Другий напрямок наукової організації управлінської праці - розподіл і кооперація праці (див. тему 3). 5 страница

- успішно вирішувати так звані оптимізаційні за­дачі, коли з багатьох варіантів потрібно вибрати най­більш близький до оптимального;

- здійс­нювати довгострокове і оперативне планування діяль­ності підрозділу або своєї роботи;

- підтримувати зв'язок із суміжними підприємствами і підрозділами; проводити робочі наради;

- видавати, реєструвати і контролювати виконання доручень;

- враховувати і контролювати виконання зобов'язань підлеглих;

- складати звіти про вико­нану роботу, графіки і розклади заходів, відпусток, зу­стрічей, нарад та ін.;

- здійснювати оцінку роботи робітників;

- вести робочий календар, тримати в порядку особисті справи підлеглих;

- складати, редагувати і передавати документи.

Підключення до локальних обчислювальних мереж забезпечує обмін даними між різними АРМ.

Таким чином, використання персонального комп'юте­ра значно підвищує інтелектуальні можливості менеджера, полегшує його працю, допомагає прийняти оптималь­ні рішення у проблемних ситуаціях.

Тема 7. ДОКУМЕНТУВАННЯ В УПРАВЛІНСЬКІЙ ДІЯЛЬНОСТІ

1.Сутність і види управлінськихдокументів.

2. Системи документації в управлінні. Процеси документування.

3. Адміністративний етикет.

В процесі вивчення першого питання “Сутність і види управлінських документів” студенту слід засвоїти, що фіксування інформації є обов¢язковим елементом управлінської діяльності у торговельних підприємствах, оскільки без цього немає можливості зберігати, одержувати, передавати і опрацьовувати її. Матеріальними носіями зафіксованої інформації є документи.

Управлінський документ – це документ, який містить відомості організаційного, розпорядчого або повідомчого характеру, який створюється в цілях управління і відповідним чином оформлюється на папері або іншому носії.

Документи, які використовують в управлінській діяльності, класифікують за багатьма ознаками (рис.7.1):

I. Залежно від використаного для фіксації матеріалу, виділяють:

1) документи на паперовій основі;

2) документи на фото-, кіноплівці, магнітній стрічці.

Документи на паперовій основі бувають:

а) письмові (це рукописні або машинописні документи, а також виготовлені за допомогою множувальної техніки або друкарським засобом).

У загальному документообігу підприємств торгівлі і громадського харчування вони становлять близько 95% усіх документів.

б) графічні (це креслення, схеми, графіки, рисунки та ін).

Рис. 7.1 - Схема класифікації управлінських документів

Підпис В. Д. Петренко

26.03.2003

Резолюція відображує результат розгляду документа керівником, містить вказівки щодо його виконання.

Здебільшого документ має одну резолюцію. Подальші резолюції потрібні, якщо деталізують порядок вико­нання документа або уточнюють його виконавця.

Виконавцями у резолюції зазначають не структурні підрозділи, а посадових осіб, які, як правило, безпосередньо підпорядковані її автору. Відповідальною за виконання є особа, зазначена першою. Пере­лік інших осіб (співвиконавців) свідчить про вимогу керівника залучити їх до виконання документа.

Заголовок до тексту документу має бути лаконічним і точним, з необхідною повнотою роз­кривати зміст документа. Заголовок починається із зазначення управлінської дії, потім називають об'єкт, на який його направляють. Використовується конструкція з прийменником «про» і віддієслівним іменником. Наприклад, «Про орга­нізацію семінару програмістів в інституті математики», «Про зміну порядку оплати праці службов­ців, що беруть участь у збиранні врожаю».

Текст включає основну змістовну частину документа і є його найважливішим елементом. Він повинен бути логічним, чітким, інформаційно містким, переконливим і аргументованим, а аргументація і висновки - об'єктив­ними.

Скоротити час на підготовку документів, швидко та однозначно сприймати текст, зробити його придатним для машинної обробки дає змогу уніфікація текстів - встановлення єдиної форми мовного вираження, яка найточніше передає зміст управлінських ситуацій або дій, що регулярно повторюються.

Текст може складатися з однієї, двох і більше частин. Здебільшого його доцільно ділити на дві частини. У пер­шій викладають мету, завдання, причини створення доку­мента, висвітлюють факти, описують ситуації, зазнача­ють назви і дати інструкцій, нормативів, правил, пріз­вища осіб та іншу інформацію, що аргументує авторську оцінку явища і потребу прийняття рішення або вико­нання дії. Друга частина може містити висновки, про­позиції, прохання, рекомендації, рішення, розпоряджен­ня, накази та ін. Текст документа може складатися із однієї частини (наказ без преамбули, лист-прохання без пояснень та ін.).

У документі доцільно:

- розглядати мінімум питань (як правило, одне);

- в разі потреби звертатися до одного адресата з двох і більше питань;

- оформляти відповідну кількість простих (одноаспектних) документів;

- додержувати логічної послідовності у викладенні тексту, під­креслюючи причинно-наслідкові зв'язки між його части­нами;

- конкретизувати необхідні положення, не переван­тажуючи текст подробицями;

- уникати власних оцінок явищ і власного мотивування прийнятих рішень;

- роз­поділяти текст на частини і нумерувати їх;

- використо­вувати форму викладу від третьої особи однини («об'єднання не заперечує») або від першої особи множини {«просимо», «направляємо», «не заперечуємо»).

Заяви, доповідні і пояснювальні записки, у ряді випадків доповіді і висновки, пишуть від першої особи однини («прошу направити», «вважаю за доцільне», «вважаю за необхідне звернути увагу»).

У розпорядчих документах, які видають на основі єдиноначальності (наказах, вказівках, розпоряджен­нях), також використовують форму викладу тексту від першої особи однини («наказую», «пропоную», «прошу»).

У розпорядчих документах, що приймають колегіаль­ні органи управління (постановах, рішеннях), текст ви­кладають від третьої особи однини («рада вирішила»).

Тексти документів, які складають від імені керів­ника, як правило, готують підлеглі. Проте конфіденційні та особливо важливі документи, доповіді та деякі інші документи керівник здебільшого складає сам.

Залежно від способу викладення матеріалу у таких документах виділяють три види текстів:

1) розповідь (містить опис фактів, явищ, подій у хроно­логічній послідовності, у якій вони відбувалися).

2) опис (поряд із загальною характеристикою факту, явища, об'єкту перелічують їх ознаки, властивості, особливості, характерні риси).

3) міркування (використовується для викладення тексту документа в разі потреби доказу, обґрунтування тих чи інших положень або тез).

Розрізнюють три види додатків до доку­ментів:

- до розпорядчих, які затверджені або введені ними в дію;

- ті, що роз'яснюють або доповнюють основний документ;

- ті, які направляють з супровідним листом, і є само­стійними.

Підпис. Формою вираження законності і юридичної сили документу є його посвідчення, тобто заповнення реквізиту «підпис».

Управлінський документ підписує і затверджує керівник організації або посадова особа, що його заміщує, відповідно до його компетенції, встановленої правовими актами (статут або положення про організацію, структурний підрозділ, посадова інструкція, наказ про розподіл обов'язків та ін.).

В установах, що діють на основі єдиноначальності, документи підписує одна посадова особа - керівник установи (його заступник), або керівник структурного підрозділу.

Два або більше підписів ставлять тоді, коли за зміст документу відповідають кілька посадових осіб. Доку­менти, які є підставою для приймання і видачі грошей, товарно-матеріальних та інших цінностей, а також ті, що змінюють кредитні і розрахункові зобов'язання з ін­шими організаціями, підписує керівник організації і головний бухгалтер (бухгалтер), а спільні документи кількох організацій - керівники усіх організацій.

Документи, які складає комісія, підписують усі члени комісії; рішення (постанови, протоколи) колегіальних органів - голова і секретар.

Розпорядження, які видає керівник колегіального органу на основі єдиноначальності, мають один підпис.

Право підпису розпорядчих документів у формі вка­зівок або розпоряджень може надаватися заступнику керівника, керівникам структурних підрозділів. Затверджувані документи (інструкції, поло­ження, статути та ін.) підписує посадова особа, відпові­дальна за їх підготовку і складання.

Доповіді, доповідні записки, довідки та інші доку­менти інформаційного, довідкового або аналітичного характеру може підписувати виконавець, якщо порушені в них питання не виходять за межі його прав і компе­тенції, встановлених посадовою інструкцією.

У реквізитах «підпис», «гриф затвердження» і «гриф погодження» слід зазначати фактичну посаду, ініціали і прізвище особи, що підписала, затвердила або пого­дила документ.

У разі підписання документу членами комісій зазна­чають не їхні посади, а обов'язки у комісії.

Підписи членів комісії розміщують в алфавітному порядку.

Підписи кількох посадових осіб на документі розмі­щують один під одним у послідовності, що відповідає посадам, які вони займають.

Якщо документ підписують кілька осіб, які займають однакові посади, їхні підписи друкують на одному рівні із зазначенням дати кожного підпису.

Гриф погодження. Метою погодження документів є підвищення їхньої якості компетентною оцінкою своє­часності, несуперечливості, обґрунтованості змісту, оформлення та ін. відповідними посадовими особами і врахування в разі потреби їхніх рекомендацій.

Проект управлінського документа має бути погодже­ний з виконавцями (авторами тексту), керівниками зацікавлених структурних підрозділів або організацій.

Розрізнюють дві форми погодження документів:

- внутрішнє (з підрозділами і посадовими особами уста­нови);

- зовнішнє (з іншими орга­нізаціями).

Гриф погодження складається із слова «ПОГОДЖЕ­НО», назви посадової особи (включаючи назву організа­ції), з якою документ погоджують, особистого підпису, розшифрування його і дати.

Внутрішнє погодження проекту документа - це його візування.

Віза складається з особистого підпису особи, що візує документ, розшифрування його і дати. У разі по­треби зазначають також посаду особи, що візує доку­мент. Зауваження і доповнення до проекту документа викладають на окремому аркуші.

Рішення оформлюють на бланках із заповненням таких реквізитів: назва виду документа (рішення), місце видання, дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, код, віза.

У розпорядчій частині вказують назву колегіального органу, яка приймає рішення (рада, колегія, комітет), потім після слова «ВИРІШИВ» викладають його зміст.

Довідки бувають службового і особистого характеру. Довідку службового характеру складають за запитом або вказівкою вищестоящої організації або посадової особи. Довідку, яку направляють посадовій особі у межах установи, підписує особа, що підготувала її, вищій організації - керівник установи.

Вказівка - правовий акт, виданий органом держав­ного управління, адміністрацією підприємства або об'єд­нання здебільшого з питань методичного характеру, а також пов'язаних з організацією виконання наказів, інструкцій та інших актів цього органу і вищестоящих органів управління.

При оформленні вказівки слід використовувати ті самі рекомендації, що і при оформленні наказу, за­мінивши слово «НАКАЗУЮ» на «ПРОПОНУЮ».

Вказівка замінює такі документи, як циркуляри і циркулярні листи, директивні і методичні листи, у де­яких випадках - розпорядження.

Копією документа є відображення усіх його рекві­зитів.

Копію документа завірюють, проставляючи нижче від реквізиту «підпис», що засвідчує напис «Згідно», назву посади співробітника, що засвідчив копію, його особи­стий підпис, його розшифрування, дату засвідчення і в разі потреби печатку. Копії документів засвідчує керівник або уповнова­жена на це особа.

Робота з внутрішніми документами і тими, що відправляють

Документи передають керівнику повністю підготов­леними для їх підписання або затвердження. Викона­вець зобов'язаний перевірити зміст, оформлення доку­менту, наявність необхідних віз і додатків.

При передаванні документів керівнику до них слід додавати матеріали, необхідні при розв'язанні постав­лених у документах питань. Наприклад, до проектів листів-відповідей додають листи - запити, а в разі потре­би - усе попереднє листування. До проекту наказу до­дають рішення вищестоящої організації, на основі якого його видано; до проекту наказу по особовому складу - документи осіб, яких приймають на роботу, або докумен­ти, які є підставою для заохочення (стягнення) та ін.

На підпис керівнику передають один (перший) при­мірник внутрішнього документа (наказ, інструкція, вказівка), перший і другий примірники документів, які відправляють. Підписуючи документ, керівник повинен мати той примірник його, на якому є візи, грифи пого­дження.

Усі документи у встановлений час передають на під­пис (затвердження) керівнику через канцелярію (секре­таря), де перевіряють правильність їх оформлення. Та­кож у встановлений час керівник повертає підписані і розглянуті ним документи.

Внутрішні документи і ті, що відправляють, керів­ник розглядає, як правило, з метою підписання (накази, вказівки) і затвердження їх (акти, договори, інструкції, звіти та ін.), а також прийняття рішень (доповідні і по­яснювальні записки, листи, довідки тощо).

Для підпису керівнику передають тільки ті докумен­ти, що відправляють, зміст і значення яких виходять за межі компетенції керівників підрозділів, де їх було підготовлено. Слід прагнути до того, щоб значну части­ну документів, які відправляють, підписували від імені підприємства керівники структурних підрозділів. Деякі документи інформаційного, довідкового або аналітич­ного характеру можуть підписувати виконавці, якщо порушені в них питання не виходять за межі їхньої компетенції, згідно з посадовими інструкціями та іншими документами.

У ряді випадків право підписання документів, які відправляють, може бути делеговано не усім, а лише деяким керівникам підрозділів. При цьому визначають документи, операції, ситуації і процедури, реалізація яких є компетенцією цього підрозділу, а його керівник відповідає за обмін відповідною інформацією.

В процесі вивчення третього питання “Адміністративний етикет” студенту необхідно запам’ятати наступне.

Психологами встановлено, що більшість конфліктних ситуацій у виробничому колективі виникає через незнання адміністративного етикету. Якщо робітнику спокійно і доказово пояснити, що він не заслужив підвищеної річної премії, то не піде по інстанціях доповідна з протестом, не буде роздратування, образи, тобто не виникне «інформаційний шум».

Найчастіше про адміністративний етикет забувають і при складанні ділових листів. Хіба не викликає роздратування таке звертання: «Переконливо прошу Вашого розпорядження про відправлення мені в письмовому вигляді роз'яснення на нижчерозглянуте питання...»?

Іноді очікуваний результат як би нав'язує адресату: «Направляємо Вам відкорегований варіант проекту нового положення... просимо розглянути і затвердити». Порушення адміністративного етикету в даному випадку проявилося в тому, що відправник не враховує варіанту, при якому положення може бути і не затверджено.

Явно недоречний елемент сумніву має місце в наступному реченні з листа: «Інститут просить надіслати методичні вказівки, що, очевидно, будуть корисні в роботі...».

Окремі помилки обумовлені тим, що укладачі документів прагнуть досягти наукового стилю викладення у простих документах, наприклад: «Через отриману робочу травму Фоміним залишкову працездатність використовувати для вивчення правил техніки безпеки...»

Важливий документ – характеристика. Вона представляється в різні установи. Проте, немає державного стандарту виробничої характеристики. А такий стандарт потрібний. І цілком очевидно, що характеристика, видана науковцеві, повинна відрізнятися за складом від характеристики, виданої технічному працівнику, а характеристика, що направляється у ВНЗ, - від характеристики, що адресується до суду.

Слід відзначити, що змістовна і коректна усна ділова мова може служити зразком для офіційної письмової мови. На жаль, усне мовлення рідко записують і ще рідше аналізують як зразок простої, завжди зрозумілої співрозмовнику ділової інформації, що, як правило, приводить до взаєморозуміння і позбавлення надмірної науковості і канцеляризмів.

У мові офіційного переписування існують закономірності, знання яких полегшує процес складання ділового листа. Це, наприклад, стандартизація виразів і цілих фраз, моделі пропозицій і т.д.

Помилок як у змісті, так і в технічному оформленні документації можна уникнути, якщо у своїй роботі керуватися державними стандартами на управлінську документацію, посібниками по службовій кореспонденції і довідниками по літературному редагуванню. При цьому головне у діловому листуванні - писати просто і зрозуміло.

Тема 8. СКЛАДАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ

1. Складання і оформлення організаційно-розпорядчих документів.

2. Оформлення документації з особового складу.

При вивченні першого питання “Складання і оформлення організаційно-розпорядчих документів” студенту слід з´ясувати, що керівники підприємств і підрозділів у своїй роботі використовують технічні, планові, кад­рові, фінансові, звітно-статистичні та інші документи.

Основу документаційного забезпечення діяльності керівника становлять організаційно-розпорядчі докумен­ти (ОРД), які забезпечують процес розпорядчої і вико­навчої діяльності. Вони становлять одну з підсистем управлінської документації. До них належать: постанови, розпорядження, накази, вказівки, рішення, акти, прото­коли, довідки, доповідні, службові і пояснювальні записки, положення, статути, інструкції, зведення, допо­віді, огляди, листи, телеграми, договори, плани, звіти, списки та ін.

Акт - офіційний документ, складений групою служ­бових осіб для підтвердження виявлених ними фактів.

У деяких випадках акт складає одна або кілька поса­дових осіб. При цьому він не тільки фіксує виявлені факти, а й містить висновки, рекомендації, пропозиції (акти перевірок, обстежень, ревізій фінансово-господар­ської діяльності та ін.). У цих актах вказують докумен­ти, що визначають повноваження осіб, які склали акт.

В акт включають тільки ті факти, які було встанов­лено особами, що його підписали.

Акт оформлюють на бланку, який містить такі рек­візити: назви структурного підрозділу і виду документа (акт,) коди, підстави, місце складання, дату, індекс, заголовок, до тексту, текст, підписи. Деякі акти мають гриф затвердження. Місце і дата складання акта повин­ні відповідати місцю і даті актованої події.

Доповідна записка інформує керівника підприємства або структурного підрозділу про явища і факти, що мали місце, виконану роботу, ситуацію, яка склалася, та ін. Вона створюється як за ініціативою її автора, так і на підставі письмової або усної вказівки керівника і може мати ініціативний, інформаційний або звітний характер.

Ініціативну доповідну записку складають з ме­тою примусити адресата прийняти певне рішення. Най­частіше у тексті записки містяться загальні або конкрет­ні пропозиції щодо рішення розглядуваних питань.

Інформаційна доповідна записка інформує керівника про хід або розвиток певного процесу, загаль­ний характер якого керівникові відомий.

Інформаційні доповідні записки відрізняються регу­лярністю їх подання.

Звітна доповідна записка має інформувати керів­ника про завершення роботи або хід виконання вказівок, рекомендацій, планів.

З погляду адресності розрізняють внутрішні доповідні записки, що адресують керівнику установи або підрозділу, де працює особа, що склала її, і зов­нішні, які адресують керівнику вищого органу.

Текст доповідної записки складається з двох частин. У першій викладають факти, що зумовили потребу напи­сання записки, у другій містяться висновки і пропозиції, які, на думку автора, мають виконуватися у зв'язку з ви­кладеними фактами.

Заяву оформлюють на стандартному аркуші.

В інструкції викладають правила, що регулюють спеціальні сторони діяльності і відносин установ і поса­дових осіб.

Датою інструкції є дата її затвердження. Затверджує інструкцію керівник установи, найчастіше виданням розпорядчого документа, підписує керівник структурного підрозділу, де її розроблено. Текст інструкції повинен мати директивний характер, тому в ньому доцільно використовувати чіткі формулювання із словами «пови­нен», «слід», «необхідно», «не допускається» та ін. Зміст викладають від третьої особи або використовують безо­собову форму.

• ⇐ Назад
• 1
• 2
• 3
• 4
• 5
• 6
• 789
• 10
• 11
• 12
• 13
• 14
• 15
• 16
• Далее ⇒