Своевременная работа с документами
Вот несколько советов относительно работы с документами.
1. Если вы должны что-то сделать, то делайте это сразу. Если вы
проработаете документ немедленно, то вам не придется больше к не-
му возвращаться. Идеальным вариантом было бы держать его в руках
только один раз.
2. Если бумага не стоит вашего внимания, то выбросьте ее не-
медленно. Не накапливайте вороха ненужных бумаг, так как чем
дольше они ждут на вашем столе решения своей судьбы, тем внуши-
тельнее и безнадежнее становится растущая кипа незавершенных дел.
3. Разработайте двойной стандарт по тщательности обработки
документов. Когда речь в документе идет о крупных суммах, будьте
предельно внимательны. Если же в документе крупные суммы не фи-
гурируют, то быстро, но внимательно с ним разберитесь.
Мастер в своей профессии понимает, что он сам должен работать
подобно небольшой компании. Характер работы в торговом бизнесе
таков, что вы работаете сами на себя. И действительно, многие торго-
вые агенты обладают даже большей свободой, чем та, которую могут
себе позволить большинство владельцев мелкого бизнеса.
Поскольку в торговом бизнесе мы относительно свободны в сво-
ем выборе, что, когда и как делать, то многим из нас недостает само-
дисциплины. Вы сможете зарабатывать вдвое больше денег за мень-
ший период времени, если сумеете заставить себя работать система-
603 
Неумение правильно использовать время губительно для вашей карьеры
тически, возложите на себя обязанность всегда оставаться на высоте
положения и будете прилагать для этого максимум усилий.
Компания может обеспечить вас надежной системой прохожде-
ния и обработки документации, но если работа в рамках этой системы
требует от вас слишком больших затрат времени, то, по-видимому,
она того не стоит. Неизменно руководствуйтесь правилом: чем про-
ще, тем лучше.
Для большинства торговых агентов бумажная работа неприятна и
тягостна, но если не организовать ее и пустить на самотек, то и денег
у вас не будет.
Проконсультируйтесь по поводу необходимой процедуры обра-
ботки документов у своего менеджера. При этом вам наверняка ска-
жут, что в то время как большая часть бумаг поступает от наиболее
преуспевающей трети торгового персонала, все же основную голов-
ную, боль составляют документы, оформленные наименее продук-
тивными продавцами.
Почему так происходит? Да потому, что слабые работники столь
же небрежно относятся к оформлению документов, как и к остальным
своим функциям, тогда как лучшие из торговых агентов стараются
избавить себя от необходимости давать объяснения по поводу невра-
зумительности или неаккуратности исполнения представленных ими
бумаг. Они стараются сразу составлять их надлежащим образом.
Иными словами, лучшие работники смогли свести до минимума по-
тери времени, связанные с бумажной работой, смогли организовать
эту работу наиболее рационально.
Первое условие быстрой обработки документов — это ясность и
четкость их оформления. Выработайте у себя быстрый и разборчивый
почерк, в противном случае — печатайте свои заказы и спецификации
на машинке или компьютере.
Лучшие работники стараются не вызывать недовольство клиен-
тов дорогостоящими задержками поставки или другими причинами,
вызванными с простой небрежностью в оформлении заказов. Они не
пренебрегают двойной перепроверкой правильности и четкости
оформления коммерческих бумаг.
604
Неумение правильно использовать время губительно для вашей карьеры