Підготовка проекту рішення
Першим кроком до ефективності наслідків колективної праці є підготовка проекту і прийняття рішення. Тут варто скористатися такими рекомендаціями:
• констатуюча частина має відображати суть проблем і їхній стан на даний момент;
• основна (постановча) частина повинна відображати весь зміст рішень, котрі приймаються;
• визначаються основні терміни виконання;
• визначаються форми і методи контролю за виконанням, звітність виконавців.
Пункти проекту рішення викладаються алогічній послідовності, при цьому в кожному пункті:
• слід висвітлювати короткий, чіткий цілеспрямований зміст;
• зміст повинен легко піддаватись аналізу та оцінці за результатами;
• визначаються конкретні особи, відповідальні за виконання та терміни виконання;
• необхідно враховувати реальність виконання рішень, які можуть бути прийняті.
Після. проведення наради проект рішення відповідним чином коригується. Кожному виконавцю видається один примірник рішення чи виписка пунктів, що стосуються саме його.
3. Мета і функції керівника наради(головуючого).
Головна мета керівника на нараді - знайти з усіх питань порядку денного оптимальне рішення за мінімальний час. Для її досягнення він повинний забезпечити від кожного учасника і додати конструктивний характер обговоренню в цілому.
Досвідчений керівник враховує, що учасники наради відрізняються один від одного, і знає, як нейтралізувати їхні недоліки. Л.Зайверт наводить класифікацію учасників наради і дає поради, як поводитися головуючому.
1. Із суперечником — Ви зберігаєте незворушність і діловитість.
2. Із позитивістом — Ви пропонуєте йому підсумувати обговорення, втягуєте в дискусію.
3. Із всезнайком — закликаєте учасників зайняти певну позицію щодо нього.
4. Зі словоохочим — тактовно перериваєте його нагадуванням про регламент.
5. Зі сором'язливим — нескладними питаннями до нього закріплюєте його впевненість у собі.
6. Із негативістом — визнайте та оцініть його знання і досвід.
7. Із незацікавленим — заитайте його про роботу.
8. Із «великою шишкою» — уникайте прямої критики. Використовуйте прийом «Так, але...».
9. З розпитуючим — адресуйте його запитання групі.
Керівник повинен регулювати спрямованість, діловитість виступів. Для цього варто не допускати відхилень убік, затягування виступів, стимулюючи конкретність, наявність змістовного аналізу і реальних пропозицій. Якщо початок обговорення виявило непідготовленість питання, то необхідно рішуче знімати його з обговорення і висловити зауваження тому, хто готував питання.
Основне завдання керівника — забезпечити можливість висловитись усім бажаючим з питань, які були підняті. Для успішного вирішення цього завдання необхідно:
• надати слово всім бажаючим, не «затискати» виступи;
• не згортати дебати, якщо вони йдуть в бажаному напрямку, з точки зору головуючого;
• не докоряти тим, хто виступає, якщо їхня думка не збігається з думкою керівництва, не обривати на півслові, не перебивати репліками тощо;
• щоб досягти результативності наради, потрібно створити на ній вільну і мотивовану атмосферу, дух товариськості.
Вимоги до керівника, що веде нараду:
1. Будьте людиною, яка викликає до себе симпатію. Якщо Ваше втягнення в дискусію у будь-який момент не викликає в учасників відрази — тоді все в порядку.
2. Вмійте вислуховувати — це головний критерій комунікабельності. Дослідження показують, що із загальної кількості людей не більше 10% вміють вислуховувати співрозмовника спокійно і цілеспрямовано.
3. Керівник повинен не тільки вміти слухати, а й виявляти терпимість до тих, чиї думки розходяться з його особистими.
4. Висловлюйтесь чітко, і ясно, особливо щодо невизначених ідей і міркувань.
5. Будьте неунередженим. Навіть якщо Ви не поділяєте певної точки зору, необхідно зберегти об'єктивність в оцінці дискутуючих сторін.
6. Будьте компетентним. Але не настільки, щоб мати вже сформовану думку щодо проблеми, як істину останнього порядку, інакше нарада втрачає сенс.