Інформаційні системи як основа інформаційної підтримки автоматизації процесів прийняття управлінських рішень
Розробка ефективних управлінських рішень потребує застосування сучасних інформаційних технологій, що забезпечують повноту, своєчасність інформаційного відображення процесів, можливість їхнього моделювання, аналізу, прогнозування.
У багатьох випадках процедура розробки управлінського рішення передбачає достатньо великий обсяг роботи менеджерів, автоматизація якої дозволяє не тільки істотно скоротити обсяг працезатрат на підготовку рішення, але й одержати більш якісний "вхідний" матеріал для своєчасного і грамотного прийняття управлінського рішення.
Застосування сучасних комп'ютерних технологій має незаперечні переваги:
- швидкість виконання роботи;
- її висока якість;
- великий обсяг виконуваної роботи завдяки великому об'єму пам'яті;
- конфіденційність інформації;
- раціональний розподіл функцій між користувачем і комп'ютером. Передумови автоматизації процесів прийняття рішень:
- суттєве збільшення питомої ваги наукоємних галузей;
- інтелектуалізація суспільства за рахунок поліпшення доступу до баз знань;
- поширення "електронної пошти" й інформаційних мереж зв'язку для швидкого обміну інформацією тощо;
- підвищення рівня освіченості суспільства за рахунок персоналі-зації навчання, розширення системи самоосвіти тощо;
- зміна характеру і змісту праці (посилення творчої складової та збільшення частки висококваліфікованої праці).
Наявність сучасних технологій, прикладних пакетів програмного забезпечення, засобів телекомунікації та офісного обладнання позитивно впливає на якість управлінської роботи. Але слід пам'ятати, що кількість коштів, вкладених в автоматизацію розробки управлінського рішення, не повинна перевищувати можливий доход від упровадження відповідної системи.
Можна виділити три складові системи автоматизації:
- інформаційна (забезпечення користувача необхідними даними);
- модельна (містить аналітичні дані про зв'язки елементів моделі та власне моделі з оточенням);
- експертна (дає дані для формування дедуктивного висновку й експертного аналізу для вибору ефективних варіантів рішення).
Загальна структура системи автоматизації розробки управлінських рішень зображена на рис. 3.2.
Рис. 3.2. Загальна структура системи автоматизації управлінських рішень
Таким чином, автоматизація процесу розробки управлінського рішення - комплексний процес, в якому задіяні людські та матеріальні ресурси, програмне і технічне забезпечення, методи і процедури пошуку, обробки, передачі даних.
Основою інформаційної підтримки автоматизації процесів прийняття управлінських рішень є інформаційні системи.
Інформаційна система (ІС) - це набір процедур, таких як процес, збирання й переробка інформації для підтримки планування, прийняття рішень, координації та контролю. ІС включає вхідну (дані, інструкції тощо) й вихідну інформацію (звіти, розрахунки і т. д.), а також може містити механізм зворотного зв'язку, що контролює операції.
Основними функціями управлінської інформаційної системи виступають збирання, зберігання, накопичення, пошук і передача даних, що використовуються для підтримки прийняття управлінських рішень.
Призначення інформаційних систем:
1) обробка й зберігання економічної інформації з метою видачі зведеної інформації;
2) автоматизація офісних робіт - ведення картотек, обробка текстової інформації, машинна графіка, електронна пошта і зв'язок тощо;
3) моделювання дій фахівців щодо прийняття управлінських рішень - завдання, яке ґрунтується на методах штучного інтелекту.
Інформаційна система управління - це сукупність засобів для формування, обробки та використання інформації, необхідної для прийняття управлінських рішень.
До базових компонентів інформаційних систем можна зарахувати:
- технічне забезпечення - набір пристроїв, які дозволяють отримувати й обробляти дані;
- програмне забезпечення - це набір програм, що дає можливість технічному забезпеченню обробляти дані;
- базу даних - сукупність відповідним чином організованої інформації, яка зберігається користувачами;
- мережу - пов'язану систему, що дозволяє здійснювати поділ ресурсів різних комп'ютерів;
- процедури - набір інструкцій про те, як комбінувати вищезгадані компоненти для обробки інформації та генерування необхідних виходів;
- спеціалістів - осіб, які працюють з інформаційною системою.
Ключову позицію в інформаційній системі займає система обробки даних. Спочатку дані вводяться в інформаційну систему, далі вони проходять різні форми обробки і трансформуються у "вихідну" інформацію: звіти, аналітичні матеріали, розрахунки й інші матеріали для прийняття управлінських рішень і контролю виконання поставлених завдань.
Розглянемо складову програмного забезпечення більш детально.
Програмне забезпечення (Software) - це набір програм, документів, процедур, повсякденних операцій комп'ютерної системи, що допомагають технічним засобам виконувати різні операції. Найважливішими класами програмного забезпечення є системне і спеціальне (прикладне), у вигляді пакетів прикладних програм (ППП), що дозволяють організаціям здійснювати управління і мати доступ до необхідних даних.
Пакети прикладних програм (ППП) - це сукупність взаємопов'язаних прикладних програм для виконання типових розрахунків у досить формалізованих галузях знань: дослідження проблеми, аналіз даних, моделювання, документування й оформлення результатів.
ППП мають задовольняти загальні вимоги:
- простота освоєння і використання;
- відповідність високим вимогам до введення, перетворення і зберігання даних;
- широкий набір засобів графічного зображення даних і результатів їх обробки;
- можливість включення таблиць і графіків у звіт;
- великий набір методів аналізу даних;
- докладність документації.