Выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов, коррекция
В процессе контроля выделяются три этапа, на каждом; из которых реализуется комплекс различных мер. На первом этапе вырабатываются стандарты и критерии. Этот этап контроля непосредственно связан с функцией планирования. Здесь устанавливаются стандарты и критерии оценки деятельности организации, которые определяются при планировании исходя из стратегии и цели развития организации и I отражаются в виде плановых заданий или нормативов.
а На втором этапе производится сопоставление фактических результатов с выработанными на первом этапе. Здесь же определяются интервалы допустимых отклонений фактических результатов от плановых.
На третьем этапе анализируются причины возникновения отклонений и выбирается один из трёх вариантов поведения:
1) ничего не предпринимать;
2) устранить отклонение;
3) пересмотреть стандарт.
Важно, чтобы все работники имели возможность сигнализировать об отклонении от плана, требующем немедленных действий для возвращения на заданный курс.
Виды контроля: предварительный, текущий, заключительный
Управленческий контроль подразделяется, с одной стороны, на обычный контроль, ревизию и аудит. Обычный контроль осуществляется работниками и входит в их повседневные обязанности. Ревизия — это зависимый, а аудит— независимый контроль, осуществляемый, как правило, аудиторскими фирмами.
Под обычным контролем понимается контроль, который включён в регламент и осуществляется по утверждённым параметрам.
Кроме того, контроль подразделяется:
— по времени осуществления — на предварительный, текущий и заключительный;
— по цели — на стратегический и оперативный;
— по предмету — на финансовый и административный;
— по содержанию — на контроль стоимости, ресурсов, цены и т.п.;
:— по масштабам — на полный и выборочный.
Контроль, осуществляемый до фактического начала работы, называется предварительным. Он предусматривает предупреждение нарушений установленных правил ведения работ. Кроме того, предварительный контроль предшествует хозяйственной операции и направлен на предупреждение нарушения законности, нецелесообразного, неэффективного использования средств и принятия необоснованных решений. При планировании, составлении смет, заключении договоров этот вид контроля имеет наиболее высокую эффективность.
Контроль, осуществляемый в процессе исполнения принятых решений (плановых заданий), называется текущим. Его объектом являются подчинённые сотрудники, а осуществляется он начальником. Задачи текущего контроля — оперативное выявление и своевременное пресечение нарушений и отклонений, возникающих в процессе выполнения хозяйственных операций и производственных заданий.
Заключительный контроль осуществляется после того, как работа выполнена. Фактически полученные результаты сравниваются с плановыми. Целью этого вида контроля являются установление правильности, законности и экономической целесообразности производимых работ и хозяйственных операций, вскрытие недостатков и упущений в работе. Во время заключительного контроля формируется информация для учёта, которая может использоваться для мотивации труда.
Финансовый контроль осуществляется путём получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности по стандартным формам, идентичным для местных, зарубежных, дочерних или зависимых организаций. Число позиций и сроки представления отчётности могут быть различными. Здесь в центре внимания находятся та-
• кие показатели, как уровень прибыли, издержки производства и их отношение к чистым продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средства-
•ми, финансовое состояние и др. Анализэтих показателей осуществляется как по организации в целом, таки по отдельным товарам или подразделениям. '
Административный контроль распространяется на процессы деятельности и управления ими. При этом проверяются: производственно-хозяйственный процесс в целом и его отдельные части, плановые задания, сроки поставок, ситуация в коллективах исполнителей, выполнение производственной программы, все виды планов организации и т.п.
Стратегический контроль предусматривает учёт, оценку и анализ результатов разработки и реализации перспективной концепции развития организации. Объектами контроля выступают жизненно важные аспекты политики организации: маркетинг, научно-технические прогнозы, продуктово-тематический портфель.
Оперативный контроль нацелен на текущий учёт, анализ осуществляемых процессов и имеет своей задачей обеспечение выполнения принятых плановых заданий. Объектом оперативного контроля выступают тематические и производственные задания, сроки проведения и качество работ, предусмотренные планом ресурсы, затраты предприятия.
Контроль может быть полный или выборочный. Полный контроль строится как целостная система, постоянно функционирующая в принятой организационной структуре.
Выборочный контроль строится как мероприятие, имеющее целевой характер. Например, проверка соблюдения нормативных требований, качества или научно-технического уровня продукции.
Ревизия (от лат. геу1зю —пересмотр) — это документальная проверка финансово-хозяйственной деятельности организации или должностного лица за определённый период. Например, согласно «Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации» (утвержден решением Совета директоров ЦБР 22.09.93г. №40) определено, что в сроки, установленные руководителем организации, а также при смене кассиров в каждой организации производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Для производства ревизии кассы приказом руководителя организации назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.
Что касается аудита, то это уже предпринимательская деятельность аудиторов (аудиторских фирм) по осуществлению независимых вневедомственных проверок бухгалтерской (финансовой) отчетности, платежно-расчетной документации, налоговых деклараций и других финансовых обязательств и требований экономических субъектов. Может быть проведена аудиторская проверка системы управления организацией с целью её совершенствования (административный аудит).
При этом аудиторская проверка может быть обязательной и ; инициативной. Обязательная проверка проводится в случаях, прямо установленных актами законодательства Российской Федерации, инициативная — по решению организации. Например, Гражданский кодекс России (ст. 103, п.5) требует, чтобы акционерное общество для проверки и подтверждения правильности годовой финансовой отчетности ежегодно привлекало профессионального аудитора, не связанного имущественными интересами с обществом или его участниками. Кроме того, аудиторская проверка деятельности акционерного общества должна быть проведена во всякое время по требованию акционеров, совокупная доля у, которых в уставном капитале составляет десять или более процентов.
Статья 87 Федерального закона от 26.12.95г. №208-ФЗ «Об акционерных обществах» предусматривает по | итогам проверки финансово-хозяйственной деятельности 'общества ревизионной комиссией или аудитором общества ^составлять заключение, в котором должны содержаться:
— подтверждение достоверности данных, содержащихся в отчетах, и иных финансовых документов общества;
— информация о фактах нарушения, установленных правовыми актами Российской Федерации порядка ведения бухгалтерского учета и представления финансовой отчетности, а также правовыми актами России при осуществлении финансово-хозяйственной деятельности. Наличие отклонений в одном из звеньев управления может потребовать принятия срочных решений, касающихся оперативной деятельности конкретного подразделения или всей организации.
Эффективная система контроля характеризуется:
— своевременностью;
— экономичностью и простотой;
— ориентацией на результаты;
Важной функцией контроля является разработка стандартной системы отчётности, проверкаэтой отчётности и её анализ как по результатам хозяйственной деятельности организации в целом, так и каждого отдельного подразделения. Поэтому осуществление контроля опирается, в первую очередь, на организацию системы учёта и отчётности, включающей финансовые и производственные показатели деятельности и проведение её анализа.
Менеджмент качества
Создание системы качества менеджмента в организации предусмотрено международными стандартами ИСО 9000:2000 (9004:2000); ИСО 19011. Международная организация по стандартизации (ИСО) является всемирной федерацией национальных организаций по стандартизации, в том числе и организаций по стандартизации России. Семейство стандартов ИСО 9000 было разработано для того, чтобы помочь организациям внедрить и обеспечить функционирование эффективных систем менеджмента качества. При этом:
— ИСО 9000 описывает основные положения систем менеджмента качества;
— ИСО 9001 определяет требования к системам менеджмента качества для тех случаев, когда организации необходимо продемонстрировать (например, при сертификации на соответствие каким-либо требованиям) свою способность представлять продукцию, отвечающую требованиям потребителей и обязательным требованиям; направлен на повышение удовлетворённости потребителей;
— ИСО 9004 содержит рекомендации, повышающие как результативность, так и эффективность системы менеджмента качества;
— ИСО 19011 содержит методические указания по аудиту систем менеджмента качества и охраны окружающей среды.
Вместе они образуют согласованный комплекс стандартов по системам менеджмента качества, содействующий взаимопониманию в национальной и международной торговле.
В основу менеджмента качества легли восемь принципов улучшения деятельности организации. Они нацелены на оказание помощи организациям в достижении устойчивого успеха.
1) Ориентация на потребителя. Организации зависят от своих потребителей и потому должны понимать их текущие и будущие потребности, выполнять их требования и стремиться превзойти их ожидания.
2) Лидерство руководителя. Руководители обеспечивают единство цели и направления деятельности организации. Им следует создавать и поддерживать внутреннюю среду, в которой работники могут быть полностью вовлечены в решение задач организации.
3) Вовлечение работников. Работники всех уровней составляют основу организации, и их полное вовлечение даёт возможность организации с выгодой использовать их способности.
4) Процессный подход. Желаемый результат достигается эффективнее, когда деятельностью и соответствующими ресурсами управляют как процессом. Здесь необходимо некоторое разъяснение. Любая деятельность, или комплекс деятельности, в которых используются ресурсы для преобразования входов в выходы, могут рассматриваться как процесс. Чтобы результативно функционировать, организации должны определять и управлять многочисленными взаимосвязанными и взаимодействующими процессами. Часто выход одного процесса образует непосредственно вход следующего. Систематическая идентификация и менеджмент применяемых организацией процессов, и особенно взаимодействия таких процессов, могут считаться «процессным подходом».
5) Системный подход к менеджменту. Выявление, понимание и менеджмент взаимосвязанных процессов как системы вносят вклад в результативность и эффективность организации при достижении её целей.
6) Постоянное улучшение. Постоянное улучшение деятельности организации в целом следует рассматривать как её неизменную цель.
7) Принятие решений, основанное на фактах. Эффективные решения основываются на анализе данных и информации.
8) Взаимовыгодные отношения с поставщиками. Организация и её поставщики взаимозависимы, и отношения взаимной выгоды повышают способность обеих сторон создавать ценности.