Організація документообігу. Створення форм документів, формування різних первинних, проміжних і підсумкових (узагальнюючих) даних і показників

Створення форм документів, формування різних первинних, проміжних і підсумкових (узагальнюючих) даних і показників, складання звітності пов’язані з великою кількістю операцій, у здійсненні яких беруть участь багато виконавців. Це потребує заздалегідь продуманої системи їхніх дій і процедур руху облікової інформації (документів) як у просторі, так і в часі. Упорядкування цього процесу, тобто руху документів та виконання різних робіт, у практиці називають документообігом (в умовах комп’ютеризації — рухом первинних даних).

Основне завдання організації руху документів (даних) в обліковому процесі — це оптимізація каналів передавання та зв’язку облікових осередків—виконавців. Ці канали зв’язку можуть бути представлені з різним ступенем агрегування — від фіксації кожного окремого носія облікової інформації (тобто документа) до узагальненої характеристики потоків інформації.

Документопотік (або потік первинних даних) — це сукупність операцій передавання з одного робочого місця на інше даних, зафіксованих на кількох носіях облікової інформації.

Формування документопотоків залежить від організаційної побудови і структури господарства, форми організації обліку, типів, виду та характеру технічних та організаційних засобів, обчислювальних машин, які використовуються в обліковому процесі.

Об’єктом організації є рух не тільки документів, а й цілих масивів.

Організацією мають бути охоплені всі операції – від першого запису до здачі документа в архів.

Обробка документів і даних, які вони містять в обліковому процесі, полягає в перетворенні вхідної інформації у вихідну різними механічними і логічними операціями, які можуть бути здійснені вручну або з застосуванням обчислювальних машин. У будь-якому разі поділ облікового процесу на частини залежить від масштабів робіт і наявності технічних засобів.

Найбільш суттєвими в технології облікового процесу є операції передавання (від одного виконавця іншому) й обробки (виконання різних технічних, логічних та інших процедур).

Операції передавання умовно можна поділити на чотири види: складання (або одержання) документа (даних) іззовні: просування від місця складання (або одержання) до місця обробки; рух у процесі обробки; рух після обробки до місця зберігання — архіву.

В умовах використання комп’ютерів — це стадії складання машиночитаного документа або одержання документа ззовні; формування груп (порцій) машиночитаних документів і складання на машиночитальному носії супровідного ярлика; передавання даних з машиночитаних документів на ПК першого рівня по каналах зв’язку або разом із супровідним ярликом (у спеціальній упаковці); обробка первинних даних на ПК; передавання машиночитаних документів до архіву.

Кожний вид операції складається з кількох елементарних видів робіт, які провадяться окремим виконавцем за визначений заздалегідь час. Кількість таких елементарних робіт може бути різною залежно від складності тієї чи іншої операції, документа, тривалості його руху.

Раціональна організація руху носіїв облікової інформації потребує мінімального розриву в часі між здійсненням господарського факту (операції) та одержанням необхідних відомостей (даних) про нього органами управління; застосування найбільш сучасних способів і засобів збирання, просування та обробки первинної облікової інформації; попереднього планування й подальшого регулювання; контролю за додержанням строків виконання.

Для поліпшення організації руху носіїв облікової інформації його (рух) розподіляють на окремі стадії.

Найбільш поширеним є графічний метод організації руху носіїв інформації. Проте в окремих випадках застосовується також і описувальний (текстовий) метод.

Форма графіка не регламентована; порядок його складання та обсяг характеристик у кожному конкретному випадку визначають організатори, проектувальники. Найчастіше в графіках фіксують тільки основні характеристики руху, які забезпечують виконання облікового процесу та плановість у роботі виконавців, строки передавання (здавання) документів; відомості про осіб або структурні підрозділи, які відповідають за передавання (здавання) документа та додержання строків. В окремих випадках характеристики руху конкретизуються. У всіх випадках встановлюють точні строки виконання робіт.

Раціональна організація руху носіїв облікової інформації передбачає мінімізацію часу на обробку на кожній операції, на кожному робочому місці та в цілому з обробки документа.

Час на обробку визначають за типовими нормами часу, хронометражем, на підставі досвіду та іншими методами.

Строки, послідовність руху та обробку документів доцільно планувати в структурних та індивідуальних графіках роботи виконавців.

Під час планування руху носіїв облікової інформації особливу увагу приділяють питанню передавання документа від одного виконавця іншому (визначаються виконавці передавання і спосіб передавання, який залежить від видів зв’язку: пошта, телефон, телеграф, телетайп тощо).

Важливими в процесі руху носіїв облікової інформації є вибір виду графіків. Носії облікової інформації можуть бути індивідуальними (на кожний носій) та зведеними (на групу носіїв).

У всіх випадках для організації руху носіїв облікової інформації доцільно застосовувати графіки табличної форми. Побудова і структура графіків залежать від їхнього виду. В індивідуальних (подокументних) графіках фіксують: за підметом – види робіт, за присудком – служби, структурні підрозділи (посади осіб, що повинні виконувати ту чи іншу роботу), строки виконання та деякі інші характеристики. Такі графіки називають оперограмами, або документограмами.

Коли документи складають у кількох примірниках, у графіку вказують, який примірник документа слід передати до бухгалтерії та який порядок його обробки.

Зведені графіки руху носіїв облікової інформації значно відрізняються від індивідуальних. У них планують тільки найважливіші шляхи пересування документів від оперативних працівників до бухгалтерії, до передавання в архів.

Окрему групу зведених графіків становлять сітьові графіки (рис. 3.3).

 

 

Рис 3.3. Сітьовий графік роботи зі складання квартальної звітності

Для організації документообігу в цілому в топологічному відділі розробляють графіки, де за кожним носієм облікової інформації (документом) показують увесь шлях їх руху.

 

Питання для самоконтролю:

1. Які загальні вимоги процесу розробки типових та уніфікованих форм документів?

2. З яких етапів складаються роботи з розробки форм документів?

3. Що таке облікові регістри?

4. Як класифікуються облікові регістри?

5. Як організуються записи у облікові регістри?

6. Що таке документообіг?

7. Що таке документопотік?

8. Якими графіками описується документообіг?