Принципи та методи ефективного контролю
Ефективний контроль на підприємстві має відповідати певним принципам проведення, з-поміж яких можна виділити такі основні:
1. Точність. Система контролю, яка генерує неточну інформацію, призводить до управлінських помилок і витрат зусиль на вирішення проблем, які взагалі не існують. Точність означає, що результати контролю повинні бути достовірними, такими, що продукують реальні дані.
2. Своєчасність. Найкраща інформація мало чого варта, якщо вона не надійшла своєчасно. Тобто система контролю повинна вчасно забезпечувати керівника та виконавця виробничого процесу інформацією, скорочувати часовий інтервал між подією і її відображенням у контролюючих інформаційних потоках.
3. Економічність. Означає, що результати здійснення контролю повинні бути більшими за витрати, пов’язані з його впровадженням. З метою мінімізації витрат керівникові слід порівнювати витрати на контроль із вигодами, що від нього очікуються.
4. Гнучкість. Система контролю повинна бути “спроможною” враховувати зміни та “вміти” пристосовуватися до них.
5. Зрозумілість. Система контролю, яку важко зрозуміти (усвідомити) може бути причиною помилок підлеглих, що може призвести навіть до ігнорування ними самого контролю.
6. Обґрунтованість критеріїв. Стандарти в системі контролю мають бути обґрунтованими (виваженими). Завищені стандарти знижують мотивацію. Більшість людей не бажає отримати "ярлик некомпетентності”, говорячи начальнику, що він вимагає забагато. Стандарти повинні підтягувати виконавців до вищих показників діяльності, але не демотивувати робітників при виконанні певних завдань.
7. Стратегічна спрямованість. Керівники не здатні контролювати все, що робиться в організації. Тому для контролю обираються об’єкти, які є стратегічними. З цієї точки зору контроль має концентруватися:
- на відхиленнях, що трапляються найчастіше;
- на відхиленнях, що завдають найбільшої шкоди;
- на факторах, які піддаються впливу керівника (які керівник спроможний змінювати, коригувати).
8. Особлива увага виняткам.
9. Обґрунтована кількість критеріїв контролю. Як керівники, так і виконавці бажають виглядати кращими за критеріями, які контролюються. Якщо контроль здійснюється із використанням єдиного критерію, то зусилля підлеглого будуть спрямовані на намагання виглядати краще саме за цим стандартом. Використання декількох критеріїв контролю забезпечує подвійний позитивний результат:
- декількома критеріями важче маніпулювати;
- наявність декількох критеріїв руйнує прагнення виглядати краще за одним із них.
10. Спрямованість на підтримку коригуючих дій. Система контролю має не лише сигналізувати про відхилення, але й орієнтувати на коригуючі дії, які можна запровадити для виправлення ситуації. Це досягається, наприклад, встановленням стандарту типу “якщо…– тоді…”
В процесі контролю, як правило, використовують чотири основних методи вимірювання:
1) особисті спостереження;
2) статистичні звіти;
3) усні звіти підлеглих;
4) письмові звіти підлеглих.
Використання методу спостереження визначається об’єктом контролю, суб’єктами контролю та причиною проведення контролю.
Особисті спостереженнядозволяють отримати уявлення про реальну діяльність підлеглих без фільтрації інформації. Такі спостереження дають можливість побачити те, що недоступно для інших методів (ступінь задоволення чи незадоволення від роботи, ентузіазм при виконанні тощо).
Статистичні звіти набувають все ширшого застосування в процесі контролю внаслідок використання комп’ютерних технологій. До переваг статистичних звітів слід віднести: групування і упорядкованість наведеної в них інформації у вигляді розрахунків, таблиць, схем, рядів динаміки тощо. Проте, статистичні відомості завжди обмежені, вони, як правило, характеризують лише окремі, хоча і ключові сфери діяльності підприємства.
Отримання інформації на нарадах, в особистих бесідах, розмовах по телефону – це все приклади усних звітів підлеглих. Переваги та недоліки цього методу подібні до методу особистих спостережень. При цьому:
Ø виникає фільтрація інформації;
Ø для цього методу характерним є швидке отримання інформації;
Ø наявність налагодженого зворотного зв’язку;
Ø до останнього часу виникали труднощі з документуванням такої інформації для наступної звітності.
Так само, як і статистична звітність, письмова звітність не так швидко доходить до суб’єкта контрол і носить більш формальний характер. Хоча, в той же час, письмова звітність легко каталогізується і на неї можна посилатися
.