Охарактеризувати методи і форми організації інформаційних систем в комерційній діяльності.
Управління комерційною діяльністю як і економікою в цілому ґрунтується на інформації та породжує нову інформацію. Ефективність функціонування господарського механізму будь-якого об'єкта (торговельного підприємства, організації) всіціло залежить від уміння керівників різного рівня ретельно готувати й обґрунтовувати прийняті рішення. Умови ринкової (конкурентної-) інфраструктури висувають не тільки серйозні, а і нові вимоги до якості, своєчасності, повноти, вірогідності всіх видів інформації, що забезпечують ефективність управлінських процесів.
Кожне торговельне підприємство як об'єкт управління - це система, що складається із взаємозалежних елементів. Наприклад, національна економіка, галузі господарства, конкретні суб'єкти господарювання (торговельно-виробничі підприємства) розглядаються як економічні системи. При цьому кожна система одночасно виступає елементом системи вищого рівня. Ієрархія систем веде як вгору до міністерства, так і вниз до конкретної виробничої одиниці. Тому при дослідженні систем враховується існування ієрархії, а відокремлення (виділення) конкретної системи зі складу загальної (макросистеми) здійснюється відповідно Дане відокремлення визначає межі виділеної системи. У відповідності до цього все, що знаходиться поза системою, що досліджується, виступає зовнішнім оточенням.
Водночас кожна система існує не відокремлено, а під дією як суміжних систем, так і навколишнього середовища. Кількість таких впливів в принципі безмежна, але в дослідженнях враховуються тільки ті з них, які суттєво впливають на досліджувані параметри системи. Ці впливи називаються входами. Входи поділяються на керуючі та збурювальні. До керуючих впливів належать директивні вказівки, економічні нормативи, планові завдання, корективи обсягів показників діяльності та ін.; до збурювальних - зриви у постачанні товарів (зовнішні), хвороби працівників, простої, поломки устаткування (внутрішні).
Оскільки всі системи - взаємозалежні, кожна з них, у свою чергу, впливає на зовнішнє середовище. Особливості цього впливу визначаються виходомсистеми.
Вихід і вхід системи є взаємозалежними, між ними існує прямий причинно-наслідковии зв'язок, що проявляється у функціонуванні системи.
Окрім вхідних і вихідних параметрів, система характеризується множиною змінних, які визначають внутрішній стан
- При дослідженні системи управління найбільший інтерес викликає залежність між ії входом і виходом. Відповідно зміна вихідних параметрів під впливом вхідних кваліфікується як перетворення системи.
Цілеспрямованим впливом однієї системи (підсистеми) на іншу, який мас па меті змінити ії поведінку в певному напрямі (відповідно до заданої мети) є управління. З цього слідує, що система, яка реалізує процес правління, складається як мінімум із двох частин керованої (якою управляють) і керуючої (яка управляє). Керована система - це виробничо-торговельна система, а керуючане система вищого рівня. Механізми процесу управління дуже складні та важко доступні для розгляду. Розкрити їх зміст допомагає кібернетичний підхід, який розглядає механізми управління через процеси обміну (перероблення) даних і інформації.
Інформаційна система не тільки відображає функціонування об'єкта управління, а й впливає на нього через органи управління. Вона є акумулятором інформаційних процесів для задоволення потреби в інформації різних рівнів прийняття рішень, її метою є продукування інформації для використання (споживання) управлінським апаратом. Відповідно вона забезпечує нагромадження, передачу, збереження, оброблення та узагальнення інформації "знизу вгору", а також конкретизацію інформації "зверху вниз".
Призначення ІС полягає в описі економічного об'єкта, його станів, взаємодії, що виражаються через встановлені для комерційної діяльності економічні показники. Вона покликана своєчасно подавати органам управління необхідну і достатню інформацію для прийняття рішень, якість яких забезпечує високоефективну діяльність кожного об'єкта управління та його підрозділів.
Структура ІС складається з компонентів:
ü інформаційний фонд;
ü систему оброблення інформації;
ü вхід;
ü вихід;
ü внутрішні і зовнішні канали.
У Державному Стандарті України (ДСТУ 2874-94) дано таке визначення 1С: „Інформаційна система-система, яка організовує пам'ять і маніпулювання інформацією щодо проблемної сфери (ПС)".
Потенційні можливості ІС реалізуються через їх функції, до яких належать:
ü обчислювальна, яка призначена для вчасного і якісного виконання оброблення інформації в усіх аспектах, що цікавлять систему управління;
ü слідкувальна,яка призначена для відстежування і формування всієї необхідної для управління зовнішньої та внутрішньої інформації;
ü запам'ятовувальна, яка забезпечує постійне накопичення, систематизацію, збереження і відновлення всієї необхідної для управління інформації;
ü комунікаційна, яка забезпечує передачу потрібної інформацію задані пункти (регіонального розподілу);
ü інформаційна, яка реалізує швидкий доступ, пошук і видачу необхідної інформації;
ü регулюваіьна,яка здійснює інформаційно-керуючий вплив на об'єкт управління і його ланки при відхиленні їхніх параметрів функціонування від заданих значень;
ü оппишізаційна, яка забезпечує оптимальні розрахунки в міру зміни цілей, критеріїв та умов функціонування об'єкта управління;
ü прогнозна, яка визначає основні тенденції, закономірності та показники розвитку об'єкта управління в майбутній період часу;
ü аналітична,яка визначає основні показники техніко-економічного рівня виробництва і господарської діяльності;
ü документувальна, яка забезпечує формування всіх обліково-звітних, планово-розпорядницьких, конструкторсько-технологічних та інших форм документів.