Вопрос № 16. Историческая обусловленность формирования систем документации. Системы документации в ВКЛ
Развитие экономики, расширение внешних связей и усиление на этой основе роли документирования привело к постепенному складыванию систем специальной документации. Создаются документы, имеющие целью учет финансовых и хозяйственных операций государства и частных лиц. Дальнейшее развитие получает дипломатическая документация – составляются договорные, верительные, ленные грамоты и др.
В 15-18 вв. документирование и постановка работы с документами на территории Беларуси характеризовалась значительным уровнем развития. Для оформления законодательной, исполнительно-распорядительной и другой деятельности существовали различные виды документов, утвердились формуляры документов, сложилась четкая система работы с документами в центральном государственном аппарате и на местах.
В 15-18 вв. практически сформировались системы специальной документации – учетной, военной, дипломатической.
Особое развитие получила судебная документация. Правила ее оформления, движения, хранения регламентировались законом. Ее состав не исчерпывался позвами, выписками, выроками и т.д. К судебной документации относилось огромное количество разнообразных документов: листы заповедные (разрешение на отсрочку явки в суд), листы ку отволоченью права (предписание прекратить судебное разбирательство или отложить его), листы упоминательные (напоминание ответчику самостоятельно совершить правосудие в своем имении и возместить ущерб без вызова в суд), листы отворные (имели различное значение), листы умоцованные (доверенность адвокату на право представлять сторону в суде) и др. Копии основных документов, возникших в процессе судебного разбирательства, вписывались в специальные судебные книги. Они являли собой первичные комплексы, в которые формировались копии документов, служили для страхования документов, выдававшихся на руки, составляли судебный архив. Запись документа в книгу придавала ему юридическую силу.
Укрепление государства, развитие хозяйственно-экономической жизни в ВКЛ требовали совершенствования и специализации учетной документации. Она развивалась по 2 направлениям: бухгалтерский и статистико-экономический.
Бухгалтерский учет показывает состояние денежных и материальных ценностей, статистический – количественные показатели массовых явлений. На характер бухгалтерской документации значительное влияние оказала особая система поступления финансовых ресурсов в центральную гос.казну, при которой сюда попадали только остатки гос.доходов, не израсходованные на местах. В центральном аппарате и на местах велся постоянный тщательный учет «пожитков господарских». Бухгалтерская документация состояла из 2 групп документов: приходно-расходные книги (книги аренд, реестры отправ, мытные книги и др.) и оправдательных документов (квиты, квитанции, вызнанья).
Зарождение статистического учета в ВКЛ относится к 16 в. В это время видами статистических документов были всевозможные пописы, реестры, инвентари и т.д.
Главной особенностью внешнеполитических отношений ВКЛ явилось то, что они, начиная с 16 в., ограничивались исключительно Московским государством и Крымским ханством. Все это повлияло на характер и содержание дипломатической документации ВКЛ в 16-18 вв.
Основной вид дип.документов в это время – договорные грамоты с иностранными государствами. Взаимные отношения государств фиксировались кроме договорных грамот в листах докончальных, или перемирных, присяжных, отказных, утверженьях (ратификационных грамотах) и др. Документация послов включала в себя науки (инструкции) послам и гонцам, отправлявшимся на за границу, верющие, глейтованные и опасные (охранные) листы, выдававшиеся иноземным послам, а также ответы послам. Все дип.документы изготоавливались к гос.канцелярии под руководством канцлера. В 17, и особенно 18 в. на формы дип.документов оказали влияние нормы международного права. В документировании отношений с иностранными государствами появляются такие виды документов, как конвенции (соглашения по отдельным вопросам), протоколы (различные приложения к договорам), ноты и меморандумы (документация дип.представителей) и др.
Военная документация получила значительное развитие в ВКЛ, что было связано с непрерывными войнами, которые приходилось вести государству. Письменное делопроизводство по военной части велось служащими гос.канцелярии ВКЛ, в архиве которой хранились все основные документы: реестры попису военнослужилых землевладельцев, копии военных листов, пирвелеев на имения, полученных за военную службу и др. В целом можно выделить 3 основные категории документов военного характера: 1) военное законодательство (права и власть гетмана, распорядок в войске, наказания за нарушение военной дисциплины, цены на провиант, забираемый у местных жителей), 2) ОРД (листы военные или повестки, донесения гетманов о наказаниях и поощрении шляхтичей за службу), 3) документы по учету личного состава (реестры военнослужилой шляхты).