Помилки в бухгалтерських записах, способи їх виявлення і виправлення
У процесі облікової реєстрації господарських операцій можуть виникнути помилки - від простих описок до неправильної кореспонденції рахунків. Для забезпечення достовірності показників обліку необхідно до складання звітності перевірити правильність облікових записів і виправити їх (якщо вони мали місце). Помилки виявляють різними способами залежно від їх характеру і форми ведення бухгалтерського обліку. Так, при меморіально-ордерній формі повнота і правильність облікових записів встановлюється звіркою підсумків дебетових і кредитових оборотів синтетичних рахунків в оборотній відомості з підсумком обороту реєстраційного журналу. Обороти і залишки по аналітичних рахунках в оборотних відомостях порівнюють з даними відповідного синтетичного рахунка.
При журнально-ордерній формі записи в облікових регістрах звіряють з даними первинних документів, що послужили підставою для записів у них. Крім того, система регістрів журнально-ордерної форми побудована так, що дає змогу контролювати правильність облікових записів шляхом взаємної звірки підсумків окремих журналів-ордерів і допоміжних відомостей. Про проведення таких перевірок бухгалтер робить відповідні відмітки і ставить свій підпис.
Поширеним способом виявлення помилок є суцільна перевірка пунктуванням записів. Суть його полягає у тому, що всі записи в обліковому регістрі, в якому виявлені розбіжності, послідовно звіряють з документами або іншими обліковими регістрами, в яких відображені ті самі операції. Перевірену суму позначають знаком "V" або крапкою (пунктують). При цьому видно, які записи уже перевірено і де ще може бути помилка.
У бухгалтерському обліку можуть траплятися помилки внаслідок неправильно складеної проводки. Такі помилки можуть бути виявлені при перегляді кореспондуючих рахунків або ознайомленні з економічним змістом відображених в обліку операцій.
Порядок виправлення помилок залежить від їх характеру і часу виявлення. Діючим Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку передбачено виправлення помилок такими способами: коректурним, "червоним сторно" (від'ємних чисел) і доповнюючих проводок.
Коректурний спосіб виправлення помилок полягає у тому, що неправильний запис закреслюється однією рискою так, щоб можна було прочитати закреслене, а зверху пишуть правильну суму (або текст). Виправлення помилки повинно бути застережено надписом "Виправлено" і підтверджене підписом: у документі - особи, що підписала документ, в обліковому регістрі - особи, що зробила виправлення з зазначенням дати. Цим способом користуються для виправлення описок або арифметичних помилок, допущених в документах (окрім банківських, касових і цінних паперів) або в облікових регістрах, якщо помилка була швидко виявлена і не позначилася на підсумках облікових записів.
Якщо ж помилка звязана з неправильною кореспонденцією рахунків або виявлена після підбиття підсумків в облікових регістрах, виправляти її коректурним способом не можна, тому при закресленнях і виправленнях записів у кількох місцях регістр набуває неохайного вигляду. Помилки такого характеру виправляють способом "червоного сторно" або доповнюючих бухгалтерських проводок.
Спосіб "червоного сторно"* полягає в тому, що неправильний бухгалтерський запис роблять повторно в тій саій кореспонденції рахунків, що й помилковий запис, але червоним кольором, що означає від’ємні числа. При підбитті підсумків суми, записані червоним кольором, віднімаються. Одночасно звичайним чорнилом роблять другий запис із зазначенням правильної кореспонденції рахунків і суми. В результаті одержують правильне відображення операції в обліку.
Виправлення помилок с цим способом оформляють спеціальною бухгалтерською довідкою, в якій робиться посилання на номер і дату помилкового запису, що підлягає виправленню, а також документа, який послужив підставою для цьога запису.
Для уникнення можливого порушення тотожності показників поточного обліку і звітності після складання балансу та інших форм звітності ніякі виправлення в облікових записах за звітній період, як правило, не дозволяються. Уточнення звітніх даних і виправлених помилок, що стосуються минулого звітнього періоду, відображаються у регістрах наступного звітнього періоду при відкритті рахунків.