Коммуникация как система информационных потоков в организации.
Предмет и задачи организационного поведения.
Организационное поведение – это комплексная прикладная наука, изучающая поведение индивидов и групп людей в организациях, с целью практического использования полученных знаний для повышения эффективности трудовой деятельности человека.
Она выделилась из общей науки управления, когда в ней возникла потребность практики и когда для этого созрели необходимые условия – появились теоретические основы для проектирования моделей поведения человека в организации и теория групповой динамики Э.Мэйо, известная как доктрина человеческих отношений. В соответствии с этой доктриной Э.Мэйо решающее значение в трудовой деятельности отводится не столько материальным, сколько психологическим факторам, получившим в дальнейшем название «человеческих факторов.
(Любая наука имеет свои задачи, предмет, объект изучения и методологические особенности)
Главная задача изучения этой дисциплины состоит в усвоении теоретических основ и получения некоторых практических навыков управления поведением людей (групп, организаций) в процессе труда. Менеджер должен пронимать природу человеческой психики, роль воли, эмоций, потребностей и мотивов, а также бессознательных механизмов в поведении человека на рабочем месте; уметь дать психологическую характеристику личности, ее темперамента, способностей, владеть приемами воздействия на поведение работника, а также осуществлять социально-психологическое регулирование в трудовых коллективах.
Предметом организационного поведения являются закономерности и движущие силы, которые определяют поведение людей в условиях совместного труда и межличностного общения.
Объектами и одновременно субъектами выступают личность, группа и организация.
Коммуникация как система информационных потоков в организации.
Коммуникация как процесс передачи информации, как общение между людьми лежит в основе функционирования любой организации. Сотрудники организации общаются друг с другом, чтобы во-первых, выразить свои чувства и эмоции, во-вторых, получить или предоставить информацию, в-третьих, оказать влияние на поведение друг друга. В своей совокупности все эти три цели (каждая по-своему) служат одной задаче – добиться необходимого для организации поведения.
Все перечисленные виды коммуникаций образуют коммуникационную систему организации:
| Коммуникации | ||||||
| По способу выражения информации | По статусу | По направлению информационного потока | ||||
| вербальные | невербальные | Формальные | неформальные | Вертикальные | Горизонтальные | |
| Сверху вниз | Снизу вверх | |||||
При вербальной коммуникации для передачи информации используются слова (латинской Verbalis в переводе на русский означает «слово»). Вербальная коммуникация делится на письменную (приказы, служебные записки, электронная почта ит.д.) и устную (беседы, групповое обсуждение, доклады, совещания ит.д.)
Невербальная коммуникация осуществляется с помощью жестов, интонации голоса, мимики лица, взгляда ит.д.
Формальная коммуникация определяется организационной структурой и организационной культурой, которые диктует кто, с кем и в какой форме может общаться внутри организации и за ее пределами для выполнения своих производственных функций.
Особенностью неформальной коммуникация является ее пренебрежение организационной структурой и иерархией отношений. Одной из распространённых форм неформальной коммуникации являются слухи, которые оказывают сильное влияние на мотивацию и производственное поведение людей в силу скорости распространения и особого психологического воздействия.
Коммуникация сверху вниз предполагает передачу информации от руководителя к подчинённому. Основная роль коммуникации сверху вниз – предоставление информации о том, что (ка, когда, где) должны делать сотрудники. Поскольку на своем пути передаваемая таким образом информация проходит через несколько иерархических уровней, существует объективная возможность ее искажения.
Чтобы предотвратить подобные ситуации рекомендуется письменные послания, адресованные всем сотрудникам, которых они касаются, видеоконференции, встречи в малых группах ит.д.
Снизу вверх. Основная роль этих коммуникаций заключается в сборе информации для принятия управленческого решения. Данный канал коммуникаций получаемой снизу вверх, являются использование данных из независимых источников и выборочные проверки.
Горизонтальная коммуникация осуществляется между сотрудниками, находящимся на одном иерархическом уровне. Ее основная роль заключается в обмене информацией для координации действий подразделений и отдельных сотрудников.
Эффективность коммуникационной системы организации зависит от многих факторов, которые делятся на индивидуальные и организационные. К индивидуальным факторам относятся все те, что связаны с межличностным общением сотрудников. Проблемой здесь являются 2 фактора: умение говорить и умение слушать.
Умение говорить: на пути формирования и передачи информации имеются различные барьеры. Умение говорить как раз и означает способность преодолевать эти барьеры и доносить до адресата информацию, воздействуя с ее помощью на его поведение.
1-й барьер – неправильное или неточное формулирование информации.
Серьезным барьером является уклонение собеседника от приема информации, которое может проявляться либо в форме открытого нежелания выступать в беседу, либо в форме незаинтересованного поведения во время беседы.
Уметь говорить означает кроме всего другого умение вызвать интерес собеседника, расположить его к беседе.
Однако часто случается так, что проявив интерес к информации, собеседник затем теряет его из-за того, что она кажется ему неубедительной и неинтересной. Для того, чтобы убедить человека, сначала надо его понять, выяснить причины несогласия, привлечь к совместному обсуждению, чтобы решение получилось общим. Если же общение решение не получается, то будет хотя бы известна позиция собеседника, что позволить изменить ход дальнейшей беседы.
Как известно, всякое общение начинается с контакта. Для его установки надо уметь преодолевать барьер первого впечатления, который часто мешает успешной коммуникации.
Семантический барьер означает, что различные люди под одним и тем же словом (символом) или группой слов могут понимать далеко не одно и то же. Чтобы избежать двусмысленности, требуется точность формулировок, которые предаются в информации, и значение того, кому адресована.
Из-за смысловой или словесной перегруженности возникает барьер невнимания. Для его преодоления можно либо сокращать объем содержания либо более кратко излагать информацию.
Коммуникация не может быть успешной без обратной связи. О.С. является своеобразным зеркалом, глядя в которое говорящий человек может увидеть реакцию на свою речь, скорректировать ее так, чтобы слова, которыми он обращается к собеседнику, были им услышаны.
Умение слушать
Оно основано на знании специальных методов.
В литературе выделяются 2 таких метода: рефлексивный и нерефлексивный.
Нерефлексивное слушание является, по существу, простейшим приемом и состоит в умении внимательно молчать, не вмешиваясь в речь собеседника своими замечаниями. В зависимости от обстоятельств при таком слушании можно выразить понимание собеседника, одобрение и поддержку. Делается это с помощью способов невербального общения: мимика лица, кивка головы, жеста и др.
Рефлексивны метод предполагает более активное слушание, когда слушающий использует вербальную форму для подтверждения понимания информации говорящего.
Делается это с помощью специальных приемов, которые называются: - выяснение, -перефразирование, отражение чувств, резюмирование.
Выяснение – это обращение к говорящему за уточнением, например, « не повторите ли вы еще раз?»
Перефразирование означает собственную формулировку сообщения говорящего для проверки его точности. Для начала перефразирования обычно используются фразы типа: « Кая я понял вас…», «По-вашему мнению..», «Другими словами, вы считаете…».
При отражении чувств акцент делается не на содержание сообщения, как при перефразировании, а ан эмоциональное состояние говорящего. Делается это посредством таких вступительных фраз» «мне кажется, что вы чувствуете…», «Вы несколько расстроены..» итд.д.
Резюмирование применяется в продолжительных беседах, где перефразирование им отражение чувств используется редко. Они уместно также в ситуациях при обсуждении разногласий в конце беседы, при завершении разговора. Вступительными фразами при резюмировании обычно бывают такие: «4как я понял, ваши основные идееи..2» или «Если подытожить сказанное вами, получается…2 ит .д. В общении важно сочетать рефлексивный и нефлективный методы слушания. Умелое их использование помогает достигать взаимопонимания между людьми