Підготовка документів і приміщення
Підготовка документів для учасників наради має за мету:
- скоротити час на викладення доповіді;
- переконатися в тому, що усі ознайомлені з положеннями і фактами, які обговорюватимуться на нараді;
- сконцентрувати увагу учасників на тих питаннях, які доповідач вважає основними.
Документи, які перед початком наради роздають учасникам, містять основні тези, висновки, пропозиції, а також описи, витяги з директивних і нормативних документів, статистичний матеріал, схеми тощо.
Документи для учасників наради слід готувати і вручати заздалегідь.
Підготовка учасників до наради передбачає:
- визначення своєї ролі у розв'язанні завдань, поставлених перед нарадою, з'ясування своєї позиції з питань, які передбачається обговорити;
- докладне ознайомлення з документами;
- чітке формулювання запитань до ведучого й учасників;
- підготовку матеріалів (даних, аргументів, фактів) до полеміки;
- підготовку тексту виступу.
Приміщення підбирають з урахуванням чисельності учасників, щоб кожен міг добре бачити і слухати доповідача. Приміщенням, де проводять нараду, як правило, є кабінет керівника або зал (кімната) для нарад.
Й етап: Проведення наради
Проведення нарадивключає:
- відкриття наради;
- оголошення доповіді;
- відповіді на запитання;
Обговорення доповіді.
Відкриття наради
Відкриваючи нараду, керівник, як правило, оголошує коротку вступну промову. Він повідомлює склад присутніх, у разі потреби поіменно називає усіх або деяких учасників.
Потім оголошують порядок денний наради та повідомлюють регламент. При цьому доцільно вказати (нагадати) мету і завдання наради, коротко охарактеризувати проблеми, поставлені перед його учасниками (актуальність, важливість, труднощі, що виникають при їх вирішенні), підкреслити їх практичне значення.
Тривалість вступної промови, як правило, становить 5-7 хв.
Оголошення доповіді
Текст доповіді повинен містити конкретні пропозиції, що будуть предметом обговорення.
Доповідь має бути короткою і чіткою, при цьому слід зробити необхідні акценти. Цьому сприятимуть змістова точність, логіка викладення, грамотна мова, необхідна емоційність.
Слід приділяти увагу мотивації, яка сприяє привертанню уваги слухачів, враховувати реакцію аудиторії і змінювати емоційну побудову виступу відповідно до неї.
Досягненню мети багато в чому сприяє емоційність мови, що підвищує сприйняття, посилює вплив на аудиторію, активізує зв'язок між тим, хто виступає, і слухачами. Особливо це важливо під час полеміки або дискусії.
Відповіді на запитання
Після закінчення доповіді (повідомлення, інформації) доповідач відповідає на запитання, які йому задають в усній або письмовій формі.
Мета відповідей на запитання - роз'яснити викладене у доповіді, поглибити і доповнити матеріал згідно з проханням учасників, переконати їх у достовірності інформації. Проте запитання не повинні виходити за межі обговорюваної теми, відвертати увагу учасників від основної мети наради.
Обговорення доповіді
Правильна і чітка організація обговорення доповіді (інформації, тексту) має велике значення для досягнення мети наради.
В процесі обговорення доповіді виявляються думки учасників наради, розкриваються сильні і слабкі сторони ідей, закладених у доповіді, формулюються різні погляди, народжуються нові ідеї, підходи і методи.
Полеміка має відбуватися у діловій, конструктивній і доброзичливій обстановці. Право виступити на нараді повинен мати кожен її учасник.
Й етап: Підведення підсумків наради
Підведення підсумків наради включає:
- прийняття рішення;
- підписання протоколу;
Контроль за виконанням прийнятих рішень.