Реализация полного специализированного электронного документооборота между органами ЗАГС, подключенными к системе МАИС ЗАГС
МАИС ЗАГС соответствует типовым требованиям к автоматизированным системам электронного документооборота,изложенным в спецификации MoReq.
МАИС ЗАГС обеспечивает: использование электронной цифровой подписи и шифрования.
В системе электронного документооборота МАИС ЗАГС можно
выделить следующие аспекты деятельности органов ЗАГС, учитывающие специфику регистрации, идентификации, поиска, извлечения и
представления документов. Данные аспекты деятельности органов ЗАГС продемонстрированы на рисунке 5
Рис.5 «Аспекты деятельности органов ЗАГС.»
МАИС ЗАГС обеспечивает полный цикл регистрации записей актов
гражданского состояния, начиная с момента подачи гражданами
электронных заявок на подачу заявлений о регистрации брака, рождения (с одновременной регистрацией установления отцовства) на портале госуслуг или обращения гражданина непосредственно в орган ЗАГС до выдачи гражданам документов, удостоверяющих факт регистрации.
Прием заявок на портал госуслуг возможен как от физических лиц, так
и от медицинских организаций (заявка на регистрацию рождения, смерти).
Цикл регистрации записей актов гражданского состояния включает
следующие этапы:
- прием электронных заявок с портала госуслуг на подачу заявлений о
регистрации актов гражданского состояния;
- прием заявлений о регистрации актов гражданского состояния, о
внесении исправлений и изменений в записи актов гражданского
состояния, юбиляров супружеской жизни, юбиляров рождения,
извещений о регистрации смерти необоснованно репрессированных;
- регистрация актов гражданского состояния с выдачей документов,
удостоверяющих факт регистрации;
- внесение исправлений и изменений в записи актов гражданского
состояния с выдачей новых документов, удостоверяющих факт регистрации. Непрерывность процесса обеспечивается автоматическим переносом данных из ранее зарегистрированных записей актов, электронных
документов, сведений о регистрации актов гражданского состояния, произведенных в других органах ЗАГС, с использованием региональной базы данных.
Процесс создания и ведения электронного архива состоит из
следующих компонент:
- получение данных о зарегистрированных и измененных записях актов в реальном времени из отделов ЗАГС, подключенных к серверу единой базы данных;
- загрузка данных, поступающих с подтверждением ЭЦП по
защищенным каналам связи, либо на переносных носителях, из отделов
ЗАГС, использующих версию Microsoft;
- создание электронных образов, зарегистрированных ранее записей актов путем сканирования;
- получение индексов электронных образов с подтверждением ЭЦП,
введенных с использованием форм ввода;
- ввод данных записей актов, зарегистрированных ранее;
До ввода данных записей актов, зарегистрированных ранее и
существующих в региональной базе в неполной или картотечной форме. Зарегистрированные ранее и существующие в региональной базе в неполной или картотечной форме, в МАИС ЗАГС включен специализированный модуль, обеспечивающий генерацию форм, настраиваемых на законодательство, соответствующее времени регистрации записи.
Учет бланков строгой отчетности (гербовых свидетельств), выдачи справок и поступления госпошлины включает в себя следующие этапы :
1) Регистрация поступления партии бланков гербовых свидетельств на склад руководящего органа ЗАГС региона.
2) Регистрация сведений о выдаче пачек бланков гербовых свидетельств органам ЗАГС региона из имеющихся в наличии на складе.
3) Получение в электронном виде сведений о пачках бланков гербовых свидетельств, принятых органами ЗАГС региона.
4) Электронная раздача сведений о бланках гербовых свидетельствах, выданных специалистам органа ЗАГС на рабочий день.
5) Автоматическое проставление отметки об использовании бланков гербовых свидетельств специалистами органа ЗАГС, выданных первичных гербовых свидетельств гражданам в удостоверение факта регистрации акта гражданского состояния, повторных гербовых свидетельств, новых гербовых свидетельств взамен изъятых после внесения исправлений и изменений, испорченных бланках гербовых свидетельств.
6) Автоматическое включение сведений об испорченных бланках гербовых свидетельств в акт об уничтожении.
7) Возврат бланков гербовых свидетельств на склад руководящего органа ЗАГС региона.
8) Формирование отчета о движении бланков гербовых свидетельств о регистрации актов гражданского состояния.
9) Формирование отчета по складу руководящего органа ЗАГС региона о движении и расходовании бланков гербовых свидетельств.
10) Формирование сводных отчетов по региону о движении бланков гербовых свидетельств о регистрации актов гражданского состояния
Учет выдачи справок включает в себя следующие этапы:
1) Автоматическое проставление отметки о выдаче справок в удостоверение факта регистрации акта гражданского состояния специалистами органа ЗАГС.
2) Формирование отчета о выдаче справок в органе ЗАГС.
3) Формирование сводных отчетов по региону о выдаче справок.
4) Учет поступления госпошлины включает в себя следующие этапы: проставление отметки об уплате госпошлины при регистрации акта гражданского состояния, выдаче повторных документов, внесении исправлений и изменений в записи актов гражданского состояния, приеме заявлений на проставление апостиля, истребовании документов.
5) Проставление отметки об освобождении от уплаты госпошлины.
6) Формирование отчета о поступлении госпошлины в органе ЗАГС.
7) Формирование сводных отчетов по региону о поступлении госпошлины.
8) Снижение количества ошибок при учете бланков строгой отчетности (гербовых свидетельств), выдачи справок и поступления госпошлины достигается за счет исключения ручного ввода реквизитов гербовых свидетельств, номеров справок, сумм уплаченной госпошлины.
9) Использование региональной базы при формировании отчетов обеспечивает контроль работы органов ЗАГС руководящим органом ЗАГС региона.
Исполнение запросов граждан на выдачу повторных документов в
удостоверение факта регистрации акта гражданского состояния и
проставления апостиля включает следующие этапы:
- Прием электронных заявок с портала госуслуг на проставление апостиля и на выдачу повторного документа;
- Регистрация заявлений, поступивших по почте, на личном приеме граждан, с переносом данных из электронной заявки, с оплатой
госпошлины;
- Регистрация запросов граждан, переадресованных из другого органа ЗАГС;
- Поиск записей актов гражданского состояния в региональной базе данных в отношении субъектов поступивших заявок и запросов;
- Запрос в другой орган(ы) ЗАГС региона для уточнения сведений записи акта, найденной в региональной базе данных, либо для поиска записей, выходящих за рамки электронного архива (контроль);
- Переадресация запроса в орган ЗАГС для исполнения по месту хранения первого экземпляра записи акта;
- Выдача документов гражданам (повторных свидетельств, справок),извещений и сообщений об отсутствии записи акта;
- Выдача гражданам документов с проставленным апостилем;
- Сокращение времени обслуживания граждан обеспечивается наличием региональной базы данных и электронным взаимодействием между органами ЗАГС региона.
Исполнение запросов организаций на предоставление сведений о наличии записей актов гражданского состояния в отношении субъектов запросов включает следующие этапы:
1) Прием электронных заявок с портала госуслуг на предоставление сведений о наличии записей актов гражданского состояния; регистрация запросов, поступивших по почте, на приеме, с переносом данных из электронной заявки;
2) Поиск записей актов гражданского состояния в региональной базе данных в отношении субъектов поступивших заявок и запросов;
3) Запрос в другой орган(ы) ЗАГС региона для уточнения сведенийзаписи акта, найденной в региональной базе данных, либо для поиска записей, выходящих за рамки электронного архива (контроль);
переадресация запроса в архивно-информационный отдел ЗАГС
региона для исполнения;
4) Выдача документов, сообщений и ответов, в том числе групповых;
5) Направление сведений в электронном виде, заверенных электронно-цифровой подписью.
6) Сокращение времени обслуживания организаций обеспечивается наличием региональной базы данных и электронным взаимодействием между органами ЗАГС региона.
Регламентное информационное обслуживание организаций на основании сведений о регистрации актов гражданского состояния включает в себя следующие этапы:
1) Создание (генерация) электронного административного регламента формирование электронного документа с использованием
электронного административного регламента;
2) Направление электронного документа, заверенного электронно-цифровой подписью потребителю информации.
Наличие региональной базы данных предоставляет возможность
централизованного регламентного информационного обслуживания
организаций.
2.9 Эффекты от внедрения МАИС «ЗАГС»
Для граждан
1) Упрощение процесса получения услуги;
2) Сокращение времени получения услуги в о/ЗАГС;
3) Бронирование времени регистрации акта гражданского состояния / посещения о/ЗАГС в on-line режиме;
4) Обеспечение прозрачности предоставления услуги
Для сотрудников о/ЗАГС;
1) Сокращение времени приема заявителей;
2) Сокращение числа принимаемых заявителей;
3) Упрощение процесса регистрации записи акта;
4) Упрощение поиска и выдачи повторного документа,
5) подтверждающего регистрацию записи акта;