Інформація, її види та роль в менеджменті.
ІНФОРМАЦІЯ І КОМУНІКАЦІЇ В МЕНЕДЖМЕНТІ
План.
1. Інформація, її види та роль в менеджменті
2. Вимоги, що пред`являються до інформації
3. Поняття комунікації, її основні цілі і функції
4. Комунікаційний процес
5. Різновиди комунікацій
6. Неформальні комунікації
7. Управління комунікаційними процесами
Інформація, її види та роль в менеджменті.
У загальному розумінні інформація – це документовані або публічно оголошені відомості про події та явища, що відбуваються у суспільстві, державі та навколишньому природному середовищі. При цьому інформація відображає стан та його зміни в певній системі.
Інформація виступає як основа процесу управління. За допомогою інформації реалізується зв’язок між суб’єктом і об’єктом або між керуючою і керованою частинами системи управління.
Інформація у роботі менеджера є засобом обґрунтування рішення. Вона необхідна йому для успішного виконання виробничих і соціальних завдань організації у конкурентному середовищі.
Управління має справу з величезними масштабами інформації, розмір якої безперервно збільшується в міру росту обсягів виробництва продукції. В цілому обсяг інформації зростає майже пропорційно квадрату росту обсягу виробництва.
Отримання великих обсягів інформації виливається для менеджерів у серйозну проблему. Для того, щоб ідентифікувати тільки необхідну для вирішення якоїсь проблеми інформацію, необхідно "перебирати" велику кількість даних.
Дані– це "сирі" факти та цифри, в яких немає нічого особливого і які самі по собі не можуть бути корисні для менеджерів. Для того, щоб витягти "крупинки потрібного", "сировину" необхідно обробити, отримати законний інформаційний продукт, що має безпосереднє відношення до управлінської задачі.
Проблема ефективної ідентифікації корисної інформації та забезпечення доступу до неї менеджерів і співробітників набуває все більшої гостроти. Інформація – це перетворені в певному контексті дані, що є змістовними та корисними для конкретних користувачів. Зміст інформаційної роботи полягає в тому, щоб зібрати дані і перетворити їх в інформацію, тобто відібрати з них нові й корисні, а також надати їм форму, при якій вони будуть використані у найкоротший час.
Роль інформації неоднакова для різних етапів або стадій процесу управління. На одних стадіях управління важливий обсяг інформації, її види, можливості одержання нової, додаткової інформації, на других – її рух, на третіх – можливості її обробки.
Так, при визначенні мети управління важливий обсяг інформації, її новизна, цінність, повнота тощо. Чим більше відомостей про сучасні наукові дослідження використано під час розробки мети управління, тим об’єктивніше формулюється ціль, тим значніша вона для процесу управління.
В оцінці ситуації найбільше значення мають види інформації, що визначають можливість комплексного і системного підходу до цієї оцінки, а в подальшому – до розробки управлінських рішень. На стадії розробки управлінських рішень і аналітичної діяльності велику роль відіграють можливості обробки відібраної для одержаного рішення інформації, що залежать від форми її подачі.
Для того щоб прийняти правильне рішення, необхідно мати певну кількість інформації. Проте обсяг інформації не може визначатися тільки кількістю документів, сторінок, показників. Можна збирати і обробляти величезні масиви відомостей, які або будуть не потрібні для прийняття рішень, або їх не можна буде засвоїти і використати. Інколи короткі документи можуть бути більш змістовними, ніж великі доповіді й довідки.
Правильне визначення кількості інформації дає змогу уникнути перевантаження керівників і спеціалістів, оскільки існує показник межі інформації, яку може переробити людина за певний період. На практиці здебільшого спостерігається перевантаження інформацією управлінського персоналу приблизно у 3–4 рази порівняно з нормами.
Слід пам`ятати, що процес управління не можна повністю зводити до перетворення інформації. Його зміст значно більший. Дія на людину – цене стільки акт передачі їй інформації, скільки складний соціально-психологічний процес взаємодії людей, який містить такі фактори, як обов’язок, воля, авторитет, мораль та ін.
Одна і та ж інформація по-різному діє на різних людей. І це через те, що не тільки інформація діє в процесі управління, а людина діє на людину, по-різному використовуючи при цьому інформацію як основу і засіб дії в залежності від того, хто або що є об’єктом дії.
Інформацію, що використовується в процесі управління можна класифікувати за багатьма ознаками.
1) за сферою застосування – науково-технічна, економічна, правова, метеорологічна, агробіологічна, соціально-політична, ідеологічна та ін.
2) за формою відображення – візуальна (текст, графіки, таблиці, табло та ін.), аудіо інформація (сприймається на слух завдяки звукозапису), аудіовізуальна (поєднує інформацію у формі зображення і звуку);
3) за формою подання – цифрова, буквена і кодована;
4) за порядком виникнення – первинна і похідна;
5) за характером носіїв інформації – документована і недокументована;
6) за призначенням інформацію поділяють на планову, обліково-бухгалтерську, звітну, статистичну, виробничо-оперативну, розпорядчу, довідкову, нормативну;
7) за напрямом руху – вхідна і вихідна;
8) за способом передачі: ту, що передається усно, поштою, телефоном, телетайпом, факсом;
9) за періодичністю – на систематизовану (змінну, добову, декадну, квартальну та ін.) і ймовірну, обумовлену зовнішніми і внутрішніми виробничими подіями (вихід з ладу техніки, затримка з поставкою пального, насіння та ін.);
10) за стабільністю – умовно-перемінна, умовно-постійна;
11) за способом обробки – що піддається і що не піддається механізованій обробці.
12) За місцем виникнення розрізняють зовнішню інформацію, що надходить від вищих органів, а також підприємств, організацій і установ, які підтримують з об’єктом управління господарські зв’язки, і внутрішню – виникає на підприємстві (в об’єднанні).
Інформація, яка використовується в господарському управлінні, існує у вигляді масивів, потоків, а також у розсіяному, незібраному вигляді.
Масиви – це сукупність упорядкованих даних: інформаційні фонди, матеріали статистичних управлінь, архівів, бібліотек тощо.
Інформаційні потоки – сукупність повідомлень (з однаковими або близькими властивостями), що розподілені у даній системі з метою здійснення управління
Потоки інформації різноманітні: потоки висхідної інформації – основа для розробки рішень; потоки низхідної інформації – це постанови, рішення, вказівки вищих організацій; потоки регулюючої інформації – зазначені вище документи і деякі спеціальні нормативні положення.