Словник використання WBS (каталог CTR «Витрати - час - ресурси»).
Організаційна структура проекту (ОBS) стосується тільки внутрішньої організаційної структури проекту і не зачіпає відносин проектних груп чи учасників з батьківськими організаціями. Будується ОBS аналогічно робочій структурі, а саме [1]:
- на першому рівні відображається організаційна структура як єдиний елемент;
- на другому і нижчих рівнях триває поділ структури на основні організаційні елементи.
Цей процес повторюється до найнижчого рівня — базових робочих груп (змішаних цільових або функціональних), а при реалізації малих проектів — до окремих виконавців.
Обсяг робіт для цих найнижчих організаційних рівнів являє собою найнижчі елементи WBS, кожний з яких можна планувати і контролювати як окремі одиниці.
Таке саме правило чинне для створення OBS. Кількість рівнів залежить від розміру проекту (табл. 3.2).
Поєднання робочої та організаційної структур дає змогу інтегрувати, планувати і контролювати роботу і порівнювати її виконання по підрозділах і організації загалом. Кожний менеджер у цій ієрархії має свій набір планів і звітів по своїх сферах відповідальності.
Таблиця 3.2. Види структурних одиниць проекту залежно від розмірів
| Рівень | Мала організація | Середня організація | Велика організація | Комплексна організація |
| Загальна організація | Загальна організація | Загальна організація | Комплексна організація | |
| Відділи | Дивізіони | Компанії | Організація індивідуальних проектів | |
| Групи | Відділи | Дивізіони | Компанії | |
| — | Групи | Відділи | Дивізіони | |
| — | — | Групи | Відділи | |
| — | — | — | Групи |
Роботи найнижчого рівня WBS притаманні як WBS, так і OBS, тобто це - фундаментальні блоки обох структур.
Облік витрат кожної роботи полягає у її визначенні, плануванні ресурсів і бюджету; ці набори планів є фундаментальними блоками, або найнижчим рівнем у ієрархічній системі двоспрямованої системи планування і контролю.
Облік витрат будується на таких принципах:
1. Одна особа відповідає за витрати.
2. Провадиться ретельне визначення робіт, які виконуються й оцінюються.
3. По кожному робочому пакету існують плани, як-то: календарний графік; ресурси; бюджет витрат.
4. Виконується аналіз і складаються звіти.
Ключем до інтеграції окремих елементів проекту є систематизована система кодування, яка допомагає структурувати проект, визначити елементи обліку витрат, WBS i OBS і встановити їхні взаємовідносини. Вона використовується, щоб відокремити і водночас поєднати все: роботи, їх планування і контроль, ресурси і кошти, облік, оцінку тощо.
Кодування WBS.
1. Код першого рівня. Проект, як правило, кодується одно- чи двозначним числом (наприклад - «8», тому усі дані, закодовані з початковою цифрою «8», належать до цього проекту).
2. Код другого рівня. Наступні одна чи дві цифри WBS-коду представляють елементи WBS другого рівня. Якщо використовуємо цифрову нумерацію — можна нумерувати дев’ять елементів, літерову — відповідно до літери абетки.
Усі плани, бюджети, витрати, звіти, оцінки, матеріали і т. ін. для цих елементів WBS даються під цим кодом, наприклад, під кодом 82 можна буде знайти будь-які характеристики робіт з поставок і монтажу устаткування:
3. Код третього рівня. Для наступного рівня додається ще одна цифра.
Наприклад, для поставок і монтажу устаткування:
Кодування ОBSаналогічно WBS. Тобто, при кодуванні організаційної структури перша цифра представляє організацію в цілому; друга — відділи; третя — групи.
Облік витрат.Коли комбінуються два коди, визначаються витрати стосовно WBS і ОBS. WBS-словник або CTR-каталог. У зв’язку зі створенням WBS/ОBS-структур та кодуванням їх потрібно створити словник, який би визначав елементи й облік витрат (табл. 3.3). Це гарантує розуміння кожним залученим до проекту значення і змісту кожного з елементів WBS або ОBS. Словник може бути розширений визначенням обсягу робіт, витрат, ресурсів та обмежень за часом. Це може бути подано у вигляді каталогу «Витрати –– час — ресурси» (Cost — Time –– Resources, або CTR).
Таблиця 3.3 CTR-словник
| Номер | Код роботи | Зміст роботи | Витрати, грн | Тривалість, дні | Необхідні ресурси |
| … 3. | 813-42 | Навчання системних аналітиків | Тренери - 2 особи Аудиторія - 5 днів |
Роботу зі систематизації і поєднання робіт треба обов’язково виконати на певній стадії планування проекту. Для кожного виду діяльності потрібно визначити час, ресурси і витрати, щоб у подальшому формувати систему планів і здійснювати їх контроль, причому сума витрат і ресурсів за видами діяльності має відповідати витратам і ресурсам, виділеним для цього підрозділу, і навпаки.