Основы проектирования организационных систем

 

Организационная система (ОС) — это совокупность двух частей:

внутреннего механизма управления организации и механизма отношений с внешней средой.

В §2.1 мы рассмотрели состав и содержание механизма управления организации. Напомним, что механизм управления включает элементы, необходимые для процесса управленческой деятельности, в том числе: функциональные и организационные структуры, профессионализм персонала, компьютерную и организационную технику, офисную мебель, сети связи и систему документооборота. Механизм отношений с внешней средой включает условия и организации, в том числе регистрацию, отчетность, ликвидацию, экономические, организационные и другие отношения с партнерами по производственной деятельности.

Формами реализации ОС могут быть ООО, ОАО, ЗАО и другие, регламентированные в ГК РФ. Примером организационной системы ОАО может служить АМО “ЗИЛ” с обширной социальной инфраструктурой и наличием многочисленных смежников. Таким образом, ОС можно представить как работающую организацию, гармонично вписавшуюся во внешнюю среду.

Создать (или зарегистрировать) просто организацию можно без больших трудностей, а если учесть, что во многих странах регистрация организации носит заявительный характер, то и совсем просто. Однако трудности начинаются с первого же дня ее деятельности. И если предварительно не рассчитать основные параметры будущей организации, не определить ее место в местном, региональном или мировом разделении труда, то потом придется тратить значительно больше времени и финансовых ресурсов на внесение необходимых коррективов. Исходя из этих предпосылок следует отметить, что задача проектирования организационной системы — весьма важна для организации. Разработка ОС — это многоплановый процесс с участием различных специалистов (по технологическим вопросам, по системотехнике, по финансам и экономике, по информатике, юридическим вопросам и маркетингу и др.). Процесс создания ОС включает три стадии.

• Предпроектная: проведение НИР, разработка технико-экономического обоснования (ТЭО) и технического задания (ТЗ) на создание ОС.

• Проектирование: разработка технического и рабочего проекта.

• Ввод в эксплуатацию: выполнение монтажно-наладочных работ, опытная эксплуатация и приемо-сдаточные испытания ОС.

Перечисленные стадии включают набор конкретных работ (табл.5.5) по созданию ОС.

Таблица 5.5. Перечень работ при создании ОС

 

Наименование работ Краткое содержание
Постановка проблемы Составление устного описания проблемы
Заключение договора на проведение НИР Разработка плана работ. Подготовка и заключение договора
Формирование экспертного совета Подготовка и издание приказа о создании экспертного совета и его функциях
Формализация проблемы Выбор объекта исследования. Определение его исходного и желаемого состояний
Проведение исследования проблемы Формирование модели “дерева факторов” и модели объекта исследования
Определение границ проблемного объекта Составление схемы “фактор-деятельность — ОС”. Определение границ объекта
Выбор границ объекта управления Выбор организаций (подразделений) в состав объекта управления
Проведение обследования объекта управления Сбор и анализ материалов по объекту управления
Заключение договора на создание ОС Подготовка и подписание договора
Разработка ТЗ на создание ОС Выбор ОСУ и средств обеспечения ОС
Техническое проектирование ОС Выбор и обоснование основных проектных решений
Рабочее проектирование ОС Подготовка эксплуатационной документации
Формирование аппарата управления и структурных подразделений ОС Подготовка штатного расписания и издание приказа об образовании нового структурного подразделения
Приобретение, монтаж и наладка комплекса технических средств Покупка и установка комплекса технических средств (КТС)
Обучение аппарата управления работе в условиях функционирования системы Инструктаж административного персонала
Проведение опытной эксплуатации ОС Доводка ОС в процессе ее функционирования
Ввод ОС в промышленную эксплуатацию Подготовка и издание приказа о начале промышленной эксплуатации