Базовые понятия и терминология.
ВВЕДЕНИЕ
Сфера электронного документооборота в современном мире развивается очень быстро. Вместе с ней развивается скорость и удобность передачи информации через электронные документы, становящиеся неотъемлемой частью жизни общества. Прошло немного времени с того момента, как появились первые предпосылки создания электронного документооборота (ЕСМ, СЭД), до того, как он вошёл в сферы общества. На протяжении этого короткого периода времени система электронного документооборота совершенствовалась. Совершенствовалась и ECM система управления информационными ресурсами (Enterprise Content Management).
Недавно компании EMC и Dell заключили крупнейшую сделку в истории ИТ-индустрии (Dell поглощает EMC за $67 млрд), и теперь обе компании думают над тем, как эту сделку все-таки реализовать.
Новые обновления, выпущенные для систем электронного документооборота, позволили пользователям получить много новых возможностей для работы с документами и облегчили работу в данных системах, что обеспечило более простое понимание данных систем пользователем. Разработчики призывают своевременно переходить на более свежие обновления, в противном случае передача данных будет неудобной и не точной. Среди систем электронного документооборота можно перечислить такие программы как: Directum, DocsVision, PayDox, 1C:Документооборот, Globus Professional и тд.
1 ECM – это просто или сложно?
На данный момент 100% документов в офисе создается в электронном виде, но до сих пор больше 80% созданных документов распечатываются (для согласования, ознакомления, запуска в работу). Может ли быть такой формат эффективным? Возможно, что внедрение электронного документооборота – самое разумное действие со стороны лиц принимающих решение.
Бизнес-потребность в улучшениях, в автоматизации формируется не мгновенно, и только получив ряд сигналов, руководство и ответственные специалисты приходят к выводу о том, что для решения текущих вопросов предприятию требуется специальная информационная система для управления контентом (ECM-система). А именно, требуется управлять информацией на всех стадиях ее существования, пока она не устаревает.
Для того чтобы прийти к пониманию озвученной потребности, увидеть прикладную пользу от использования конкретного ИТ-решения, необходимо не только «вырасти», но еще и понять, каким же образом вообще устроена ECM-система. Какие существуют этапы работы с информацией охватываются инфраструктурой ECM? Что возможно делать с информацией на каждом из этапов? Какие правила управляют процессами взаимодействия с информацией? Как обширная теория воплощается в практике?
ЧТО ТАКОЕ ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ, СЭД, ECM.
Базовые понятия и терминология.
Существует множество определений того, что такое электронный документ, СЭД, ECM... Мы постараемся дать вам самые понятные и емкие из них.
Workflow (поток работ) – это последовательность действий сотрудников в рамках определенного бизнес-процесса. Например: последовательность действий – это "получение документа, регистрация документа, рассмотрение документа, исполнение документа", а бизнес-процесс – "работа с обращениями граждан".
Делопроизводство - комплекс мероприятий по организации документооборота предприятия или организации. Делопроизводство – это термин, применяемый в конторской практике для обозначения формального набора правил работы с документами.
Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.
Документооборот - система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их выполнением и защиты от несанкционированного доступа.
Электронный документооборот (ЭДО) — совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».
Система Электронного Документооборота (СЭД) – это компьютерная программа (программное обеспечение, система), которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками (передачу документов, выдачу заданий, отправку уведомлений и т.п.).
Также СЭД называют EDMS (Electronic Document Management Systems) – система управления электронными документами.
ECM (Enterprise Content Management) – в переводе этот термин звучит как "управление корпоративными информационными ресурсами (содержанием, наполнением, контентом)". Это понятие несколько шире, чем СЭД. Под ECM-системой понимают набор технологий, инструментов и методов, используемых для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации (контента) всем потребителям внутри организации. Например, для того чтобы стать ECM-системой, СЭД должна содержать средства сканирования документов, гарантировать сохранность документов, поддерживать правила хранения документов и т.д.