Підходи та методи побудови організаційних структур органу державної влади
Найбільш поширеним є класичний, біхевіористичний (по-ведінковий), ситуаційний, системний підходи до побудови організаційної структури.
Побудова організаційної структури органу в рамках класичного підходу передбачає чітке формулювання цілей, що ставляться перед установою. Організаційна структура установи розглядається при цьому підході як машина, що необхідна для вирішення конкретних завдань шляхом встановлення завдань структурним підрозділам та окремим працівникам. Вважається, якщо завдання встановлені більш конкретно, то вони можуть бути краще виконані.
Сутність біхевіористичного (поведінкового) підходу полягає в тому, що організаційна структура розглядається як соціальний організм і основна увага звертається на соціальну роль працівників колективу установи. Об'єктом управління при цьому є мотивація праці службовців, взаємовідносини в малих групах, групова та міжгрупова поведінка, задоволення соціально-економічних потреб членів трудового колективу тощо.
Ситуаційна концепція виникла на основі класичного та біхевіористичного підходів. її представники вважають, що під час побудови структури організації необхідно враховувати конкретну ситуацію, в якій буде діяти ця організація. До ситуаційних факторів, які треба враховувати, вони віднесли: тип технології та обсяг робіт, орієнтацію на нововведення, характер та важливість вирішуваних завдань, національні традиції і т. ін.
Системний підхід розглядає організаційні структури як складні соціально-економічні системи, складові яких мають якісні риси, які можуть бути втрачені в разі відокремлення їх від організаційної структури, а структури в цілому мають суттєві риси, які не притаманні їх окремим складовим. Відмінними особливостями цього підходу є те, що організаційна структура органу державної влади розглядається як складова більшої організаційної системи; вона сама є складною соціально-економічною системою, а її складові мають власні цілі.
Необхідність формування нових організаційних структур виникає у випадках: 1) створення нової організації; 2) реструктуризації старої організації; 3) зміни в підходах та методах управління організацією; 4) зміни напрямку діяльності організації тощо.
У наш час є досить багато методів побудови структур управління, які використовуються в різноманітних методичних підходах. Найбільш поширеними методами є: досвідний, експертний, аналогій, нормативний, параметричний, технологічний, структуризації цілей, економіко-математичного моделювання, імітаційного моделювання.
Досвідний метод припускає вивчення рішень аналогічних завдань в інших організаціях, внесення пропозицій на основі аналізу ситуацій, що відбулись, та орієнтування на колективний досвід різних працівників.
Експертний метод також базується на досвіді фахівців, які добре знають сутність вирішуваних завдань, володіють достатньою інформацією про дійсні обставини даної організації та вільні у висловленні своєї думки.
Метод аналогій полягає в застосуванні організаційних форм та механізмів управління, що виправдали себе в організаціях з подібними характеристиками (характером вирішуваних питань, послуг, типом технології, обсягом виконуваних робіт і т. ін.) стосовно організації, що проектується. На основі методу аналогій формуються типові рішення; схеми організаційних структур, типові положення про підрозділи, посадові інструкції.
Нормативний метод базується на використанні при побудові організаційної структури цілого ряду нормативів, серед яких можна вирізнити такі: норма керованості — відношення між кількістю керівників та підлеглих; граничні величини службовців для формування з них самостійних відділів, бюро, груп; нормативна чисельність персоналу за функціями управління та ін.
Параметричний метод використовується в тих випадках, коли систему управління можна описати за допомогою взаємопов'язаних параметрів, які характеризують керований об'єкт та керуючу систему (апарат управління).
Технологічний метод (або метод формування організаційної структури на основі технологічного процесу реалізації завдань управління) передбачає виконання роботи зі створення необхідних структур у такій послідовності: визначення цілей і завдань, а також функцій, які виконуються державним органом; виявлення обсягу необхідної інформації та характеру її носіїв; встановлення стандартного переліку робіт та операцій за кожною з функцій управління, а також алгоритмів їх реалізації, розрахунок на основі встановлених норм трудомісткості виконання управлінських робіт за окремими функціями управління; розподіл завдань і функцій між підрозділами структури управління.
Метод структуризації цілей передбачає розробку системи цілей організації включно з їх кількісним та якісним формулюванням та наступний аналіз організаційних структур з погляду відповідності їх системі цілей.
Метод економіко-математичного моделювання (зокрема організаційно-економічного та імітаційного) передбачає здійснення послідовно формалізованого опису розташування структурних елементів відповідного функціонального призначення, а потім — опису взаємодії цих елементів.
В основі організаційно-економічного моделювання лежить розробка графічних та математичних відображень розподілу прав і відповідальності, зв'язків між підрозділами і посадами, потоків інформації. Імітаційне моделювання передбачає побудову та використання моделей, які характеризують динаміку окремих показників об'єкта управління, взаємопов'язаних у вигляді системи моделей, кожна з яких показує зміни окремих параметрів, що відбуваються під впливом зовнішніх факторів або зрушень у співвідношенні елементів в об'єкті управління.
В українській практиці побудови структури управління державною установою — органів державної виконавчої влади та місцевого самоврядування — найчастіше використовується лінійно-функціональна схема побудови державного органу з підключенням до неї програмно-цільових ланок.
При формуванні організаційної структури органу державної влади необхідно враховувати такі вимоги до неї:
— оптимальність (невеликі підрозділи з висококваліфікованим персоналом, невелика кількість рівнів керівництва, наявність груп спеціалістів, орієнтація на конкретний об'єкт управління, висока продуктивність);
— надійність (забезпечення гарантії достовірності передачі інформації, безперебійності зв'язку);
— оперативність (недопущення негативних необоротних дій);
— стійкість (незмінність основних властивостей структури за різних зовнішніх змін);
— гнучкість (здатність змінюватись відповідно до змін зовнішнього середовища);
— ефективність (досягнення ефекту при мінімізації затрат на управлінський апарат).
39 Сутність і особливості менеджменту органу державної влади Слово «менеджмент» (management) зазвичай перекладається з англійської як «управління». У свою чергу дієслово to manage1 (управляти) виникло від кореня латинського слова manus (рука). Сьогодні мова йде про управління людьми. Під цим мають на увазі досягнення цілей, що ставляться, використовуючи працю й мотиви поведінки.
Менеджмент можна також розглядати як вид людської діяльності, що становить систему функцій (планування, прогнозування, організацію, координацію, облік, контроль, мотивування). Ці функціональні компоненти менеджменту і виражають його сутність.
Як будь-якій організації, державній організації притаманні процеси управління, які є предметом менеджменту.
Органи державної влади відрізняються від інших організацій тим, що притаманна їм адміністративна діяльність відрізняється від виробничої діяльності. Основним ресурсним компонентом системи менеджменту органу державної влади є державний службовець, специфіка діяльності якого полягає в такому: багатоманітність цілей; складність у вимірюванні результатів праці; технології, за якими важко виявити залежність між внеском та результатом.
Стає очевидною необхідність постійної уваги до системи менеджменту органів державної влади, яка дала б змогу якщо не ліквідувати, то зменшити ці негативні тенденції.
Основні внутрішні змінні в органі державної влади, які вимагають уваги від його керівництва, — це цілі, завдання, структура, технологія і люди.
Цілі органу державної влади — це те, заради чого він створюється і функціонує.
Якщо організації, що займаються бізнесом, зосереджені, головним чином, на створенні певних видів товарів та послуг у рамках специфічних обмежень — за витратами та отримуваним прибутком, то завданням органу державної влади є не отримання прибутку, а створення правових, організаційних та інших умов для розвитку відповідного сектору економіки чи функціональної сфери управління.
Організації, у тому числі некомерційні державні установи, мають різноманітні цілі. Орієнтація, що визначається цілями, пронизує усі наступні рішення адміністративного менеджменту. Сукупність цілей органів державної влади становить державну політику.
В органах державної влади цілі можуть бути встановлені вищим за організаційно-правовим статусом органом управління або формуватися цим органом.
Особливістю встановлення цілей системи державного управління, зокрема конкретних органів виконавчої влади, є безперечне використання нормативних документів (Конституції держави, законів про органи влади, програм діяльності Кабінету Міністрів України, національних і державних програм тощо). Як правило, у цих документах цілі системи чи її окремих елементів визначаються досить чітко та ясно.
Структура органу державної влади — це логічні взаємовідносини рівнів управління і функціональних сфер, збудовані в такій формі, яка дає змогу найбільш ефективно досягти його цілей. На основі рішення керівництва про структуру кожна посада має ряд завдань, які розглядаються як необхідний внесок у досягнення цілей організації. Завдання, що закріплюються за особою в організації (державним службовцем органу) набирають форми завдання як приписаної роботи, серії робочих функцій, які мають бути завершені в заданій формі в обмежений термін часу.
Стратегічне управління
Стратегічне управління — діяльність з управління, що пов'язана з постановкою цілей і завдань органу державної влади та з підтримкою низки взаємовідносин між нею і оточенням, що надає можливість їй досягти своїх цілей, відповідає її внутрішнім можливостям та дає змогу залишатися сприйнятливою до зовнішніх потреб1.
Виникнення та практичне використання методології стратегічного управління зумовлено об'єктивними причинами, що виходять з характеру змін, насамперед у зовнішньому середовищі організації. Потреба органів державної влади у стратегічному управлінні виникає зі зростанням нестабільності умов їх діяльності. Сутність стратегічного управління полягає в тому, що в організації, з одного боку, є чітко організоване комплексне стратегічне планування, а з другого — структура управління нею адекватна «формальному» стратегічному плануванню і побудована так, щоб забезпечити розробку довгострокової стратегії для досягнення цілей органу та створення управлінських механізмів реалізації цієї стратегії через систему планів1.
У розвитку цієї методології можна виділити декілька етапів:
— управління на основі контролю за виконанням, за якого реакція органу на зміни з'являється після здійснення подій. В умовах нарощування темпів змін це неприйнятно;
— управління на основі екстраполяції, коли темп змін прискорюється, але майбутнє ще можна передбачити шляхом екстраполяції тенденцій, що мали місце (довгострокове планування);
— управління на основі передбачення змін, коли почали виникати несподівані явища і темп змін прискорився, однак не настільки, щоб не можна було вчасно передбачити майбутні тенденції та виявити реакцію на них шляхом розробки відповідної стратегії (стратегічне планування);
— управління на основі гнучких екстрених рішень, яке створюється в наш час, в умовах, коли багато важливих завдань виникають настільки стрімко, що їх неможливо вчасно передбачити (стратегічне управління).
Стратегічне управління пов'язане з постановкою цілей органу та з підтриманням визначених взаємовідносин з навколишнім середовищем, які дають змогу йому вирішувати завдання, що поставлені та відповідають його внутрішнім можливостям.
Потенціал, який забезпечує досягнення цілей органу в майбутньому, є одним із кінцевих продуктів стратегічного управління.
Іншим кінцевим продуктом стратегічного управління є внутрішня структура органу та організаційні зміни, що забезпечують чутливість організації до змін у зовнішньому середовищі.
Система стратегічного управління складається з двох взаємодоповнюючих підсистем: аналізу та планування стратегії організації; управління стратегічними проблемами в реальному масштабі часу.
Стратегія (strategy) з погляду стратегічного менеджменту — це узагальнююча модель дій, необхідних для досягнення цілей, що поставлені шляхом координації та розподілу ресурсів органу. За сутністю стратегія є набором правил для прийняття рішень, якими організація керується у своїй діяльності.
Процес розробки стратегії включає:
1) визначення місії організації;
2) конкретизацію бачення організації та постановку цілей;
3) формулювання та реалізацію стратегії, скерованої на їх досягнення.
Місія — це загальна мета або завдання органу. Місія надає уявлення про його призначення, необхідність та корисність для людини, громадянина, зовнішнього середовища, суспільства в цілому. Центральним моментом місії є відповідь на запитання: яка головна мета органу? На першому місці мають бути інтереси, очікування та цінності клієнтів (споживачів, покупців), причому не тільки на теперішній час, а й на перспективу.
Бачення — це картина того, про що можна мріяти, стан основної діяльності, якого можна досягти в недалекому майбутньому за найприйнятніших обставин і до якого скеровані бажання керівництва органу. Бачення надає орієнтири для функціонування організації.
Стратегічне управління зародилось еволюційно зі стратегічного планування, яке становить його суттєву основу. Стратегічне планування (strategic planning) — це систематичний спосіб управління змінами і створення якнайкращого майбутнього. Це творчий процес визначення і здійснення найбільш важливих дій, беручи до уваги сильні та слабкі сторони, загрози і можливості1.
Для нього характерні таки риси:
• зосередження на вибраних питаннях;
• розгляд наявних ресурсів;
• оцінка сильних та слабких сторін;
• врахування основних подій і змін поза межами організації;
• орієнтація на дії з акцентом на практичні результати. Таким чином, стратегічне планування забезпечує основу
для управління організацією.
Стратегічне планування зорієнтоване на нововведення та зміни, що досягається виконанням чотирьох видів управлінської діяльності: розподілом ресурсів, адаптацією до зовнішнього середовища, внутрішньою координацією та організаційним стратегічним передбаченням.
Розподіл ресурсів як процес, включає в себе розподіл обмежених організаційних ресурсів, таких як фонди, дефіцитні управлінські таланти та технологічний досвід.
Адаптація до зовнішнього середовища охоплює всі дії стратегічного характеру, які поліпшують відносини організації з її оточенням. Організації необхідно адаптуватися до зовнішніх можливостей, виявити відповідні варіанти та забезпечити ефективне пристосування стратегії до навколишніх умов.
Внутрішня координація включає координацію стратегічної діяльності для відображення сильних та слабких сторін організації з метою досягнення ефективної інтеграції внутрішніх операцій. Усвідомлення організаційних стратегій передбачає здійснення систематичного розвитку мислення менеджерів, а також державних службовців шляхом формування організації, яка може вчитися на попередніх стратегічних рішеннях. Здатність учитися на досвіді дає можливість організації правильно скоригувати свій стратегічний напрямок і підвищити професійність у галузі стратегічного управління.
Стратегічному управлінню властивий такий алгоритм:
— що робити (концептуальний аспект);
— як робити (технологічний аспект);
— з використанням яких ресурсів робити (ресурсний аспект);
— хто буде робити (кадровий аспект);
— якою має бути структура організації та механізм управління, що забезпечить організаційні зміни (організаційно-управлінський аспект).
Державні службовці повинні виробляти у себе здатність до стратегічного управління, яка, на думку Б. Карлоффа1, включає п'ять елементів: вміння моделювати ситуацію; здатність виявити необхідність змін; здатність розробляти стратегію змін; здатність використовувати у процесі змін надійні методи; здатність втілювати стратегію в життя.
Ситуаційне управління
Сучасний погляд на управління організаціями концентрує свою увагу на ситуаційних різницях між організаціями і всередині самих організацій. Такий ситуаційний погляд відповідає відображенню реальних обставин ринкової економіки, яка відчуває прояв нових, раніше незнаних явищ та труднощів, з якими стикаються як окремі організації, так і цілі галузі та сфери економіки. Тому для реалізації нових закономірностей управління та вироблення найбільш придатних до нових конкретних ситуацій рішень використовують ситуаційний підхід — імовірний, залежний від випадків, обставин, від ситуацій спосіб мислення про організаційні проблеми та їх вирішення, у рамках якого сформувалась концепція ситуаційного управління.
Ситуаційне управління характеризується прийняттям управлінським персоналом рішень у ситуації, яка реально склалася або складається. Ситуаційний підхід визнає, що хоча управлінський процес однаковий, специфічні прийоми, які повинен використовувати керівник для ефективного досягнення цілей організації, можуть значною мірою відрізнятися. Він намагається пов'язати конкретні прийоми і концепції управління з певними ситуаціями для того, щоб досягти цілей організації найефективніше.
Центральним моментом ситуаційного підходу є ситуація, тобто конкретний набір обставин, які сильно впливають на організацію в певний конкретний момент часу.
Для того щоб діяти в рамках концепції загального процесу управління і з урахуванням ситуаційного підходу, варто узагальнити та пов'язати наявні знання, дати їм необхідний каркас, що можливо на основі системного підходу.
Основні методологічні положення системного підходу щодо ситуаційного менеджменту такі:
— по-перше, кожна конкретна ситуація є складною системою з притаманним їй складом компонентів і зв'язками з іншими системами, які треба пізнати суб'єкту управління;
— по-друге, для розв'язання кожної конкретної ситуації необхідно знати її основну ланку;
— по-третє, кожна управлінська ситуація вимагає застосування адаптивних, гнучких структур і методів управління, щоб суб'єкт управління адекватно відображав усі основні риси об'єкта управління і його зовнішнього середовища, у тому числі суттєвої ситуації, і відповідно проводив необхідне перегрупування сил, намічав нову тактику своєї поведінки, що відповідала б новим умовам.
У кожному такому випадку необхідно добиватися активної й ефективної взаємодії керівників і працівників усіх рівнів у процесі виявлення проблем і прийняття рішень.
Ситуаційний підхід реалізує принцип адаптивності, що є одним з основних принципів стратегічного управління. Ситуаційне управління частіше застосовується на нижчому або середньому рівнях ієрархії, а стратегічне — на вищому.
Питання №42Сутність функціонального аналізу діяльності органу державної влади та методика його проведення
Функціональний аналіз проводиться з метою удосконалення діяльності державних органів та підвищення ефективності їх роботи. Поняття «функція» є одним із дуже поширених понять у теорії та практиці менеджменту. Функція менеджменту є зовнішнім виявленням управлінських відносин, тобто особливим видом діяльності, що відображає напрями або стадії здійснення цілеспрямованого впливу на відносини людей, які об'єднані в організацію. Для таких організацій, як органи державної влади та органи місцевого самоврядування, може бути прийнятий підхід, заснований на поєднанні суттєвих видів управлінської діяльності в невелику кількість категорій, а саме: процес управління складається з функцій планування, організації, контролю, координації, мотивації. Ці п'ять функцій менеджменту (як процес управління) утворюють управлінський цикл і поєднані сполучними процесами комунікації та прийняття рішення.
Аналіз проблем управління з погляду його функцій становить основу для встановлення обсягу робіт за кожною з них, визначення кількості управлінців і, врешті-решт проектування самої структури та організації апарату управління. З метою удосконалення діяльності державних органів та підвищення ефективності їх роботи проводиться функціональний аналіз.
Функціональний аналіз органів державної влади здійснюється на основі відповідного функціонального обстеження апаратів цих органів усіх рівнів згідно з методичними рекомендаціями, схваленими Постановою Колегії Головдержслужби (протокол № 6 від 6 липня 2000 p.). Завдання функціонального обстеження апарату конкретного органу полягають у тому, щоб визначити:
• які конституційно та законодавчо визначені цілі поставлено перед конкретним органом виконавчої влади і чи охоплюють їх завдання, передбачені у положенні про цей орган;
• які функції закріплено у положенні про цей орган і наскільки вони відповідають завданням, визначеним в інших актах законодавства;
• якою мірою положення про структурні підрозділи органу виконавчої влади відповідають положенню про цей орган, чи повністю повноваження цих органів забезпечують виконання функцій, покладених на орган;
• якою мірою посадові інструкції відповідають положенням про орган та його структурні підрозділи, професійно-кваліфікаційним характеристикам посад державних службовців, а також реально виконуваній роботі;
• чи потребують уточнення перелік завдань і функцій даного органу, а також структура його апарату та кадровий склад.
Здійснюючи функціональне обстеження, слід керуватися такими визначеннями цілей, завдань та функцій державного органу:
— цілі діяльності органу виконавчої влади визначаються Конституцією та законами України, указами Президента та постановами Кабінету Міністрів України;
— завдання конкретизують цілі органу і, як правило, становлять цільову функцію структурного підрозділу. їх реалізація має забезпечити досягнення мети діяльності органу;
— функцією слід вважати діяльність, пов'язану з отриманням чітко визначеного кінцевого результату, який прямо відображає досягнення завдань органу виконавчої влади.
Питання №43 Контролінг у діяльності органу державної влади
Контролінг — управлінська концепція, що виходить за межі функцій і підтримує процеси прийняття рішень і управління за допомогою цілеспрямованого забезпечення інформацією з метою досягнення кінцевих цілей і результатів діяльності.
До завдань контролінгу входять збір, систематизація, опрацювання і представлення даних про діяльність (процеси) установи і зовнішнє оточення для вироблення рішень.
Основними сферами завдань контролінгу є:
— планування — визначення цілей установи;
— контроль — порівняння «план — факт» та аналіз відхилень;
— керування — здійснення зустрічних заходів.
Таким чином, контролінг можна розглядати як управлінську філософію, яка базується на такій організації управління, за якої факт не констатується, а роз'яснюється і проводяться консультації з метою досягнення поставлених цілей та запобігання помилок.
Основне завдання контролінгу — дати в руки керівництву інформацію про те, якими новими якісними методами можна досягти поставлених цілей. Контролінг має своїм завданням координацію системи планування, контролю та інформаційного забезпечення адміністративного менеджменту. Так, стосовно органу державної влади можна виділити функціональні сфери управління кадрами, фінансами (управління ресурсами), сферу дій, пов'язаних з наданням послуг громадянам і виробленням державних рішень. Мета полягає в наданні адміністративному менеджменту сервісної послуги щодо економіки, організації та управління основною діяльністю. Розрізняють такі форми контролінгу: — центральний — надає підтримку адміністративному керівництву в здійсненні загального управління та координації робіт фахових підрозділів; — децентралізований — надає підтримку децентралізованим фаховим підрозділам; відповідає за оперативне планування та управління робіт фахових підрозділів.
Впровадження контролінгу в сфері управління необхідно проводити такими шляхами:
• визначення цілей щодо продуктивності управління;
• надання послуг у системі управління в умовах ринкової економіки (за принципом конкуренції у виробництві, створення ринку управлінської праці, вивчення попиту клієнтів);
• вибір ефективних шляхів досягнення цілей;
• визначення кінцевого продукту управлінської діяльності;
• упорядкування бюджету;
• сучасний кадровий менеджмент. Мотивація працівників. Робота з персоналом (кадри — найважливіший ресурс держави);
• створення команд із співпрацівників, які пройшли підвищення кваліфікації;
• деталізація завдань;
• делегування відповідальності. Розподіл зобов'язань та повноважень1.
У зв'язку з тим, що контролінг означає управління через інформацію, необхідно розпочинати контролінг з побудови та розбудови інформаційної системи менеджменту організації.
Питання №44 Інформаційне забезпечення внутрішньої організації органу державної влади
«Інформація виконує в управлінні таку ж функцію, що і фари для водія в нічний час. Фари освітлюють шлях попереду, але не знімають необхідності правильних рішень», — підкреслював Дж. О'Шенессі.
Інформацію ще називають предметом праці фахівця, менеджера та керівника (на відміну від сировини та матеріалів, які є предметом праці робітника). Зазвичай інформація завжди ототожнюється з поняттями «повідомлення», «відомості», «знання», «дані». Згідно з визначеннями, наведеними у словнику іншомовних слів, інформація — це: 1. Відомості про навколишній світ та процеси, що в ньому протікають, які сприймаються людиною або спеціальним улаштуванням. 2. Повідомлення про становище справ, про стан чого-небудь.
При вирішенні проблем дослідження інформації найчастіше користуються трьома підходами: синтаксичним (статистичним або кількісним); семантичним (змістовим); прагматичним (практичним, корисним).
Синтаксичний підхід — це найбільш абстрактний рівень вивчення інформації. Цей напрямок з'явився з виникненням кібернетики. Згідно з цим напрямком розвинулося статистичне розуміння інформації. Таке розуміння інформації може широко використовуватися при вирішенні питань передачі інформації. Однак для вирішення проблем обробки інформації воно не корисне.
Семантичний підхід різниться тим, що тут домінує зміст інформації, мета її використання. Будь-які дані, що виступають як ресурси для процесу прийняття рішення, стають інформацією.
Система державного управління спирається на інтелектуальну інформацію, до якої можна віднести соціальну, демографічну, політичну, економічну та інші види інформації.
Особливістю системи державного управління є першочерговість закону, тому інформація цієї системи базується на відповідному законодавстві. Закон України «Про інформацію» від 2 жовтня 1992 року, законодавство України про інформацію складають Конституція України, цей Закон, законодавчі акти про окремі галузі, види, форми і засоби інформації, міжнародні договори та угоди, ратифіковані Україною, та принципи і норми міжнародного права.
Основними принципами інформаційних відносин є: гарантованість права на інформацію; відкритість, доступність інформації та свобода її обміну; об'єктивність, вірогідність інформації; повнота і точність інформації; законність одержання, використання, поширення та зберігання інформації.
В Україні здійснюється державна інформаційна політика — тобто сукупність основних напрямів і способів діяльності держави з одержання, використання, поширення та зберігання інформації.
Державну інформаційну політику розробляють і здійснюють органи державної влади загальної компетенції, а також відповідні органи спеціальної компетенції.
До особливостей інформації системи державного управління можна віднести наявність суб'єктів та об'єктів інформаційних відносин. Суб'єктами інформаційних відносин є: громадяни України; юридичні особи; держава. Об'єктами інформаційних відносин є документована або публічно оголошувана інформація про події та явища в галузі політики, економіки, культури, а також у соціальній, екологічній, міжнародній та інших сферах.
У сфері органів державної влади та органів місцевого самоврядування користуються класифікацією інформації, наведеною в Законі України «Про інформацію», розд. З якого відображає галузі, види інформації та режим доступу до неї.
Галузі інформації — це сукупність документованих або публічно оголошених відомостей про відносно самостійні сфери життя і діяльності суспільства та держави.
Основними галузями інформації є: політична, економічна, духовна, науково-технічна, соціальна, екологічна, міжнародна. Основні види інформації: статистична інформація; масова інформація; інформація про діяльність органів державної влади та органів місцевого самоврядування; правова інформація; інформація про особу; інформація довідниково-енциклопедичного характеру; соціологічна інформація.
Ефективне інформаційне забезпечення залежить від відповідної інформаційної системи органу державної влади і органу місцевого самоврядування.
У наш час термін «інформаційна система» використовується у двох трактуваннях. У вузькому розумінні «інформаційна система» використовується для визначення системи процедур при роботі з даними, тобто характеризує технологічний процес, що включає виконання таких функцій: збір первинних даних (спостереження); підготовка даних до обробки; контроль; обробка даних; зберігання та пошук даних; випуск даних; переказ даних. Сукупність усіх перелічених функцій утворює процес обробки даних.
У більш широкому значенні термін «інформаційна система» використовується для позначення системи, завданням якої є продукування інформації, що необхідна для цілей управління. Ціль побудови інформаційних систем полягає в наданні підтримки в процесі прийняття рішень.
Загальними характеристиками інформаційних систем і організацій є такі.
1. Будь-яка інформаційна система й організація є системою, яка може бути піддана аналізу, побудована і керована на підставі загальних принципів побудови систем.
2. Подібні системи більш динамічні, ніж статичні, у зв'язку з чим треба враховувати їх динамічну природу.
3. Елементи кожної системи з'єднані функціонально. Будь-яка організація або інформаційна система видає вихідну продукцію, яка є ціллю системи. Вихідною продукцією інформаційної системи є інформація, на підставі якої приймається певне рішення. Основна частка зусиль, що скеровані на побудову інформаційної системи, присвячена програмуванню цих рішень.
Таким чином, під інформаційною системою розуміють сукупність видів діяльності, що забезпечують збір, переказ, зберігання, відбір, обробку, видачу та подання інформації на запит управління. Завданням інформаційної системи є забезпечення достатньої кількості правильних та докладних даних у потрібний час для підготовки рішення.
Інформаційна система може бути ручною, механізованою чи автоматизованою залежно від того, які засоби використовуються для виконання завдань, що стоять перед нею. Управлінські інформаційні системи в державному управлінні належать до класу управлінських інформаційних систем (Management Information System — MIS).
Технологічною основою управлінської інформаційної системи є інформаційний процес. Він складається з таких процедур:
• збір даних, реєстрація — метою є одержання точного, своєчасного, достовірного і повного відображення всієї інформації про діяльність необхідних об'єктів;
• передача даних — здійснюється доставка необхідної інформації з різних носіїв інформації, наприклад, пошти, можливо кур'єром чи ін.;
• збереження інформації — ця процедура пов'язана з багаторазовістю, тривалістю використання умовно-постійної інформації в обробці, необхідністю накопичення інформації у зв'язку з розривом у часі її збору й обробки;
• обробка інформації — послідовність арифметичних і логічних операцій з одержання результативної інформації, наприклад, розрахунок відносних показників фінансової діяльності підприємства, установи, організації на основі первинних даних;
• передача результатної інформації — здійснюється передача інформації переважно у вигляді файлів;
• споживання результатної інформації — використання результатів обробки інформації для діяльності безпосередньо органів державного управління.
При побудові управлінської інформаційної системи важливим є питання про джерела інформації. Законом передбачено або встановлено носії інформації: документи та інші носії, які є матеріальними об'єктами, що зберігають інформацію, а також повідомлення засобів масової інформації, публічні виступи. Документ — це встановлена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві. Первинний документ — це документ, що містить у собі вихідну інформацію. Вторинний документ — це документ, що є результатом аналітико-син-тетичної та іншої переробки одного чи кількох документів.
Основними джерелами інформації органів державної влади та органів місцевого самоврядування є: законодавчі акти України, інші акти, що приймаються Верховною Радою та її органами, акти Президента України, підзаконні нормативні акти, нормативні акти державних органів, акти органів місцевого самоврядування. Інформація державних органів та органів місцевого самоврядування доводиться до відома зацікавлених осіб шляхом: опублікування її в офіційних друкованих виданнях або поширення інформаційними службами відповідних державних органів і організацій; опублікування її в друкованих засобах масової інформації або публічного оголошення через аудіо- та аудіовізуальні засоби масової інформації; безпосереднього доведення її до зацікавлених осіб (усно, письмово чи іншими способами); надання можливості ознайомлення з архівними матеріалами; оголошення її під час публічних виступів посадових осіб.
Джерела і порядок одержання, використання, поширення та зберігання офіційної інформації державних органів та органів місцевого самоврядування визначаються законодавчими актами про ці органи.
Джерелами правової інформації є Конституція України, інші законодавчі та підзаконні нормативні правові акти, міжнародні договори та угоди, норми і принципи міжнародного права, а також ненормативні правові акти, повідомлення засобів масової інформації, публічні виступи, інші джерела інформації з правових питань. Джерелами документованої інформації про особу є видані на її ім'я документи, а також відомості про особу, зібрані державними органами влади та органами місцевого самоврядування в межах своїх повноважень. Основними джерелами інформації довідниково-енциклопедичного характеру є енциклопедії, словники, довідники, рекламні повідомлення та оголошення, путівки, картографічні матеріали тощо, а також довідки, що даються уповноваженими на те державними органами та органами місцевого самоврядування, громадськими об'єднаннями, організаціями, їх службовими особами та автоматизованими інформаційними системами. Основними джерелами соціологічної інформації є документовані або публічно оголошені відомості, у яких відображено результати соціологічних опитувань, спостережень та інших соціологічних досліджень.
Збір інформації залежить від управлінських завдань та потреб. Від цього визначаються і відповідні методи збору інформації. Тому передусім визначається мета збору інформації, тобто треба усвідомити, яка інформація (за змістом), кому (якій категорії користувачів), коли (до якого терміну або на якому етапі роботи) та в якій формі (на якому рівні згортання) потрібна.
Державним службовцям, тобто адміністративно-управлінському персоналу, потрібна різна за змістом і формою інформація, якій притаманні такі складові: поточна та ретроспективна інформація; вузькотематична та широкотематична інформація; галузева (спеціалізована) та міжгалузева (не-спеціалізована, суміжна) інформація; фактографічна та концептуальна інформація.
Питання №45 Комунікації та комунікаційний процес Процес управління вимагає ефективного обміну інформацією між працівниками і менеджерами для досягнення мети організації. Такий обмін інформацією між людьми у процесі управління здобув назву комунікації. Комунікації (лат. communicatio) в менеджменті — це акт спілкування, зв'язок між двома або більше індивідумами, заснований на взаєморозумінні; повідомлення інформації однією особою іншої або ряду осіб. Якісний обмін інформацією — невід'ємна частина всіх основних видів управлінської діяльності. В органах державної влади та місцевого самоврядування необхідні ефективні комунікації. Згідно з різними дослідженнями у більшості людей процеси комунікації займають до 70 % часу, а державний службовець витрачає на комунікації від 50 до 90 % усього робочого часу.
Комунікації здійснюються між установою і зовнішнім середовищем, між рівнями і підрозділами всередині організації (вертикальні висхідні та низхідні, горизонтальні), між керівником і робочою групою, між окремими державними службовцями всередині робочої групи.
Комунікації можуть бути формальними та неформальними. Комунікації — це процес обміну інформацією, де обидві сторони відіграють активну роль. У процесі обміну інформацією розрізняють чотири елементи: відправник — особа, що генерує ідеї або збирає їх; відомості, тобто інформація, закодована за допомогою символів; канал — засіб переказу інформації; отримувач, тобто особа, якій ця інформація призначена і яка інтерпритує її. Перший етап обміну інформацією починається з формулювання ідеї або відбору інформації з урахуванням конкретної ситуації і мети. Потім ідея трансформується в слова або в іншу форму, придатну для обміну інформацією. Ефективний обмін інформацією передбачає врахування низки чинників, які безпосередньо її стосуються.
Другим етапом комунікаційного процесу є кодування і вибір каналу для передачі інформації. Вибір засобів повідомлення не обов'язково обмежувати одним каналом, часто є сенс поєднувати застосування двох чи більше засобів комунікації. Наприклад, одночасне використання засобів обміну усною та письмовою інформацією ефективніше, ніж самий тільки письмовий обмін.
Третій етап передачі інформації передбачає доведення ідеї у вигляді необхідної інформації і за певним каналом до її споживача. Кінцевим етапом комунікаційного процесу є розшифрування інформації (розкодування). Воно полягає у трансформації вольового рішення в повідомлення, яке має отримати одержувач. Необхідною умовою ефективного обміну інформацією є його двосторонній характер (зворотний зв'язок).
Зворотний зв'язок — це реакція одержувача, яка показує, чи зрозумів він отриману інформацію. Така реакція допомагає запобігти можливим перекрученням змісту інформації. Незадовільний зворотний зв'язок перешкоджає ефективному інформаційному обміну. До найпоширеніших перешкод в обміні інформацією в державній установі належать такі: недостатня фільтрація державним службовцем інформації, що до нього надходить; перевантаження інформаційної мережі; нераціональна структура установи. Для підвищення якості управління необхідно постійно удосконалювати міжособисті комунікації, підвищувати рівень спілкування та управління установою.
Питання №46 Зв’язки з громадськістю в системі управлінської діяльності органу державної влади
Зв'язки з громадськістю — «паблік рилейшнз» (від англ. public relations — відносини з публікою, зв'язок з громадськістю) — одна із конкретних функцій управління, яка сприяє встановленню та підтриманню спілкування для виявлення спільних інтересів та досягнення взаєморозуміння й співробітництва між організацією і громадськістю. Паблік рилейшнз (ПР) сьогодні сприймається як важливий елемент ділових відносин усіх сфер повсякденного життя.
Мета ПР органу державної влади — встановлення двостороннього спілкування для виявлення спільних інтересів та досягнення взаєморозуміння між громадянами та державною владою, що засноване на природі, знанні та повній інформованості. Батьківщиною ПР вважаються США, і за останні 60 років ця діяльність знайшла своє визнання в багатьох країнах світу. В Україні цей термін почав входити в практику управління з кінця 80-х років XX століття. У наш час термін public relations включає в себе такі основні напрямки: 1) суспільна думка; 2) суспільні відносини; 3) урядові відносини; 4) життя спільноти; 5) промислові відносини; 6) фінансові відносини; 7) міжнародні відносини; 8) споживчі відносини; 9) дослідження і статистика; 10) засоби масової інформації (ЗМІ).
В основі ПР лежить теорія спілкування. Недолік спілкування породжує безліч випадків непорозуміння, і тому поліпшення каналів спілкування, розробка нових засобів створення двостороннього потоку інформації і порозуміння є головними завданнями будь-якої програми ПР. Недоліками спілкування пояснюються багато труднощів у державному управлінні. Керівники державних установ та державні службовці постійно чують заклики та вимоги оперативніше та регулярніше інформувати громадян і громадськість. У цій сфері, як підкреслюють спеціалісти, можна багато чого досягти за допомогою методів ПР.
Якщо розглядати ПР як функцію управління, то для системи державного управління об'єктом управління ПР буде громадськість в особі громадян, виборців, партій, громадських організацій, корпорацій та ін. Суб'єктом цих відносин виступають державні органи та органи місцевого самоврядування. Паблік рилейшнз спирається на певні методи — сукупність прийомів, засобів та інструментів, за допомогою яких суб'єкт управління взаємодіє з громадськістю. До загальноприйнятих методів ПР можна віднести: взаємодію з засобами масової інформації, використання друкованого слова; фотографії; виставки та ярмарки; кіно; аудіовізуальні засоби; використання усної мови; рекламу «престижу»; вивчення громадської думки; конференції; гостинність тощо.
Здійснення паблік рилейшнз на практиці поділяється на три групи дій: 1) активні дії стосовно досягнення доброзичливості; 2) збереження репутації (виявити традиції організації, які можуть зашкодити громадській думці, і відмовитись від них); 3) внутрішні відносини (використання прийомів, зорієнтованих на створення у співробітників почуття відповідальності та зацікавленості у справах адміністрації).
У державній установі ПР здійснюється двома шляхами: через створення відділів або управлінь зв'язків з громадськістю або через залучення консультантів з ПР. Часто використовують і те, і інше. В Україні поки що практично немає консультативних агентств у галузі ПР, а також ще не у всіх органах державної влади (зокрема на рівні районних адміністрацій) створено власні служби зв'язків з громадськістю. Основними функціями відділу ПР при органах державної виконавчої влади та місцевого самоврядування є зв'язки із засобами масової інформації; зв'язки з місцевим населенням; взаємозв'язки з інформаційними центрами; створення та підтримання узагальненого іміджу органу державної влади або органу місцевого самоврядування; організація виставок; організація зборів і лекцій; робота на підвищення ролі й авторитету органу державного управління.
Основними завданнями служби ПР у державних органах на міжнародному ринку мають бути: поліпшення взаєморозуміння між регіоном, який координує відповідний державний орган, і тими закордонними регіонами, з якими регіон вступає в контакт; створення «суспільного обличчя» державному органу; розробка заходів, скерованих на виявлення та ліквідацію чуток чи інших джерел непорозуміння; поширення сфери впливу державних організацій засобами відповідної реклами, виставками, відео- і кінопоказами; здійснення будь-яких дій, спрямованих на поліпшення контактів між людьми або організаціями.
Для виконання цих завдань слід створювати розгалужену систему, в яку будуть входити служби ПР, створені при державних органах влади, відділи зовнішніх зв'язків, а також консультанти з ПР, які працюють в єдиній міжнародній системі великих та малих консультативних фірм.