Визначання строків зберігання службових документів
Рішення про те, як довго треба зберігати службові документи в документаційних системах, базуються на оцінюванні вимог регуляторного середовища, вимог ділової діяльності й звітності та ризиків.
Щоб визначити, як довго зберігати службові документи, можна проаналізувати, що містять п’ять етапів.
a) Визначити правові та адміністративні вимоги до зберігання службових документів у документаційній системі. Правові або адміністративні вимоги можуть містити мінімальні строки зберігання в різних підрозділах або секторах.
b) Визначити, як використовують службовий документ у системі.
Службові документи, створені в результаті певних дій в системі, неодноразово використовують для здійснювання подальших дій. Потрібно відрізняти основні службові документи, які неодноразово використовують, від службових документів, що документують окремі дії і які після завершення окремої дії можна вилучити із системи. Наприклад, службові документи про відпустки в документаційних системах, пов’язаних з керуванням персоналом, зберігають упродовж обмеженого періоду часу, натомість дані про відпустки зберігають протягом всього періоду роботи працівника. Взаємозв’язок між основними службовими документами та іншими службовими документами про здійснення операцій визначає, як довго кожний з них потрібен системі. Це також залежить від характеру задокументованої ділової діяльності. Наприклад, службові документи, що стосуються історії хвороби людини, треба зберігати довше, ніж службові документи про виплати за рахунками, що є допоміжними документами у загальній бухгалтерській документації.
c) Визначити зв’язки з іншими системами.
Службові документи з однієї системи можуть доповнювати службові документи з іншої або вони можуть посилатися на інші системи. Наприклад, підсумкові деталі окремих операцій купівлі передають до системи загальної бухгалтерської документації.
d) Розглянути широкий спектр використання службових документів.
Етапи цього процесу містять:
1) визначання інших зацікавлених сторін, наприклад архівів або зовнішніх користувачів, що мають захищені законом інтереси щодо забезпечування збереженості документів довше, ніж внутрішні користувачі організації,
2) оцінювання ризиків, пов’язаних із знищуванням службових документів після закінчення усталених процесів усередині організації,
3) розгляд того, які службові документи та дії щодо їхнього збереження будуть потрібні організації, щоб забезпечити безперервне ведення ділової діяльності у разі їх втрати або пошкодження,
4) оцінювання фінансових, політичних, соціальних та інших позитивних здобутків від зберігання службових документів після того, як організація перестала користуватися ними, та
5) аналізування балансу між видатками та вигодами нефінансового характеру від зберігання службових документів для того, щоб вирішити, як довго зберігати ці документи після того, як всі потреби організації в них вичерпані.
е) Установлення строків зберігання службових документів на основі загальної системи експертизи цінності документів.
Однакові строки зберігання та порядок знищування визначають для груп службових документів, що виконують однакові функції або документують однакову діяльність у системі. Для всіх службових документів у документаційній системі, від документів про найдрібніші дії до документації про політику та процедури системи, мають бути встановлені норми щодо передавання їх до архіву або щодо вилучання їх для знищування. Строки зберігання треба точно встановлювати та точно визначати час передавання службових документів на зберігання або знищування. Наприклад, «знищити через х років після аудиту» або «передати до архіву через х років після закінчення останньої операції».
Попередньо для прийняття таких рішень потрібно залучити підрозділ, що здійснює специфічну ділову діяльність, призначену посадову особу, яка керує документаційними процесами, та, за потреби, інших працівників згідно із зовнішньою та внутрішньою політикою та нормами керування документаційними процесами, вимогами до службових документів, пов’язаними із специфічною діловою діяльністю. Статутні або інші регулятивні вимоги можуть встановлювати мінімальні строки зберігання або підпорядковування рішенню таких повноважних органів, як архів або аудитори. Під час визначання строків зберігання службових документів треба враховувати права і інтереси всіх зацікавлених сторін. Не треба приймати рішення для того, щоб обмежити права доступу.
Процесом зберігання службових документів треба керувати, щоб
а) відповідати поточним та майбутнім потребам ділової діяльності:
1) зберігати інформацію про минулі і нинішні рішення та діяльність як частини корпоративної пам’яті для інформаційного забезпечення прийняття рішень та діяльності в теперішньому і в майбутньому часі;
2) зберігати свідчення про минулу та теперішню діяльність для задоволення звітних зобов’язань;
3) ліквідувати систематично і санкціоновано якомога раніше непотрібні службові документи;
4) зберігати контекст службового документа, що зробить можливим для майбутніх користувачів оцінити автентичність та достовірність службових документів, навіть у випадках, коли документаційні системи, в яких вони зберігаються, були закриті або зазнали значних змін;
b) відповідати правовим вимогам, забезпечивши відповідне оформлення документів, розуміння та виконання вимог регуляторного середовища, яке застосовується під час керування документаційними процесами специфічної ділової діяльності, та
c) відповідати поточним і майбутнім потребам внутрішніх і зовнішніх зацікавлених сторін:
1) визначати законні та позовні інтереси зацікавлених сторін у зберіганні службових документів довше, ніж це потрібно самій організації. Зацікавлені сторони можуть бути діловими партнерами, клієнтами та іншими особами, яких торкаються рішення або дії організацій тощо, яким організація може надавати доступ до своїх службових документів згідно з вимогами звітності, наприклад, аудитори, регулятивні органи та слідчі органи, архівні установи або дослідники;
2) визначати та оцінювати правові, фінансові, політичні, соціальні або інші позитивні вигоди від зберігання службових документів з метою слугувати інтересам науки і суспільства в цілому, та
3) дотримуванням інструкцій відповідних архівних органів.
До службових документів тривалого зберігання належать такі, що:
— забезпечують свідчення та інформацію про політику і діяльність організації;
— забезпечують свідчення та інформацію про взаємодію організації з клієнтами, яких вона обслуговує;
— документують права й обов’язки фізичних осіб та організацій;
— сприяють формуванню документальної пам’яті організації для наукових, культурних та історичних цілей, та
— містять свідчення та інформацію про діяльність, що представляє інтерес для внутрішніх і зовнішніх зацікавлених сторін.