Способы сокрытия излишков при инвентаризации
Для сокрытия излишков могут использоваться следующие приемы:
А) направленные на искажение данных бухгалтерского учета об остатках имущества по учету:
1. Непосредственно перед инвентаризацией материально ответственное лицо выписывает бестоварный или безденежный приходный документ на имущество, имеющееся в излишках, который включает в свой материальный товарный или кассовый отчет. В результате по учету имущество, указанное в этом документе оприходуется и остаток по учету увеличивается на сумму документа. Но поскольку документ бестоварный или безденежный, фактически имущество не получено, тем самым достигается выравнивание учетных остатков с данными о фактическом наличии.
Для выявления такого приема сокрытия излишков необходимо на всех документах, составленных в день инвентаризации сделать надпись «до инвентаризации». В отношении документов, которые вызывают сомнение, следует провести встречную проверку.
Сомнительные документы могут быть выявлены путем хронологического анализа приходных операций по дням каждого месяца за ряд межинвентаризационных периодов. Поскольку бестоварные приходные документы выписывают, как правило, непосредственно перед инвентаризацией, то именно в эти дни возрастает сумма прихода по сравнению с остальными днями в исследуемом периоде. Дальнейший анализ документов именно за эти дни позволит установить организации, от которых чаще всего оформляется приход имущества непосредственно перед инвентаризацией. Затем проверяется реальное поступление имущества от таких организаций. Если будет установлено, что фактически имущество не поступало, необходимо сделать встречную проверку с поставщиками, указанными в сомнительных документах. Обычно этих действий бывает достаточно для выявления бестоварных приходных документов.
Аналогично можно выявить и бестоварные расходные документы, используемые для сокрытия недостачи. При этом хронологический анализ проводится в отношении расходных, а не приходных операций.
2. Оприходование по учету в данном инвентаризационном периоде имущество, фактически полученное в следующем инвентаризационным периоде. Другими словами, приходный документ на имущество, фактически поступившее материально ответственному лицу после инвентаризации включается в материальный, товарный или кассовый отчет до проведения инвентаризации. Например, инвентаризация кассы начата в 12 часов дня 1 октября. В отчет должны быть включены все документы на деньги, полученные до этого часа. Фактически, с целью сокрытия излишков, в отчет включаются документы на деньги, поступившие в этот же день, но после начала инвентаризации, т.е. после 12 часов.
Этот прием также позволяет искусственно выравнивать учетные остатки с их фактическим наличием.
Для выявления такого приема необходимо, как и в предыдущем случае, делать на документах выписанных в день инвентаризации до ее проведения надпись «до инвентаризации». Это позволит предотвратить включение в отчет документов выписанных в день инвентаризации, но после ее проведения. Данное правило справедливо как для приходных, так и для расходных документов. Соблюдение этого правила позволяет выявлять сокрытие не только излишков, но и недостачи имущества. В последнем случае может применяться включение в отчет расходного документа на отпуск имущества, фактически переданного после инвентаризации.
3. Искажение данных материального, товарного или кассового отчета путем: а) внесения в них бездокументных записей о приходе имущества; б) искажения арифметических итогов в сторону увеличения о приходе имущества и в сторону уменьшения о расходе имущества; в) искажение учетных данных об остатках имущества на начало периода в сторону увеличения при их переносе из предыдущего отчета; г) искажения в сторону увеличения арифметических итогов об остатках имущества на дату инвентаризации.
Для обнаружения такого способа сокрытия излишков необходимо проверить обоснованность записей в отчете материально ответственного лица надлежащими первичными документами, а также провести арифметическую проверку подсчетов итогов оборотов и остатков и проверить правильность переноса остатков из одного отчета в другой.
Б) направленные на искажение данных о фактическом наличии имущества на дату инвентаризации:
1. Не включение в инвентаризационную опись части имущества, фактически имевшегося в наличии.
2. Внесение искажений данных о наличии имущества, путем подлогов в инвентаризационной описи. Например, могут искажаться цена или количество в сторону уменьшения, с тем, чтобы уменьшить сумму имущества против его фактической стоимости.
В обоих вышеназванных случаях материально ответственное лицо должно вступить в сговор с лицом, делающим записи в инвентаризационной описи.
В целях обнаружения данного приема следует контролировать правильность записей в инвентаризационной ведомости, для чего можно вести такую ведомость в нескольких экземплярах разными лицами.
3. Заявление относительно фактически имевшегося в наличии имущества о том, что оно не принадлежит организации, а, например, получено в аренду, находится на ответственном хранении, принято в переработку и т.п.
В случае получения такого заявления необходимо проверить обоснованность поступления имущества от вышеназванных источников договорами (аренды, переработки), перепиской (о приеме на ответственное хранение), и первичными документами. При необходимости можно сделать встречную проверку.
4. Заявление относительно имеющегося в наличии имущества о том, что оно ранее списано по учету. Для проверки такого заявления необходимо изучить имеющиеся акты на списание имущества и проверить правильность реквизитов в этих актах, в том числе и путем получения объяснений от лиц, подписавших акты на списание имущества.
5. Искажения в сторону уменьшения количества и снижения качества имущества в случаях, когда для определения количества или качества необходимы знания технолога или товароведа.
Для предотвращения такого способа сокрытия излишков необходимо привлекать к участию в инвентаризации не заинтересованных в ее исходе технологов и товароведов.
На практике могут применяться комбинации из вышеназванных приемов, а также и некоторые другие способы.