Умови ефективності виступу та комунікативні ефекти
Для ефективного виступу необхідно виконувати чотири основні правила. Перше правило: «Ваша голова повинна бути повна ідей, а серце ‒ хвилювання».
Друге правило: давньоримський оратор Квінтіліан відкрив секрет хорошого виступу: «Справа не в тому, про що говорять, а втому, як про це говорять».
Третє правило: французький соціальний психолог Гюстав Ле Бон вивів чотири компоненти хорошого виступу: Повторення; Ствердження; Зараження емоціями; Харизма оратора.
Четверте правило: «Елоквенція ‒ мистецтво чотири «Е»: Експресія; Енергія; Ентузіазм; Емоції.
Виділяють такі умови ефективності виступу менеджера:
- чітка і лаконічна форма повідомлення;
- легкий для прийняття спосіб викладення інформації;
- інформація стосується критичних моментів в проблемі, що обговорюється;
- акцентування уваги слухачів на проблемних аспектах питання;
- формулювання альтернативних варіантів рішення проблеми з визначенням їх переваг та недоліків.
Особливу роль у процесі публічних виступів відіграє зворотний зв'язок. Його результативність багато в чому залежить від використання таких комунікативних ефектів:
1. Ефект візуального іміджу полягає в тому, що спочатку людину, як правило, сприймають за її зовнішнім виглядом. Тому менеджеру необхідно пам'ятати про такі елементи візуального іміджу, як: елегантний одяг, доброзичливий погляд, упевнений і діловий стиль спілкування і т. п.
2. Ефект перших фраз, в яких повинна бути зосереджена цікава інформація з елементами оригінальності, що відразу привертає до себе увагу. Слухачі із самого початку повинні відчути важливість для них того, що буде сказано далі. Тому перші фрази необхідно підбирати дуже ретельно.
3. Ефект аргументації. Мова повинна бути обґрунтованою, переконливою, логічною і такою, що наводить на міркування і потребує осмислення інформації. Цьому сприяє застосування схем, таблиць, графіків, що легко сприймаються аудиторією та ілюструють основні ідеї виступу. Протягом усього виступу необхідно стежити за реакцією аудиторії, змінюючи в разі потреби характер аргументації та акценти у викладі.
4. Ефект інтонації і паузи. Особливість людського сприйняття полягає в тому, що інтонації і паузи сприяють збільшенню обсягу інформації, що засвоюється, на 10-15 %.
5. Ефект художньої виразності ‒ використання метафор, гіпербол і т. п.
6. Ефект релаксації ‒ уміння вчасно пожартувати, зробити дотепне зауваження. Гумор створює природну паузу для відпочинку аудиторії, зближує і налаштовує її на сприятливий лад.
7. Ефект порційоного «викиду» інформації. Той, хто виступає, активізує увагу слухаючих, повідомляючи через певні тимчасові інтервали свіжу інформацію.
Виступ менеджера повинен мати конструктивне завершення, що містить інформацію про те, яким чином практично можна використовувати ідеї, висловлені оратором, що можна і потрібно зробити для їхньої реалізації.
Важливий момент виступу пов'язаний з відповідями на питання. Не можна залишати без уваги будь-які питання, навіть самі неприємні. Для цього виступаючому варто заздалегідь прогнозувати питання слухачів і підготуватися до відповідей на них, дотримуючи визначених правил, зокрема:
1. На складні проблемні питання необхідно відповідати тільки в тому випадку, якщо існує продуманий варіант рішення даної проблеми. Якщо такого варіанту немає, то краще не імпровізувати, щоб не потрапити в складне становище.
2. Якщо у питанні використовуються негативні, некоректні слова або фрази, то не треба їх повторювати при відповіді.
3. Чим емоційніше питання, тим коротшою повинна бути відповідь.
4. Чим у більшій мірі людина, що ставить питання, переповнена емоціями, тим більш спокійною і емоційно нейтральною повинна бути відповідь.
5. Не слід відповідати на провокаційні питання. Для вдалого публічного виступу менеджер повинен вміти корегувати свою поведінку, знати можливі способи зацікавити і розташувати до себе аудиторію.
Для цього менеджеру доцільно застосовувати такі рекомендації:
1. Уявити собі мету свого спілкування. Чітко усвідомити, що йому треба від співрозмовника, якими засобами планує вплинути на нього.
2. Підготувати якомога більше інформації про аудиторію (хто вони, що знають, наскільки багато інформації їм потрібно повідомити, які їхні знання і досвід).
3. Проаналізувати свої комунікативні навички (соціальну компетентність). Вивчити свій індивідуальний спосіб передачі повідомлень (мову, тон голосу, настрій, зовнішній вигляд).
4. Створити слухачам яскраву картину. Використовувати образну мову, розповідати історії, наводити приклади, прислів'я, метафори, цитати.
5. Переконати слухачів, демонструвати впевненість, довіру та ентузіазм.
6. Любити своїх слухачів. Залишити своїх слухачів з почуттям поваги до нього і до них, піклуватися про свою аудиторію, вислуховувати своїх слухачів, звертатися до них по іменах.
7. Обирати час і місце. Робити повідомлення, коли слухачі готові до сприйняття і в тому місці, що підсилює зміст інформації.
8. Робити висновки з реакції слухачів.