Другий напрямок наукової організації управлінської праці - розподіл і кооперація праці (див. тему 3). 1 страница
Третій напрямок наукової організації управлінської праці -технічне забезпечення і механізація праці.
Так, необхідність широкого використання засобів оргтехніки виникає у зв'язку з переходом до ринкових відносин, зростанням виробництва і зміною номенклатури товарів, а також збільшенням обсягів інформації, що вимагає швидкої її обробки. Традиційні прийоми збору, обробки і передачі інформації стають малоефективними, а це вимагає пошуку і упровадження високопродуктивних систем механізації та автоматизації управлінської праці.
Упровадження навіть найпростіших засобів техніки управління скорочує затрачуваний на обробку документів час приблизно на 20 %, а системне їхнє застосування збільшує продуктивність управлінської праці в 3 рази.
Крім того, широке використання різних технічних засобів дозволяє здійснити перехід на якісно новий рівень управління, сприяє ефективному рішенню багатьох управлінських задач, забезпечує обробку інформації в мінімально короткий термін.
Однак варто мати на увазі, що застосування технічних засобів управління повинно здійснюватися на основі комплексного підходу, з урахуванням глибокого аналізу техніко-економічних показників керованої системи. Це пов'язано з тим, що засоби оргтехніки не є самі по собі універсальним засобом підвищення продуктивності праці працівників адміністративно-управлінського персоналу. Разом з тим вони можуть надати дієву допомогу в зниженні витрат часу на виконання технічних операцій по обробці інформації і тим самим збільшити ресурси часу на творчі процеси, зробити управлінську працю більш інтенсивною і результативною.
Виділяють два основних напрямки механізації й автоматизації управлінської праці:
- реалізується шляхом упровадження сучасних електронно-обчислювальних систем, розробки економіко-математичних методів і моделей і використання на їхній основі АСУ;
- реалізується за допомогою застосування організаційної техніки і розроблених на її основі організаційних проектів та систем комплексної механізації та автоматизації управлінської праці.
У залежності від використання тих або інших засобів організаційної техніки можна виділити три основних напрямкимеханізації та автоматизації управлінської праці:
- механізація окремих операцій;
- механізація груп операцій і процедур управління;
- створення систем комплексної механізації та автоматизації процесів реалізації усіх функцій управління.
Організаційною технікою, або технікою управління прийнято називати сукупність засобів, що використовуються для раціональної організації та автоматизації управлінських робіт з метою підвищення оперативності, ефективності і культури управління.
Механізації, в першу чергу, підлягають бухгалтерський і первинний облік, оперативне керівництво, планові розрахунки, діловодство, облік кадрів, загальне керівництво, господарсько-технічне обслуговування.
Ступінь механізації управлінської праці внаслідок її кооперації є різною. Так, на етапі збору і передачі інформації праця працівників системи управління за своїм змістом є переважно технічною, допоміжною. Вона характеризується повторюваністю і масовістю операцій, що дозволяє ефективно використовувати засоби оргтехніки. На етапі аналізу та обробки інформації переважають логічні операції.
У залежності від характеру роботи з інформацією засоби оргтехніки можна об'єднати в наступні основні групи:
- засоби виготовлення документів;
Складання документів - один з найбільш масових процесів в апараті управління. Дослідження показують, що витрати на створення документів ручним засобом багаторазово перевищують витрати із застосуванням комплексу технічних засобів.
- засоби копіювання і множення документів;
Сучасна копіювально-множна техніка представлена великою кількістю різноманітних пристроїв. У практиці склалося кілька методів копіювання - світлокопіювання, фотокопіювання, термокопіювання, електрографічне копіювання та ін. Найбільш прогресивними методами є електрографія і мікрофільмування. Ефективність мікрофільмування полягає у підвищенні оперативності пошуку інформації, що зберігається, економії (до 90-95 %) площі архівних приміщень. Найбільш часто використовуються ксерокси різних модифікацій.
- засоби обробки інформації;
Машини й устаткування цієї групи засобів механізують роботи, пов'язані з прийомом і обробкою документів. Вони можуть використовуватися окремо, а також поєднуватися у комплекси. Сюди належать пристрої для розкриття і заклеювання конвертів, фальцювальні машини і пристрої, адресувальні і штемпелювальні засоби, засоби скріплення і склеювання документів та ін. В умовах АСУ засоби обробки інформації забезпечують управління ходом рішення задач по заданих алгоритмах і здійснюють обмін інформацією з пристроями введення-висновку, із зовнішніми запам'ятовуючими пристроями, з лініями зв'язку. Сюди входять також обчислювальні машини, комплекси і процесори з оперативною пам'яттю різних типів ЕОМ.
- засоби збереження, групування і пошуку документації;
Практика управління вимагає організації централізованого збереження інформації. Для цієї мети використовується спеціальне устаткування для збереження документів (блоки підвісного збереження, спеціальні шафи, секційні і рухливі стелажі), різного роду комп'ютерні системи.
- засоби передачі інформації;
Ці засоби повинні забезпечувати передачу інформації, можливість функціонування інших систем управління організацією. Вони належать до основних систем технічної бази управління, що включають системи професійного радіозв'язку (радіостанції, радіотелефони) і радіотелефонні системи; директорські комп'ютери; автоматичні номеронабирачі; автовідповідачі і різного роду селекторні пристрої.
- засоби обчислювальної техніки.
Цю групу засобів складають лічильно-клавішні механічні й електронні машини. Використовуються комп'ютерні лічильно-вирішальні системи.
Четвертийнапрямок наукової організації управлінської праці-нормування праці(див. тему 5).
П’ятийнапрямок наукової організації управлінської праці- сприятливий режим і умови праці.
Так, продуктивність управлінської праці знаходиться у прямій залежності від стану робочих місць і умов, в яких працює менеджер. Значення розглянутої проблеми підсилюється у зв'язку з появою нових організацій ринкового типу, коли відбуваються суттєві якісні зміни в системі управління економічними і соціальними процесами.
Раціональна організація робочого місця менеджера забезпечує створення в управлінській діяльності максимальних зручностей і сприятливих умов праці, підвищує змістовність роботи. В даний час розроблено більш 5 тис. типових проектів організації робочих місць для різних категорій адміністративно-управлінського персоналу. У їхній основі лежать принципи, представлені на рис.2.4.
Окрім цих принципів при організації робочих місць апарату управління необхідно дотримувати ряд економічних, ергономічних і естетичних вимог (рис.2.5).
Матеріальна і моральна зацікавленість. Менеджер повинен сформувати систему мотивів, що спонукують робітників систематично поліпшувати режим і умови їхньої праці.
Зручність меблів. Задача полягає в тому, щоб обрати габарити і форму меблів з обліком антропометричних даних особистості.
| Принципи організації праці керівника | |||||||||
| 
| 
| |||||||
| Делегування повноважень | Спеціалізація | Паралельність | Пропорційність | Ритмічність | |||||
| керівник передає підлеглим право самостійно вирішувати заздалегідь визначені задачі | спеціаліза-ція (поділ) праці по функціях управління | одночасне виконання різних операцій процесу управління | одночасний рівномірний розподіл обсягу робіт з урахуванням їх складності для кожного працівника апарату управління | якісне виконання функцій управління у просторі та у часі | |||||
Рис.2.4 - Принципи раціональної організації управлінської праці
    Вимоги до організації робочого місця менеджера
| |||||
| |||||
| Матері-альна і моральна зацікав-леність | Зручність меблів | Наявність засобів оргтехні-ки | Раціо-нальний режим праці і відпо-чинку | Сприятливі санітарно-гігієнічні і естетичні умови праці | |
Рис. 2.5 - Вимоги до організації робочого місця менеджера
Наявність засобів оргтехніки. Робоче місце повинно бути обладнане відповідною оргтехнікою, а отже, створена технологія ефективного її використання.
Сприятливі санітарно-гігієнічні і естетичні умови праці. У приміщенні повинні бути оптимальними температурний режим, освітлення, вологість повітря, колір стін, меблів і т.п.
Раціональний режим праці і відпочинку. Ненормований робочий день менеджера робить необхідним встановлення йому гнучкого графіка виходу на роботу з урахуванням стомлюваності людини.
На основі детальних спостережень було встановлено чергування періодів вищої працездатності і стомлення управлінських працівників протягом робочого дня (рис.2.6).
Зміна фун-
кціональ-
них показ-
ників
Години роботи
Рис.2.6 - Графік зміни працездатності людини протягом робочого дня
Як видно з рис.2.6, працездатність людини змінюється протягом робочого дня і може бути поділена на три фази. Тривалість першої фази (фаза впрацьовування (а)у залежності від виду праці коливається від декількох хвилин до 1 год. У завершенні цієї фази організм працівника переходить у так званий "стійкий стан" (b), що характеризується найвищою для даного індивіда ефективністю і стійкістю. Тривалість цієї фази залежить від інтенсивності праці, умов зовнішнього середовища і суб'єктивного відношення людини до своєї роботи.
Як правило, через 3-4 години працездатність починає знижуватися, увага розсіюється, рухи сповільнюються, зростає кількість помилок (період с). Звичайно до цього періоду пристосовують обідню перерву (d). Після обідньої перерви організм знову проходить через фазу впрацьовування.
Найбільш відповідальним моментом у роботі з раціоналізації управлінської праці є планування заходів щодо створення сприятливих умов праці керівників і фахівців організації. Вони можуть розроблятися на різних рівнях управління (нижчому, середньому і вищому). На основі вивчення різних аспектів трудового процесу складається комплексний план раціональної організації праці (табл.2.1).
У цьому плані відображають заходи відповідно до основних напрямків раціональної організації праці.
На першому етапіготується об'єкт планування й обсяг робіт, мета проведених заходів.
Таблиця 2.1 - Комплексний план раціональної організації праці менеджера
| Напрямки раціональної організації праці | Мета проведених заходів | Передбачувані заходи | Засоби і місце їхньо-го впро-вад-ження | Час про-веден-ня захо-дів | Мате-ріальні і трудо-ві ви-трати | Перед-бачува-ний еко-номіч-ний і соціаль-ний ефект, грн. | Тер-міни про-веде-ння захо-дів | Від-пові-даль-ний за вико-нання | При-мітка | |
| 1. Оплата і стимулювання праці | ||||||||||
| 2. Удосконалення форм розподілу і кооперації праці | ||||||||||
| 3. Нормування праці | ||||||||||
| 4. Використання засобів оргтехніки | ||||||||||
| 5. Організація робочих місць і умов праці | ||||||||||
| 6. Підбір і розставлення управлінських кадрів | ||||||||||
На другому, найбільш трудомісткомуетапівивчається досягнутий рівень організації управлінської праці, і розкриваються резерви підвищення його продуктивності. Для цього використовуються фотографія, хронометраж, моментові спостереження, а при необхідності і кінозйомка.
Фотографія робочого дня керівника полягає у спостереженні і вимірах усіх без винятку витрат часу протягом повного робочого дня або його певної частини. Основне призначення цього процесу полягає у виявленні втрат робочого часу і причин, що їх породжують.
За допомогою хронометражу вивчають витрати робочого часу на виконання повторюваних трудових операцій.
Моментові спостереження застосовуються для вивчення праці фахівців, зайнятих виконанням практично однакової роботи.
При кінозйомці процес праці фіксується на відеоплівці. В результаті перегляду можна побачити "вузькі" місця організації праці.
На заключному, третьому етапівстановлюються конкретні виконавці намічених заходів і здійснюються контрольні функції за виконанням запланованих заходів.
Тема 3. РОЗПОДІЛ ТА КООПЕРАЦІЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ
ПРАЦІ. РОЗПОРЯДЧА ДІЯЛЬНІСТЬ МЕНЕДЖЕРА
1. Основні види розподілу та кооперації праці на підприємстві.
2. Розпорядча діяльність менеджера.
3. Комунікаційно-інформаційні аспекти розпорядчої діяльності менеджера.
При вивченні першого питання “Основні види розподілу та кооперації праці на підприємстві” студенту слід з´ясувати, що раціональна організація управлінської праці вимагає відповідних форм її розподілу і кооперації.
Розподіл управлінської праці - це об'єктивний процес відокремлення її видів у самостійні сфери трудової діяльності різних груп управлінських працівників.
У табл.3.1 наведені основні види розподілу управлінської праці у підприємствах.
Таблиця 3.1 - Види розподілу управлінської праці у підприємствах
| Вид | Сутність |
| Функціональний | Процес виділення функцій, об'єктивно необхідних для ефективного управління організацією, виконання яких закріплюється за певними працівниками або підрозділами апарату управління |
| Ієрархічний | Розподіл робіт за функціями, по рівнях ієрархії управління; закріплення їх за певними управлінськими працівниками і підрозділами і формування на цій основі їхніх повноважень |
| Технологічний | Диференціація процесу управління на операції зі збору, передання, збереження і перетворення інформації, що виконуються певними категоріями управлінських працівників і технологічних спеціалізованих підрозділів |
| Професійний | Диференціація управлінських працівників відповідно до їхньої професійної підготовки |
| Кваліфікаційний | Розподіл робіт відповідно до кваліфікації, стажу роботи та особистих здібностей управлінських працівників |
| Посадовий | Розподіл управлінських працівників відповідно до їх компетенції |
Ведуче місце серед них займає функціональний розподіл, оскільки він визначає появу інших видів. Разом вони можуть виступати базою для класифікації працівників, що займаються управлінською працею.
Розподіл праці передбачає його кооперацію.
Кооперація праці являє собою об'єднання, взаємодію групи робітників в процесі спільного виконання взаємопов’язаних трудових процесів.
Так звана адміністративна кооперація, що існувала до 1990 р. являла собою об'єднання людей під егідою адміністрації в напрямку тільки вертикального розподілу праці.
У ринковій економіці кооперація набуває іншого змісту. В її основі полягають вже не накази адміністрації, а інтереси, тобто спонукальним мотивом кооперованої праці є не адміністратор, а економічний (соціальний) колективний інтерес (стимул). У цьому випадку кооперацію необхідно розглядати як добровільне об'єднання працівників на основі їх зацікавленості у співпраці.
Колектив являє собою співдружність однодумців, в якій створюються передумови формування соціального середовища для самовираження і розвитку особистості. Виконання колективних норм і правил розглядається як необхідна умова у вигідній для даного колективу кооперації і тому не пригнічує особистість.
Виникнення нової кооперації праці, різновидом якої є госпрозрахункові колективи різних типів, передбачає, передусім, розвиток самостійності, добровільну співдружність колективів і окремих працівників на основі взаємних економічних і соціальних інтересів. Така кооперація праці в принципі виключає будь-які форми командного адміністрування, бо на основі колективності формується новий зміст і ієрархія цілей в процесі спільної трудової діяльності людей.
Нові форми розподілу праці передбачають і нові форми її кооперації, тобто вибір відповідних форм об'єднання працівників, що виконують якісь окремі види спільної роботи, для досягнення головної мети організації.
Найбільш складним є вид трудової діяльності, пов'язаний з реалізацією управлінських рішень. Це, передусім, зумовлено великою різноманітністю управлінських робіт. Щоб привести їх в певну систему, доцільно виконувати окремі функції, які класифікуються по об'єктах і напрямках керуючого впливу, по етапах виконання трудового процесу або по інших аспектах.
В організації існують дві внутрішні форми розподілу праці.
Перша- це розподіл праці на компоненти, що становлять частини загальної діяльності, тобто горизонтальний розподіл праці. Вертикальна форма розподілу праці відокремлює роботу по координуванню дій від самих дій.
Діяльність по координуванню роботи інших людей і складає сутність управління.
Вертикальний розподіл управлінської праці здійснюється за наступними напрямками:
1) загальне керівництво – розробка і реалізація головних, перспективних напрямків діяльності організації;
2) технологічне керівництво - розробка і впровадження прогресивних технологій. Це раціоналізація виробничих процесів на основі впровадження сучасних методів управління, комплексної механізації і автоматизації виробництва;
3) економічне керівництво - стратегічне і тактичне планування, аналіз економічної діяльності організації і забезпечення її рентабельної роботи;
4) оперативне управління - складання і доведення до робочих груп і окремих виконавців оперативних планів, розставлення виконавців по робочих місцях, їх інструктування, організація систематичного контролю;
5) управління персоналом - підбір, розставлення і розвиток трудових ресурсів організації.
Розподіл та кооперація праці на підприємстві обумовлюють відокремлення функцій, які виконуються робітниками. Виділяють наступні групи функцій:
а) локальні функції: реалізуються у межах підрозділу, є обслуговуючими по відношенню до інших видів функцій та, як правило, відображені тільки у посадових інструкціях (наприклад, розробка прейскуранту цін);
б) наскрізні: відображені у положеннях про структурні підрозділи і пов’язані з виконанням спільних робіт кількома підрозділами (наприклад, робота щодо інвентаризації товарно-матеріальних цінностей: приймають участь робітники бухгалтерії, відділу організації торгівлі, комерційного відділу, відділу цін);
в) кінцеві – функції, виконання яких пов’язано з досягненням певного результату в діяльності організації в цілому. Цей результат відображає зовнішні контакти організації (наприклад, розробка бізнес-плану, на основі якого будуть залучатися банківські кредити; розробка службового листа постачальнику і т.п.).
За роллю в процесі управління управлінських працівників поділяють на:
- керівників;
- фахівців;
- службовців (технічних виконавців).
Керівник - це працівник, який очолює організацію, наділений необхідними повноваженнями для прийняття рішень і несе всю повноту відповідальності за результати роботи очолюваного ним колективу. Керівники організують підготовку управлінських рішень, приймають управлінські рішення і контролюють їхнє виконання. Праця керівника є самою складною і відповідальною у системі управління організацією.
Фахівці - це працівники, що виконують функції управління, наприклад економісти, бухгалтери, фахівці з управління персоналом, по зв'язках із громадськістю, по маркетингу, юристи. Вони аналізують інформацію і готують варіанти рішень для керівників відповідно до їх наказів і розпоряджень, техніко-технологічних нормативів, організаційних регламентів, кваліфікаційних вимог. У їхній діяльності переважають логічні операції, що не виключають творчості.
Технічні виконавці - це працівники, що обслуговують діяльність фахівців і керівників, наприклад секретарі, друкарки, архіваріуси, оператори. Вони виконують інформаційно-технічні операції, звільняючи керівників і фахівців від цієї рутинної роботи і забезпечуючи їх необхідною інформацією. У їхній діяльності використовуються стандартні процедури й операції, тому вона в більшому ступені підлягає нормуванню, ніж інші категорії.
Керівник розподіляє функції, як правило, тільки між безпосередньо підлеглими йому особами. Так, керівнику підприємства безпосередньо підпорядковуються:
- його заступники за об¢єктами і напрямками діяльності;
- керівники ряду підрозділів;
- окремі працівники (референти, секретарі, помічники та ін.);
- керівники неформальних підрозділів, що створюються на період розв¢язання певного завдання, розробки проекту тощо;
- голови комісій, що створюються керівником.
До складу загального керівництва входять керівник і його заступники. Розподіл компетенції між членами загального керівництва здійснюється на основі функціонально-структурного підходу. Він полягає у тому, що кожний заступник директора, підпорядкований директору, при виконанні функцій загального керівництва, одночасно є вищестоящим керівником щодо безпосередньо підпорядкованих йому структурних підрозділів.
Кількість функцій або підрозділів, які закріплюють за керівником, залежить від багатьох факторів. До них належать:
- загальний обсяг робіт;
- напрями діяльності;
- кількість підлеглих (підрозділів), якими ефективно може управляти керівник;
- широта погоджень прийнятих керівником рішень;
- традиції, що склалися, та ін.
Вивчення другого питання “Розпорядча діяльність менеджера” передбачає усвідомлення студентом того, що об'єктивною основою використання організаційно-адміністративних методів управління виступають організаційні відносини, що становлять частину механізму управління. Оскільки за їх допомогою реалізовується одна з найважливіших функцій управління - функція організації, задачі організаційно-адміністративної діяльності полягають у координації дій підлеглих.
Розпорядчий вплив - це пряма адміністративна вказівка, яка має обов'язковий характер, і адресується керованим об'єктам або особам. Методи розпорядчого впливу відображають динаміку процесу управління.
Основною формою офіційних відносин у системі управління є віддача розпоряджень.
Розпорядження - це повідомлення, передане керівником підлеглим, що стосується змісту і результатів їх діяльності.
Воно містить встановлення обов'язкової для виконання задачі, перелік обмежень (тобто того, що не слід робити) і в окремих випадках інструкції про порядок виконання завдань.
Розпорядження повинні відповідати стратегії організації і компетенції як керівника, так і виконавця; бути обґрунтованими і чітко сформульованими, забезпеченими необхідними матеріальними і інформаційними ресурсами; дозволяти перевіряти й оцінювати результати дій, спрямованих на їхнє виконання.
За способом віддачі розпорядження можуть бути: усними, письмовими, змішаними.
Це залежить від терміновості і важливості розв'язуваної проблеми, взаємин між керівником і підлеглими, ступеня зрілості останніх.
Усні (не документовані) розпорядження віддаються при рішенні термінових задач малої і середньої складності і важливості у невеликих стабільних колективах.
Специфікою усних розпоряджень є можливість неоднозначного тлумачення їхнього змісту (як того, хто його віддає, так і того, хто його одержує).
Якщо розпорядження довге, його завжди краще віддавати у письмовому вигляді (тому що людина запам'ятовує обмежений обсяг інформації). Письмові розпорядження кращі також у великих організаціях.
Розпорядження можуть бути змішаними (спочатку для оперативності віддаються усні, у тому числі і телефонні, а потім робиться письмове підтвердження).
У цілому вважається, що службові розпорядження все-таки потрібно давати у письмовій формі, а особисті проблеми вирішувати в усній.
У залежності від цілей, особливостей ситуації, особистості і рівня розвитку робітників розпорядження можуть бути:
- директивними (наказ, команда, доручення і т.д.);
- демократичними (рада, рекомендація, прохання, виклик добровольців).
Наказ зобов'язує підлеглих визначеним способом, точно та у встановлений термін виконати завдання, що складає сутність розпорядження, і за змістом буває наказом, в якому будь-що наказується, забороняється або інструктується.
Наказ, що віддається усно, називається командою.
Іноді накази як додаткову інформацію можуть містити перелік санкцій, що застосовуються при порушенні термінів або порядку виконання завдання.
На відміну від наказів доручення регламентує тільки зміст завдання, залишаючи підлеглим право у виборі способу дій, а іноді і термінів виконання. Зміст доручення - інформація про конкретні цілі і задачі, на підставі якої підлеглі можуть самостійно працювати. Ця інформація повинна бути чіткою і зрозумілою, тому неясні питання обмовляються відразу. У термінових випадках доручення можуть носити попередній характер.
Якщо завдання звичайне, а відносини довірливі, розпорядженню краще надати форму прохання.