Методы проверки отдельного документа
Методы исследования отдельного документа включают в себя формальную, нормативную и арифметическую (счетную) проверки.
Формальная проверка - это внешний осмотр бухгалтерского документа, изучение и взаимное сопоставление его реквизитов.
Начальная стадия осмотра может привлечь внимание проверяющего к отдельным отклонениям от формальных требований:
- отклонению от правил составления и оформления документов. При этом первичные документы составляются по форме, содержащейся в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации. Все самостоятельно разрабатываемые формы документов подлежат обязательному утверждению в составе иных документов, утверждаемых при формировании учетной политики организации;
- отсутствию каких-либо реквизитов (печати, подписи, части текста и т.п.). Обязательные реквизиты документа находят закрепление в п. 2 ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете";
- наличию сомнительных реквизитов, свидетельствующих о признаках материального подлога (подчисток, травления, подклеек, приписок, иных изменений цифровых и текстовых записей);
- наличию излишних реквизитов. Этот факт, как правило, свидетельствует о стремлении определенного лица внешне придать документу наибольшую достоверность и силу. К их числу также относятся различные пометки, посторонние записи на тексте документа, которые могут быть как напоминанием о сущности совершенного подлога, так и сигналом для сообщников;
- несоответствию документов реальной обстановке их составления, использования и хранения (чистые, немятые путевые листы, накладные материальных складов и др.);
- противоречиям между реквизитами документа. Они бывают формальные, то есть между самими реквизитами (например, несоответствие между штампом и печатью по названию предприятия), и логические, проявляющиеся в необычном их сочетании или находящиеся в противоречии с нормальной хозяйственной деятельностью предприятия.
Успех применения формальной проверки при выявлении признаков противоправных деяний и нарушений финансовой дисциплины находится в прямой зависимости от знания:
- порядка заполнения бухгалтерских документов;
- слабых звеньев в учетном процессе;
- уязвимых хозяйственных операций, используемых преступниками в своих корыстных целях;
- применения апробированных ревизионной практикой приемов распознавания доброкачественности документов.
Нормативная проверка содержания отдельного документа предусматривает его изучение с точки зрения соответствия действующим законам, нормативным актам, инструкциям, правилам, ГОСТам, ОСТам, ТУ, нормам расхода сырья, правильности применения расценок, размера налогов и т.п., а также целесообразности, правомерности отраженной в нем хозяйственной операции.
Применение данного метода позволяет установить оформленные соответствующим образом, но незаконные по своему содержанию документы. В силу указанных причин такие документы являются недоброкачественными, дефектными.
Вместе с тем существуют объективные ограничения использования нормативной проверки работниками правоохранительных органов. Они связаны с наличием большого числа действующих правил оформления различных учетных документов. При этом наряду со знанием бухгалтерского учета очень часто возникает необходимость изучения нормативно-правовых актов, знания технологии, товароведения. Поэтому применение данной проверки характерно, в основном, для деятельности соответствующего специалиста-бухгалтера или ревизора.
Арифметическая (счетная) проверка заключается в установлении правильности сделанных в документе подсчетов итоговых сумм.
С ее помощью можно выявить арифметические несоответствия между частными и итоговыми суммами. Названные несоответствия могут быть выявлены как по горизонтальным строчкам (например, при умножении или сложении), так и по вертикальным (правильность подсчета по отдельным колонкам и итоговой сумме, выраженной как в количественном, натуральном, так и в стоимостном выражении). Она также позволяет установить правильность вычисления процентов, умножения количественных показателей на целостные и т.п.
Арифметически может быть проверена правильность обобщения данных первичных документов в регистрах бухгалтерского учета, а также правильность переноса данных из регистров бухгалтерского учета в бухгалтерскую отчетность.
С помощью названного приема могут быть выявлены следующие подлоги в первичных и сводных документах:
- завышение или занижение итоговых сумм по горизонтальным и вертикальным строчкам;
- последующие дописки штрихов и цифр - как в итоговых суммах, так и в отдельных строчках и колонках.
Применение арифметической проверки первичных документов не требует от работников правоохранительных органов специальных бухгалтерских познаний для технической (счетной) работы с документами. Вместе с тем существуют и определенные объективные ограничения использования названного метода. Они связаны (как показывает практика):
- во-первых, с использованием процентов, индексов, нормативов;
- во-вторых, с существующими в ряде случаев правилами выведения итоговых сумм (рубежных, нарастающим итогом и т.д.) в сводных, накопительных и иных документах;
- в-третьих, зачастую возникает необходимость применения счетных устройств (микрокалькулятора, компьютера и др.).
С учетом этого очень часто техническая работа с документами при проведении счетной проверки является прерогативой соответствующих специалистов.
Отличительной чертой всех трех рассмотренных приемов является их простота в применении и высокая поисковая значимость при проведении проверок и ревизий. С их помощью юристы-практики и ревизоры могут из большого объема документов выявить наиболее сомнительные и подвергнуть их всесторонней и глубокой проверке.
Вместе с тем подозреваемые лица с целью сокрытия следов хищений и иных злоупотреблений часто изготавливают подложные документы, которые по своему внешнему виду не отличаются от подлинных и внутренних противоречий не содержат. Подобного рода несоответствия выражаются иногда в виде противоречий в содержании нескольких взаимосвязанных документов, поэтому требуют исследования этих связанных между собой документов.