Алфавитный указатель

 

В Мировых судьях судебного участка №5 Кировского района г.Перми с каждым последующим документом необходимо создавать дела - для дальнейшего пользования, так как в него прикрепляются все документы, относящихся к конкретному делу и конкретным людям. В конце делопроизводственного года насчитывается неимоверное количество дел, из них чаще всего большую часть составляют незаконченные, неисполненные и неотмененные дела, а это следует, что именно эти дела сотрудники аппарата мирового судьи чаще используют в работе. Для хранения дел на участке мировых судей выделено отдельное помещение. Все дела группируются по видам: гражданские, судебные, административные, уголовные. Месторасположения дел зависит от их вида.

По каждому виду дел в начале года создается алфавитный указатель – справочник, представляющий собой систематизированный предметов или объектов, о которых содержатся сведения в архивных документах с указанием их поисковых данных. На судебных участках указатель составляется по алфавитному признаку, в него вносятся фамилия, имя и отчество ответчиков, номера дел. Как известно, алфавитный указатель является самым распространенным видом, поскольку принцип расположения рубрик в нем наиболее прост и удобен для поиска.

Кроме того, такой указатель не требует особых усилий к его созданию, своевременное внесение данных позволяет увеличить скорость и качественную работу с делами.

При составлении алфавитных справочников на лиц необходимо выполнять ряд требований:

1. построение указателя должно проводиться в строгом соответствии с выбранным принципом расположения рубрик и подрубрик;

2. соблюдение единообразия редакционно-технического и художественно-полиграфического оформления;

3. использование минимального число знаков препинания во избежание перегрузки указателя знаками и пестроты, затрудняющей работу с указателем.

Таких видов справочников у каждого сотрудника аппарата мирового судьи находится несколько.

Рассмотрим алфавитный указатель РЅР° лиц РїРѕ гражданским делам. (Приложение 6).

Его структура достаточно проста, текст представлен в виде таблицы, информация в таблице легче воспринимается, тем более в ней минимальное количество столбцов (всего 2) и минимальное количество информации о деле. В графу 1 вносится фамилия и инициалы гражданина, во 2 - номер дела, например 2-16/14 ПП: первая цифра обозначает вид дела( в данном случае 2 - гражданское дело или судебный приказ), вторая цифра - номер дела. Ее нужно брать с обложки дела, если по какой-то причине не проставлен номер дела на обложке, то нужно посмотреть в судебном приказе, который обычно находится в конце дела. Цифра после косой черты означает годом создания дела. В некоторых делах встречается буквенный указатель. Он ставится в том случаем, если гражданские дела являются судебными приказами. Если гражданские дела выделены в самостоятельные дела, то буквенных обозначений не ставится.

В номере дела ставится 2 буквы, они означают направление информации в деле, например ПН – приказы налоговой инспекции, ПЖ – приказы жилищной службы и т.д.

Алфавитные указатели ведутся на бумажном носителе при отсутствии автоматизированного производства.

Алфавитный указатель формы ведется на каждое привлеченное лицо.

Алфавит, то есть буквы справа, расположенные в алфавитном порядке вырезаются по трафаретному принципу. Каждая буква точно должна следовать одна под другой. Этот алфавит позволяет быстро и точно найти нужную фамилию привлеченного лица, затем номер дела, и следовательно, само дело.

Описанием алфавитного указателя на лиц в судебном участке проводится на уровне единицы хранения.

Основные принципы описания на уровне единицы хранения являются: соответствие информации уровню единицы хранения; взаимосвязь и взаимодополняемость информации; недублированность информации;

Описание имеет СЃРІРѕСЋ структуру Рё состоит РёР· отдельных документов, которые помещаются РІ соответствующие базы данных интегрированной информационной системы РІ судебной архивной отрасли. Полученная совокупность данных используется РІ качестве автоматизированного научно-справочного аппарата ПИ «АМИРРЎВ», который определяется РІ Регламенте использования автоматизированной системы судебного делопроизводства ПИ «АМИРРЎВ», утвержденном приказом Агентства РїРѕ делам юстиции Рё мировых судейВВВВВВВ Пермского края.

Алфавитный указатель на лиц является необходимым элементом для обеспечения удобства работы по обращениям сотрудников участка мировых судей Кировского района г.Перми.

 

2.2.2. Описи дел

 

Одним из востребованных справочников любого архива, в том числе и архива мировых судей судебного участка №5 Кировского района г.Перми являются архивные описи дел. С периодичностью через год необходимо создавать новые экземпляры описей дел, которые называются сдаточными описями. (Приложение 7).

РћРЅРё необходимы для фиксации передачи РІРёРґР° Рё количества дел РІ архив организации. РћРїРёСЃРё включают РІ себя перечень дел Рё предназначаются для учета Рё раскрытия содержания дел. Р’ дальнейшем РѕРїРёСЃСЏРјРё можно пользоваться РІ справочных целях Рё РІ целях оперативного РїРѕРёСЃРєР° документов. ВВ

За составлением описи дел обычно занимается ответственный за архив организации - секретарь суда.

РџРѕСЂСЏРґРѕРє составления Рё оформления РѕРїРёСЃРё дел регламентирован «Основными правилами работы организаций», одобренными решением Коллегии Росархива РѕС‚ 06 февраля 2002 РіРѕРґР°.

Секретарь суда должен определить состав дел к приёму-передаче, руководствуясь номенклатурой дел за соответствующие годы. (Приложение 8). При этом в каждой организации проверяют полноту заведения дел в соответствии с номенклатурой (определяют отсутствие дел согласно номенклатуре) или, наоборот, выявляют фактическое наличие дел, не включенных в номенклатуру дел. Проверяется также правильность формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений они устраняются.

Наконец, секретарь суда приступает к разработке описи дел.

Сдаточная опись дел включают в себя следующие элементы: порядковый номер дела; индекс дела по номенклатуре; заголовок дела, дата вынесения решений; срок хранения дела; количество листов в деле; примечание.

Каждое отобранное для архивного хранения дело включается в сдаточную опись под самостоятельным порядковым номером. Обычно придерживаются схемы систематизации согласно номенклатуре дел. В случае наличия нескольких томов или частей они все вносятся под самостоятельными номерами с указанием фактического количества листов и крайних дат каждого тома или части.

В описи дел не принято повторять одинаковые заголовки. Заголовок первого дела пишется полностью, затем повторяющаяся часть заменяется на слова «То же». Однако в начале нового листа описи заголовок всегда указывается полностью.

В конце документа необходимо указать цифрами и прописью количество дел, включенных в сдаточную опись, указать первый и последний номера дел, литерные и пропущенные номера при их наличии.

Графа «Примечание» используется для отметок об особенностях формирования и физического состояния дел, о передаче дел и т.п.

Опись документов в архив составляется в двух экземплярах (один – в отдел, другой – в архив). Основой для заполнения граф описи служит информация на обложках дел. Если данные сведения неполные, тогда изучают номенклатуру дел и дополняют их.

Передачу дел в архив необходимо проводить только по описям.

Следовательно, можно, сделать вывод, что опись дел является не заменимым элементом в делопроизводстве на предприятии, позволяющая концентрировать список дел в одном месте, для упрощения работы с различными делами и отчетами.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Развитие Рё совершенствование научно-справочного аппарата тесно связанных СЃРѕ справочным аппаратом, которые основываются РЅР° принципах историзма, всесторонности Рё комплексности, Рё строится СЃ учетом системного РїРѕРґС…РѕРґР°, Р° также целостный сложноорганизованный объект, включающий необходимые подсистемы учета Рё описания документов РЅР° едином нормативно-методическом обеспечении. Р’СЃРµ для того, чтобы можно было доступно получать информацию Рё ей пользоваться, Р° это связано СЃ управлением документооборота РЅР° предприятии.

Под управлением документацией представляется собой одно из ключевых направлений деятельности, осуществляемой в рамках документационного обеспечения документов на предприятии. Поэтому, возможно, что конечной целью деятельность под управлением документацией является создание условий, обеспечивающих эффективную обработку документированной информации в обусловленные содержанием деятельности предприятия сроки и с наименьшими материальным затратами. Итак, можно подвести итоги, что главным в процессе управления документацией являются:

-В организация рационального документооборота;

-В контроль исполнения документов;

- оперативное хранение документов, включая их надлежащию подготовку к передаче на архивное хранение;

-В последующие хранение документов РІ архиве.

Таким образом, для более глубокого понимания сущности процесса управления документацией необходимо знать структуру документооборота на предприятии.

 

РћРҐРРђРќРђ РўРУДА РџРИ РАБОТЕ Р’ ОФИСЕ

Работник обязан соблюдать Правила внутреннего трудового распорядка, правила пожарной безопасности, знать места расположения первичных средств пожаротушения Рё пути эвакуации РїСЂРё пожаре. Особенно обязан соблюдать три этапа требований: перед, вовремя Рё после работы.

Электрооборудование, освещение, микроклимат.

Требование при проверки рабочего места перед работы:

- исправное электроосвещение в кабинете;

- проветривание помещения кабинета;

- отрегулирование освещения РЅР° рабочем месте;В

- внешне убедиться в правильности подключения оборудования к электросети, исправности проводов питания и отсутствия оголенных участков проводов;

- включение электрооборудования производить вставкой исправной вилки в исправную розетку для бытовых приборов;

- не допускается наличия в зоне работы лишних предметов;

- сообщить системному администратору обо всех недостатках и неисправностях, обнаруженных при осмотре на рабочем месте.

ВМеры предостороженности РІРѕ время работы.

- выполнение работы той, к которой допущен работником, ответственным за безопасное выполнение работ;

- порядок и чистота в течение дня на рабочем месте;

-В выполение санитарных РЅРѕСЂРј Рё соблюдение режимов работы Рё отдыха;

-В соблюдение правил личной гигиены Рё безопасности труда;

- выполнение рекомендованных упражнений для глаз, шеи, СЂСѓРє, туловища, РЅРѕРі;ВВВВВВВВВВВВВ - соблюдение правил эксплуатации электрооборудования Рё РџРљ РІ соответствии СЃ инструкциями РїРѕ охране труда;

- ВВсоблюдение правил перемещения РІ помещениях Рё РЅР° территории Общества; ВВ

-В хранение документации РІ шкафах РІ специально оборудованном кабинете;

Обязательные действия по окончанию работы.

- отключить электрическое оборудование от электросети, вынув вилку подводящего электропривода аппарата из розетки, держась за изолированную часть вилки;

- привести в порядок свое рабочее место;

- обо всех недостатках в работе оборудования сообщить в информационно-технический отдел;

- проверить противопожарное состояние кабинета;

- закрыть окна;

-В Ввыключить свет;

- Вотключить кондиционер;

-В Взакрыть двери.

Охрана труда – это правила, которые необходимо соблюдать для того. чтобы уберечь свое здоровье от вредных, опасных и других видов факторов на долгие годы.

РћРҐРРђРќРЈ РџР•РЕДЕЛАТР(выделить СЃРїРёСЃРєРѕРј главное, может быть – РїРѕ разделам разбить)

 

СПИСОК ЛИТЕРРђРўРЈРР«

Федеральный закон «Об информации,информатизации и защите информации» - принят Государственной думой 8.07.2006 года №149;

ГОСТ Р7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
ВВ— утв. приказом Федерального агентства РїРѕ техническому регулированию Рё метрологииВВВ 17.10.ВВВВВВВВ 2013Рі./в„–1185-СЃС‚;

Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах

исполнительной власти - утверждённая приказом Федеральной архивной службы РРѕСЃСЃРёВ 27.11.2000 / в„–68;

«Перечень типовых управленческих документов, образующихся РІ деятельности организаций, СЃ указанием СЃСЂРѕРєРѕРІ хранения». - утв. Росархивом 06.10.2000 Рі.;

«Основные правила работы государственных архивов РФ» - утв. приказом Росархива 13.02.2002;

«Основные Правила работы архивов организаций» - одобрены решением Коллегии Росархива 06.02.2002;

Проект «Общих правил документации Рё документооборота» - подготовилВ

«Институт техники управления», 1931г.;

Единая государственная система делопроизводства — принята приказом Главархива 25.05.1988 г. № 33;

Учебник - Непогода А.В., «Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации», Л, 2008.;

Учебное РїРѕСЃРѕР±РёРµ - Кирсанова Рњ.Р’. «Современное делопроизводство» – Рњ. ИНФРРђ-Рњ. РќРѕРІРѕСЃРёР±РёСЂСЃРє. 2010;

Учебное РїРѕСЃРѕР±РёРµ – Рогожин Рњ.Р®. «Делопроизводство» – Рњ.: Проспект, 2008;

Журнал – «Секретарь-Референт» – Проффессиональное издательство, 2002 — 2016;

ПИ«АМИРРЎВ» [электронный ресурс] / http://mirust2.permkrai.ru/dokumenty/

 

 

Приложение 1

 

 

ИНСТРУКЦИЯ

РџРћ СУДЕБНОМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ РќРђ СУДЕБНОМ УЧАСТКЕ