкой 4 и5 или5).
2. Создайте форму в режиме Конструктор (начало в лаб. работе)
3. Расположите на форму элементы управленияв режиме Конструкторсмотри назначение элементов в приложении 1(поле, надпись, кнопка- сделать переход по записям, поле со писком и настроить его)
4. Создайте перекрестный запрос из таблицы Электронный журнал и запроса Учет успеваемости за.
5. Создайте запрос - повторяющиеся записи на основе таблицы Кадры.
6. Создайте запрос – записи без подчиненных таблицы Учебный план.
7. Создать запросы в формате SQL:
- создать таблицу Справочная с полями с простыми индексами - место рождения; регион; адрес местожительства; адрес школы;
- запрос изменения структуры таблицы – удалить поле Гражданство в таблице Кадры;
- добавить два поля в таблицу Электронный журнал;
- создать и удалить индексы в таблице Справочная;
- запрос удаления таблицы и записей в таблице Электронный журнал;
- запрос на ввод данных в таблице Справочная;
- запрос на соединение таблиц Электронный журнал и Учебный план;
- запрос удаления таблицы и записей в таблице Электронный журнал;
- запросы на выборку таблицы: Электронный журнал – выбрать студентов которые не получили «неуд» по дисциплинам физика, математика и правоведение; Таблицы Учебный план и Электронный журнал - выбрать преподавателей у которых учебных часов больше чем 60 и мене 90 и имеющих практические занятия.
7. В мастере отчетов показать, чтобы были видны: к-во часов; сумма; min; max.
8. Что такое условное форматирование. Проведите условное форматирование при создании отчета в режиме Отчет- если в поле пол – муж. то ячейка окрашивается в желтый цвет иначе – синий.
выбрать студентов которые не граждане России и пол муж;
Лабораторная работа № (часть3)
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ МАКРОСОВ, ОБМЕН ДАННЫМИ МЕЖДУ СУБД
MS ACCESS И MS EXCEL, СОЗДАНИЕ СЕТЕВЫХ ПРИЛОЖЕНИЙ
(Продолжительность занятия 4 часа)
Цель работы:Изучить методику написания простейших макросов, технологию обмена данными между СУБД MS Access и табличным процессором MS Excel и особенности создание сетевых приложений.
Вопросы, изучаемые на занятии:
1) написание простейших макросов;
2) импорт данных из электронных таблиц;
3) экспорт данных в электронную таблицу;
4) создание сетевых приложений: репликация баз данных, создание страниц доступа к данным.
Задание и рекомендации по выполнению лабораторной работы
Использование макросов
Использование макросов – это один из способов программирования в MS Access, позволяющего расширить функциональные возможности создаваемой системы управления данными. Основным назначением макросов является создание интерфейса, упрощающее выполнение типовых задачи. Access предлагает широкий набор команд, которые могут применяться в макросах.
Макросы создаются в специальном окне конструктора макросов, которое может быть открыто несколькими способами (например, в окне базы данных можно перейти на вкладку Макросы и нажать кнопку Создать).
Верхняя часть окна конструктора макросов состоит из нескольких столбцов, по умолчанию выводятся два из них: Макрокоманда и Примечания.
В строках столбца Макрокоманда из раскрывающегося списка можно выбрать необходимую макрокоманду. Столбец Примечания служит для ввода комментариев, поясняющих выполняемые действия.
После ввода макрокоманды в нижней части окна конструктора макросов могут появиться строки для задания аргументов введенной макрокоманды.
Создадим четыре простых макросы для одновременного открытия и закрытия всех таблиц и всех форм (кроме главной) создаваемой информационной системы (Открыть все таблицы, Закрыть все таблицы, Открыть все формы, Закрыть все формы).
Поместите кнопки, запускающие созданные макросы на главную форму приложения.
Импорт и экспорт данных
2.1. Импорт данных из электронных таблиц.MS Access позволяет импортировать данные из файлов электронных таблиц, созданных в Lotus 1-2-3 и MS Excel. Причем в базу данных MS Access может импортироваться либо часть электронной таблицы, либо файл электронной таблицы целиком.
2.1.1. Подготовка электронной таблицы. Запустить приложение MS Excel. Разработать электронную таблицу по учету кадровой информации по студентам отдельной группы.
При разработке электронной таблицы необходимо учитывать, что MS Access определяет типы данных для полей новой таблицы, анализируя значения в первых 25 импортируемых строках. Кроме того, если первая строка электронной таблицы содержит заголовки столбцов, то их можно использовать в качестве имен полей новой таблицы MS Access.
Сохранить файл таблицы в личной папке под именем Кадровый учет. Закрыть приложение MS Excel.
2.1.2. Импорт электронной таблицы. Запустить приложение MS Access и создать БД Кадровый учет. Выполнить команду Файл / Внешние данные / Импорт. В диалоговом окне Импорт в раскрывающемся списке Тип файлов установить – Microsoft Excel. Найти созданный ранее файл Кадровый учет и нажать кн. Импорт.
В первом диалоговом окне мастера Импорт электронной таблицы убедится, что в качестве образца данных выбрана исходная таблица Excel, нажать кн. Далее. Во втором диалоговом окне мастера установить параметр – Первая строка содержит заголовки столбцов, ознакомится с содержанием предупреждения и дать ему объяснения, нажать кн. ОК. В диалоговом окне мастера нажать кн. Далее. В следующем диалоговом окне мастера установить режим сохранения данных – в новой таблице, нажать кн. Далее.
Следующий этап – редактирование свойств полей новой таблицы. Убедится, что выделен первый столбец таблицы, в свойствах Описание поля установить: имя поля – КодСтудента; индекс– Да (Совпадения не допускаются). Щелкнуть ЛКМ по второму столбцу таблицы, в свойствах Описание поля установить: имя поля – НомУчГруппы; индекс – Нети т.д.
В следующем диалоговом окне мастера установить режим – Определить следующий ключ, в раскрывающемся списке выбрать поле КодСтудента, нажать кн. Далее. Задать имя таблицы – Вспомогательная, нажать кн. Готово.
Записать все предупреждения и последовательно нажать кн. ОК.
2.2. Экспорт данных в электронную таблицу.Откройте базу данных ИС_Учет_Успеваемости. В окне базы данных на вкладке Таблицы выделить таблицу Электронный журнал, выполнить команду Файл / Экспорт… . В диалоговом окне Сохранение объекта установить режим – во внешнем файле или базе данных, нажать кн. ОК. В поле Тип файла диалогового окна Сохранение объекта установить – Microsoft Excel 2003, имя файла оставьте тем же, а текущий каталог выберите самостоятельно, нажать кн. Экспорт.
Открыть приложение Microsoft Excel и открыть в нем таблицу Электронный журнал. Посмотреть содержимое таблицы и сделать выводы.