Наукові дослідження теорії і технологій керування документації
ІНСТИТУТ ГУМАНІТАРНИХ І СОЦІАЛЬНИХ НАУК
Кафедра соціальних комунікацій та інформаційної діяльності
КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЄЮ
Конспект лекцій
ЛЬВІВ 2012
ЗМІСТ
Тема 1. Теоретичні та практичні засади розвитку теорії керування документацією
1.1. Наукові дослідження теорії і технологій керування документації
1.2. Законодавчо-нормативне інституювання керування документацією як складової загального керування установою
1.3. Класифікація сучасних нормативних та методичних документів з керування документацією
1.4. Стандартизація процесів керування документацією
1.5. Системи керування документацією в різних країнах
1.6. Міжнародні організації з керування документацією
1.7. Термінологія керування документацією
Тема 2. Політика керування документаційними процесами
2.1. Сутність поняття керування документаційними процессами
2.2. Нормативне регулювання керування документаційними процессами
2.3. Політика керування документаційними процесами
Тема 3. Службовий документ
3.1. Принципи програм керування документаційними процесами
3.2.Характеристики службового документа
Тема 4. Документаційна система
4.1. Стратегія керування документаційними процесами
4.2.Характеристики документаційних систем
4.3. Розроблення та впровадження документаційних систем
4.4. Методика розроблення та впровадження документаційних систем
4.5. Припинення функціювання документаційних систем
Тема 5. Документаційні процеси та їх контролювання
5.1. Метадані про службові документи
5.2. Основні засоби
5.2.1. Класифікування напрямків ділової діяльності
5.2.2.Словник
5.2.3. Номенклатура справ
5.2.4.Схеми класифікації рівнів доступу та безпеки
5.3. Документаційні процеси
5.3.1. Визначення службових документів, що підлягають долученню до документаційних систем
5.3.2. Визначання строків зберігання службових документів
5.3.3. Долучення службових документів до документаційних систем
5.3.4. Реєстрування
5.3.5. Класифікування
5.3.6. Класифікування рівнів доступу та безпеки
5.3.7. Встановляння статусу службових документів для передавання їх на зберігання до архіву або вилучання для знищування
5.3.8. Зберігання
5.3.9. Передавання службових документів до архіву або вилучення їх для знищення
5.3.10. Контролювання руху службових документів та користування ними
Тема 6. Відстеження та здійснення перевіряння
6.1.Відстеження процедур і процесів
6.2. Перевіряння відповідності
6.3. Сила доказовості
6.4. Відстеження продуктивності праці
Тема 7. Навчання
7.1. Вимоги до навчальних програм
7.2. Персонал, який треба навчати
7.3. Методи навчання фахівців з керування документаційними процесами
7.4. Оцінювання та перегляд навчання
Додатки
Список літератури
Тема 1. Теоретичні та практичні засади розвитку теорії керування документацією
1.1. Наукові дослідження теорії і технологій керування документації
1.2. Законодавчо-нормативне інституювання керування документацією як складової загального керування установою
1.3. Класифікація сучасних нормативних та методичних документів з керування документацією
1.4. Стандартизація процесів керування документацією
1.5. Системи керування документацією в різних країнах
1.6. Міжнародні організації з керування документацією
1.7. Термінологія керування документацією
Наукові дослідження теорії і технологій керування документації
Дослідження засад КД (керування документації) на прикладі країн, що досягли високого рівня теоретичного та методичного забезпечення організації роботи зі службовими документами (Австралії, США, Канади та Великої Британії), дозволить визначити тенденції розвитку сучасної науки і практики у цій сфері діяльності та використати досвід в організації вітчизняної технології створення та функціонування службових документів, допоможе під час підготовки національних аналогів відповідних міжнародних стандартів. Застосування міжнародних норм КД має особливе значення для вітчизняних підприємств, що сертифікуються за міжнародними стандартами з систем керування якістю, складовою яких є дотримання певних вимог щодо роботи зі службовими документами.
Вагомий внесок у розроблення проблем теорії і технологій КД здійснили вчені та практики США, Канади, Великої Британії, Австралії. На різних етапах розвитку та становлення КД пріоритетні напрями таких досліджень час від часу змінювалися. Впродовж 1950-І960-х рр. у центрі уваги були проблеми визначення критеріїв відбору документів для архівного зберіганнята вилучення їх для знищення. Теоретичні засади здійсненння цих процесівбазувалися на працях англійського архівознавця Г.Дженкісона та американського архівіста Т.Шеленберга. Їхні погляди на організацію експертизи цінності та відбір документів для архівного зберігання домінували в США, Канаді, Великій Британії, Австралії аж до середини 1990-х рр. Також у 1950-1960 рр. у фахових виданнях та на наукових форумах активно обговорювалися питаннявзаємозв'язку між архівною справою й КД, зокрема, щодо взаємодії архівістів і працівників державних установ у роботі зі службовими документами, ролі архівістів у забезпеченні належного документування діяльності урядових установ та збереженні документів (Ф. Еванс, А. Рікс, У. Ламб). Питання організації КД в установах присвячені праці М. Кука, Е. Ліхі, К. Камерона, М. Джонсона, Н. Келауса. Наприкінці 1960-х рр. починають розглядатися питанняроботи з "машиночитаними" документами (Е.Олдрідж, М.Фішбейн, Л.Белл, Ч.Доллар, Г.Ноглер). З розвитком електронно-обчислюваної техніки та її впровадженням в службах діловодства й архівах для архівістіві службових осіб, що керують документацією, стають спільними проблемиїї використання. 1970-1980-і рр. прикметні пошуком методики КД, яка б відповідала новим інформаційним технологіям (Ч. Доллар, Е. Джонсон, Б.Каннінг,Дж. Пенн, М. Хедстром). У роботах Д. Бірмана, Ч. Доллара, М.Саттона,М. Хедстром, опублікованих у 1990-х рр., було обгрунтовано комплекснових підходів до організації електронного діловодства, зокрема, вирішення проблем організації КД в умовах електронного середовища, пов'язаних із визначенням автентичності та цілісності електронного документа, технологічноюмодернізацією апаратного та програмного забезпечення тощо.
Вирішенню проблем впровадження новітніх інформаційних технологій присвячено дослідження австралійських вчених з Університету Монаш (розроблення схеми метаданих службових документів та концепції континіуму, яка пропонується для заміни традиційного розуміння життєвого циклу документа, Б. Рід, Ф. Апворд, С. Маккеміш, Г. Екланд); Пітсбурзький проект (визначення функціональних вимог до свідчення у діловодстві й метаданих); проект “InterPares”Університету Британської Колумбії (визначення автентичності й достовірності електронних документів).
Питання теорії та практики КД постійно порушуються на сторінках фахових видань "American Archivist", "Information Managment", "Records Managment Quaterly. ARMA”, “Archives and Manuscripts”, “Record Management Journal”.
Проблеми КД досліджуються Міжнародною радою архівів (МРА) та у межах Програми ЮНЕСКО з питань КД та архівної справи (RАМР). Тут також вагомим є внесок фахівців США, Канади, Великої Британії, Австралії. Зокрема, під егідою RАМР були опубліковані результати досліджень Дж.Роудса «Роль архівів та КД в національних інформаційних системах", Г.Ноглера "Архівна експертиза цінності машиночитаних документів", К.Гаврел "Концептувальні проблеми функціонування електронних документів", Т. Кука "Архівна експертиза документів, що містять особисту інформацію" тощо. Практично на всіх форумах МРА розглядаються проблеми КД. Якщо на першому конгресі це були питання зберігання службових документів у центрах документації, то у подальшому, з поширенням новітніх інформаційних технологій, все частіше для обговорення пропонувалися проблеми електронних документів, їх правового статусу, експертизи цінності документів, визначення автентичності, організації довгострокового зберігання.
В усіх країнах з високим рівнем розвитку економіки із середини 1990-х рр. надається значна увага методам керування документованою інформацією з огляду на зростання її значущості як економічного чинника та засобу правового регулювання. Як наслідок, актуальними є дослідження вчених та експерименти практиків у сфері КД, спрямовані на перегляд технології традиційного діловодства і перехід до створення високоефективних систем керування всім комплексом документаційно-інформаційних ресурсів.
Щодо запитання про те, яку користь може принести СКД, то найкраща відповідь на нього містить праця М.Дж.Д.Саттона «Корпоративний документообіг». Автор наводить вражаючі показники економії, якої можна досягнути, запровадивши СКД. Наприклад, виявлється, що середня вартість життя одного паперового бланка, включно з вартістю його опрацювання, роздруку, заповнення, зберігання, пошуку становить близько 90 у.о. Це означає, що організація, де працює 2000 працівників, кожен з яких заповнює по 200 бланків, витрачає на це близько 36 млн. у.о. за рік. «Якщо запровадження СКД, - зазначає автор, - дозволить скоротити хоча б третину цих витрат, економія становитиме 12 млн. у.о. за рік».
Ще один з основних ефектів, які досягаються запровадженням СКД -значне зменшення затрат часу на пошук інформації.