Композиция информационного сообщения
1. Сообщение о возникшей проблеме, которая требует немедленного решения (так как не исключено, что некоторые из присутствующих могут быть не знакомы с проблемой в целом).
2. Описание сложившейся ситуации (Например: При подведении итогов работы за истекший месяц выяснилось, что на складе скопилось много нереализованных товаров, в частности, это женские платья и мужские костюмы для осенне-зимнего периода).
3. Объяснение причин возникновения данной ситуации (с включением рассказа о том, что предпринималось раньше, но не приносило желаемых результатов) (Например: Наступает май, месяц, когда в нашем городе может неожиданно наступить летняя жара, поэтому мы вряд ли можем надеяться, что данную продукцию удастся реализовать. В прошлом году в подобной ситуации мы «заморозили» товары, не пустили в продажу по сниженной цене, решили дождаться наступления соответствующего сезона. Однако к осени проявились совсем иные тенденции в моде. Вещи продавались с большим трудом, пришлось на некоторое время приостановить производство, а зарплату сотрудникам выдавать нереализованной продукцией).
4. Информирование о ходе выполнения решений, принятых на предыдущем совещании (если такое было).
5. Объяснение слушателям того, что от них ждут конкретных, реальных и аргументированных предложений по решению данной проблемы (Например: Итак, если ситуация ясна, прошу высказывать предложения по решению проблемы).
Требования к тексту информационного сообщения:
а) точно описать сложившуюся ситуацию;
б) сформулировать проблему;
в) указать работникам направление для высказывания предложений;
г) аргументировать свою позицию: текст должен содержать цифры, свидетельствующие о количестве нереализованных товаров, о финансовых потерях от прошлогодних неверных действий, примеры решения данной проблемы подобными предприятиями и т. п., что полностью зависит от степени осведомленности аудитории;
д) формулировать мысли просто, ясно, доступно для всех членов организации, чтобы после составления протокола с указанием запланированных действий избежать их неправильной трактовки со стороны реальных исполнителей;
е) нельзя искать виновных, т.к. выяснение отношений только отнимет время и приведет к расколу команды, в то время как следует искать решение.
Информационное сообщение «введение в проблему» может открывать совещание, переговоры или деловую беседу, когда выступающий не хочет подавить инициативу и творческую мысль собеседников наверняка имеющимся у него собственным вариантом решения, а наоборот, хочет предоставить им максимальный простор для выработки предложений.
Вопрос 19. Отчет.
Отчет – общественное представление результатов сделанной работы.
Речь начинается с фразы о том, какое подразделение и за какой участок работы отчитывается.
В основной части следует сформулировать суть сделанного с объяснением причин сложившейся ситуации и описанием предпринятых действий по решению проблемы. Это позволяет включить в отчет небольшое количество оценочных аргументов, что может побудить слушателей признать работу положительной. Например: Уменьшение реализации по транзиту в натуральном выражении произошло по независящим от нас причинам и связано с целенаправленной политикой компании – с августа 2012 г. сокращено и продолжает сокращаться выделение объемов светлых нефтепродуктов и моторных масел на транзит. Увеличение реализации в стоимостном выражении связано с конъюнктурным ростом средневзвешенной цены реализации.
Располагать материал в речи лучше всего в соответствии со сводкой, которая лежит перед каждым участником «планерки», переходя, например, от одного вида продукции к другому. Возможен и другой путь, если требуется особенно экономить время: выделите в работе подразделения только проблемные участки и ведите разговор только о них (в той же последовательности:
в чем состоит проблема,
причины возникновения проблемы,
предполагаемые мероприятия и результаты),
обо всем прочем ограничьтесь фразой: «Остальное (или по таким-то пунктам протокола) в соответствии с планом», поместив ее или в начале основной части, или в конце.
Завершается речь обычно фразой о возникших вопросах по отчету у присутствующих.