Электрондық кестелерді өңдеу құралдары
Мәтіндерді өңдеу құралдарынан кейінгі жиі қолданылатын қолданбалы бағдарламаларға электрондық кесте процессорлары жатады.
Электрондық кесте – магниттік тасуыштарға орналастырылған екі өлшемді немесе n-өлшемді мәліметтер жиымдары, яғни кестелер.
Электрондық кестелер процессоры – электрондық кестелермен жұмыс істеуге арналған программалар жиынтығы.
Алғашқы кестелерді өңдеу программалары 80-жылдардың басында пайда болады, олар: Buisicalc, Multicalc, Supercalc. 90-жылдары Microsoft фирмасы қуатты кестелік процессор – MS Excel-ді жасады. Электрондық кестелерді қолдану мәліметтермен есептеу жұмыстарын жеңілдетеді, есептеу қорытындыларын арнайы бағдарламалау көмегінсіз алуға мүмкіндік береді. Электрондық кестелер, әсіресе, экономикалық және бухгалтерлік, статистикалық, ғылыми-техникалық есептеулерде жиі қолданылады.
Электрондық кестелер:
- мәліметтердің үлкен жиынтықтарымен бір типті есептеулер жүргізу үшін;
- қорытынды есептеулерді автоматтандыру үшін;
- есептеулерді параметрлердің мәндерін таңдау және формулаларды табуляциялау арқылы шешу үшін;
- тәжірибелердің нәтижелерін өңдеу үшін;
- параметрлердің тиімді мәндерін іздеуді ұйымдастыру үшін;
- кестелік құжаттар дайындау үшін;
- берілген (немесе алынған) мәліметтер бойынша графиктер және диаграммалар тұрғызу үшін кеңінен қолданылады.
Қазіргі уақытта кеңінен қолданылатын кестелік процессор Microsoft Excel-де жұмыс істеу негіздерін қарастырайық.
Microsoft Excel – мәліметтердің екі өлшемді кестелерімен жұмыс істеуге арналған. Электрондық кестелер құруда келесі қадамдар орындалады:
- мәліметтерді (мәтіндік, сандық, формула) енгізу;
- редакциялау;
- пішімдеулер жүргізу;
- қағазға басу (жариялау).
Электрондық кестелердің негізгі ұғымдары. Microsoft Excel бағдарламасы Windows жүйесінде бағдарламаларды іске қосудың және жабудың тәсілдеріне сәйкес іске қосылады және жабылады.
MS Excel құжаты Жұмыс кітабы деп аталады. Жұмыс кітабы әрқайсысы бір электрондық кестеден тұратын Жұмыс беттерінен тұрады (255-ке дейін жұмыс беттері болуы мүмкін). Әрбір жұмыс бетінің атауы бар, ол бет жарлығында орналасады. Бет жарлықтарына тышқанмен түрту арқылы олардың бірінен-біріне көшуге болады. Беттің атауын өзгерту үшін жарлығына екі рет қатарынан түртіп, жаңа атау теру керек. Жұмыс беті жолдар мен бағандардан тұрады (256 бағанға, 65536 жолға дейін болуы мүмкін), жолдар реттік сандармен, бағандар латынның бас әріптерімен нөмірленеді.
Баған мен жолдың қиылысуында орналасқан элементті ұяшық деп атайды, ұяшық – мәліметтерді кестеде сақтаудың ең кіші элементі. Әрбір ұяшық өзі қиылысуында орналасқан баған мен жол атауларынан тұратын адресімен анықталады, мысалы – А1, DЕ234, F9. Әрбір мезетте белгілі бір ұяшық активті болып табылады, ол қою қоршаумен ерекшеленеді.
Диапазон – іргелес ұяшықтарда орналасқан, формулаларда оларға біртұтас элемент сияқты қатынасатын мәліметтер тобы. Жолдағы немесе бағандағы диапазондарға олардың алғашқы және соңғы адрестерін көрсету арқылы қатынасады, мысалы: А1:А15, А1:G1.
Іргелес емес бірнеше ұяшық диапазондарын ерекшелеу қажет болса, мысалы А1:А5 және С1:С5, онда А1:А5 ерекшелеп, сонан кейін CTRL батырмасын басып отырып екінші С1:С5 диапазонын ерекшелейді.
Есептеулер формулалар және функциялар аппараттарын қолданады. Формула – сандық тұрақтылар, ұяшықтарға сілтемелер, функциялардың математикалық операциялар арқылы байланысқан өрнектері. Формуланы құру (=) теңдік белгісін енгізуден басталады. Формуланы құру кезінде қиындықтар кездессе, онда Функция Шеберін қолдануға болады.
Формулада ұяшықтарға сілтемелер, яғни есептеуде қолданылатын ұяшық адрестері болуы мүмкін. Сілтемелер салыстырмалы, абсолютті және аралас болуы мүмкін. Үнсіздікте салыстырмалы сілтеме қолданылады, яғни формуланы көшірмелегенде сілтемелердегі адрестер алғашқы ұяшықтың және көшірменің орналасуына сәйкес автоматты өзгереді. Көшірмелеуде ұяшық адрестері өзгермеу үшін абсолютті сілтеме қолданылады, ол жолдың немесе бағанның аты алдына (аралас сілтемеде) немесе екеуінің алдына да $ белгісін қоюмен ерекшеленеді.
Сандық мәліметтерді графикалық пішімде көрсету үшін сызықтар, жолақтар, секторлар, диаграммалар және басқаларды, сонымен қатар олардың біріктірілген вариацияларын қолданады. Бұл мүмкіндіктер Диаграмма шебері нұсқауларымен жүзеге асады.
MS Excel кестелік процессорында тізім деп, жолдары біртектес мәліметтерден тұратын кестені айтады. Жолды мәліметтер қорының жазбалары, ал бағандарды сол мәндердің алаңдары деп атайды.
MS Excel кестелік процессорындағы тізімдерді сұрыптау үшін кестенің нәтижелік қатарынан басқа, сұрыптауға негіз болатын атауларын ерекшелеп алып, Мәліметтер (Данные) менюінен Сұрыптау (Сортировка) командасын орындау керек. Бағандардағы алаң атауларын қоса ерекшелейтін болсақ, сұрыптау кезінде сол алаңдарды сұрыптаудың кілті ретінде бағандардың стандартты аттары алынады.
Сұрыптау (Сортировка) командасы арқылы ашылған сұқбат терезесінде сұрыптау ретін үш кілтке дейін пайдалана аламыз. Сұрыптау алғаш бірінші кілт бойынша, сонан соң, 1-ші кілттегі мәндерге сәйкес келетін 2-ші кілт бойынша, соңында 1-ші және 2-ші кілт мәндеріне сәйкес келетін 3-ші кілт бойынша орындалады.
Әртүрлі белгілер бойынша керекті мәліметтерді таңдау үшін сүзгіден (фильтрация) өткізуді қолданылады. Сүзгіден өткізу жарлығын орындаудың екі түрлі жолы бар: Автосүзгі (Автофильтр) және Кеңейтілген сүзгі (Расширенный).
Автосүзгі (Автофильтр). Автосүзгіні қолдану кезінде тізім тұрған аумақты ерекшелеу қажет. Мәліметтер (Данные) ðСүзгі (Фильтр) ð Автосүзгі (Автофильтр) командасын орындау барысында алаң атаулары маңында төмен қарай бағытталған тілсызық бейнелі батырма пайда болады. Автосүзгі салыстырудың екі түрін ұсынады:
- дәл (точное) / шаблондық мәндер бойынша;
- шарт бойынша таңдау.
Шарт бойынша салыстырудың таңдауда бір-бірімен «және» , («и»), «немесе» («или») логикалық функциялармен байланысқан таңдау критерийлері беріледі.
Қазіргі кезеңдегі электронды кестелер (Excel, QuattroPro, Lotus) интегралданған программалық жүйелер болып табылады. Сонымен қатар оларда басқа программалық жүйелерден мәліметтерді импорттау және экспорттау аппараттары жақсы дамыған.