Н.В. Кучер, секретарь-референт, член Клуба профессиональных секретарей
Трудности закаляют, не правда ли, дорогие читатели? Интуитивно чувствую, вы утвердительно киваете: «Правда, правда» – и добавляете с легкой иронией: «Только если они эпизодические». Что поделаешь, но в нашей секретарской деятельности они, увы, встречаются постоянно. Особенно если вам попался «трудный» начальник. Впрочем, вы когда-нибудь видели руководителя с легким характером? Лично я – нет. Поэтому давайте сразу перейдем к практике и будем учиться выстраивать свои отношения с «трудным» шефом.
Болезненная подозрительность
Предположим, ваш руководитель страдает излишней подозрительностью. Он уверен, что стоит ему только отлучиться из офиса, как сотрудники тут же расхолаживаются, начинают бездельничать, а то и вовсе покидают свои рабочие места. Поэтому, находясь вне офиса (на встрече, в командировке, на отдыхе), он беспрестанно, порой несмотря на большую разницу во времени, звонит, задавая один и тот же вопрос: «Как дела? Есть что-нибудь срочное?» Можно, конечно, попытаться сказать, что вы свяжетесь с ним, как только потребуются его указания, но, скорее всего, этот прием не сработает. Опасаясь, что вы ему так и не позвоните и он утратит над вами контроль, такой человек замучает вас звонками. Лучше поступить по-другому. Возьмите инициативу в свои руки. Установите временные рамки сами, как бы давая шефу понять, что звонить раньше нет никакого смысла.
Например, руководитель уже в четвертый раз перезванивает, интересуясь, не прислали ли перевод договора. Разумнее всего ответить так: «Я связывалась по этому вопросу с таким-то, он заверил, что перевод будет готов сегодня, но только к 17.00» Таким ответом вы подводите шефа к мысли, что раньше 17.00 звонить вам по этому вопросу не стоит. Безусловно, подозрительный человек найдет еще массу поводов для звонка, но тактика, я думаю, понятна: сами регулируйте время его следующего звонка. Это даст вам возможность избавиться от постоянного напряжения и незапланированного общения с руководителем.
Если не хватает информации…
Ничуть не меньше сложностей возникает в общении с теми руководителями, которые привыкли жестко дозировать информацию о своем рабочем графике, о ходе дел в компании, о посетителях, с которыми договорились о встрече. В чем причины таких недомолвок? Как правило, они такие:
Шеф торопился и забыл предупредить вас или думал, что предупредил;
Руководитель не считает нужным сообщать вам ту или иную информацию;
Шеф подсознательно ощущает, что вы вторгаетесь в сферу его личных интересов, и не желает ограничивать собственную свободу действий, вводя вас в курс дела и т.д.
Одним словом, причин может быть множество. Другое дело, что последствия подобных действий руководителя всегда печальны. Как сести себя в подобных ситуациях?
Во-первых, учитесь задавать шефу быстрые, короткие и точные вопросы. Рассмотрим ситуацию, когда шеф пытается покинуть офис. Вот, например, какие вопросы могут возникнуть в этот момент у секретаря: «Иван Иванович, когда вас ожидать?», «Вы не назначили новых встреч в офисе на сегодня?», «Что отвечать, если будет звонить Сидоров по поводу договора?» и т.д.
Во-вторых, внимательно фиксируйте все, о чем шеф или коллеги говорят в вашем присутствии. Любопытство здесь ни при чем. Иногда в процессе разговора обсуждаются факты, решения, цифры, знание которых поможет вам выстроить цепочку последующих событий и получить представление о ходе дел по тому или иному вопросу или проблеме.
Мнение
Тамара С., секретарь финансового директора страховой компании, Санкт-Петербург: «Секретарь, не получающий должной информации от своего руководителя, чувствует себя некомпетентным, не владеющим ситуацией сотрудником, который на вопрос «Где шеф?» вынужден каждый раз лихорадочно придумывать очередную более или менее правдоподобную легенду, чтобы не ударить лицом в грязь и сохранить свой статус профессионала».
Галина Д., личный помощник Председателя Совета директоров одного из столичных банков: «Когда я встречаю нежданного гостя, о приходе которого шеф, уезжая на встречу, не поставил меня в известность, сначала всеми правдами и неправдами пытаюсь выведать, кто он и откуда, а потом дозваниваюсь до шефа и выясняю, не забыл ли он о визите этого посетителя. Безусловно, такая неорганизованность раздражает и мешает работе. Но самое удручающее – это состояние постоянного напряжения, в котором ты находишься, ибо всегда надо держать на лице хорошую мину при плохой игре».
Анна К., референт генерального директора аудиторской компании, г. Самара: «Помню, как однажды секретарь компании-партнера попросила меня переслать по электронной почте необходимые материалы для заключения контракта. Она утверждала, что мой шеф на утренней встрече заверил: они мною уже подготовлены и будут незамедлительно высланы, в то время как я впервые об этом слышала! Естественно, что остаток рабочего дня превратился в сплошной кошмар, поскольку мне предстояло за сорок минут проделать работу нескольких дней!»
Вопрос времени
Чрезвычайно сложно работать с руководителями, которые всегда и всюду опаздывают, не умеют просчитывать время и рационально его использовать. Для бизнесмена это серьезный недостаток, ведь, как известно, время – деньги. Исправить такого человека практически невозможно, а вот помочь ему можно и даже нужно. Вместо того чтобы каждый раз извиняться перед посетителями или бизнес-партнерами, ссылаясь на пресловутые пробки на дорогах, в которых якобы в очередной раз застрял ваш руководитель, лучше заранее начать теребить шефа напоминаниями о том, что пора ехать на встречу. Заблаговременно узнайте у водителя, сколько времени понадобится, чтобы доехать до места встречи, и накиньте сверху минут пятнадцать. Этого времени руководителю будет вполне достаточно, чтобы завершить дела в офисе. Также попросите водителя продумать наикратчайший маршрут и возможные варианты объезда на случай все тех же пробок.
Некоторые руководители грешат тем, что любят озадачивать своего секретаря в самый последний момент. «Напечатай мне быстренько», – говорит шеф перед самым отъездом и протягивает вам листиков эдак пять. Конечно, многое в этой ситуации будет зависеть от ваших профессиональных навыков печатания и умения сконцентрироваться. И все же вы не кремлевская машинистка, набивающая до 600 знаков в минуту, и не индийская шестирукая богиня. Поэтому первый способ выживания в такой критической ситуации – отсечь все лишние раздражители. Снимите телефонную трубку, водрузите на столе табличку с лаконичной, но безапелляционной надписью: «Просьба не беспокоить!» и набивайте себе текст на здоровье. Будьте готовы к тому, что шеф все это время будет стоять у вас над душой или через каждые две минуты выглядывать и кабинета и отвлекать вопросом: «Ты еще не закончила?»
Другой способ позволит вам сберечь множество нервных клеток, если, конечно, вам удастся склонить к нему шефа. Оцените объем работ и скажите начальнику, сколько вам понадобится времени на выполнение задания. Если это более, чем он может себе позволить, то смело предлагайте выход: вы будете печатать, пока он находится по пути на встречу, а готовый документ скинете ему по факсу или по e-mail. Минус данного способа –на месте встречи может не оказаться факса или принтера.
«Роман в письмах»
Многие руководители широко практикуют общение со своим помощником посредством электронной почты. Однако иногда это переходит все разумные границы. Вы, конечно, знаете, уважаемые коллеги, как важно задать шефу уточняющие вопросы именно в тот момент, когда он дает вам поручение. Сразу многие проблемы могут быть сняты, ситуация прорисуется четче, да и детали станут понятнее. Как же не повезло в этом смысле моей коллеге Юлии! Ее шеф, большой любитель компьютерных усовершенствований, поклонник технического прогресса, предпочитает общаться со своим секретарем только с помощью внутриофисной системы Lotus Notes. Даже чай просит ему принести не устно, а письменно! А теперь представьте себе, что каждый раз, когда у секретаря возникают вопросы по ходу выполнения того или иного поручения, ей приходится оформлять их в письменном виде. А если учесть, что ответ шефа может породить новый вопрос, то роман в письмах обеспечен. Моя подруга шутит, что за время общения с шефом научилась излагать мысли более грамотно и связно, чем в школе на уроках литературы. Впору в литинститут поступать! Тем не менее, шеф категорически отказывается менять стиль общения. Он мотивирует это тем, что секретарю в случае ошибки невозможно будет сослаться на то, что руководитель не оговаривал с ней те или иные детали поручения.