Державний стандарт на оформлення та складання документів. Реквізит. Вимоги до мови ділових паперів
**Стандарти встановлюють найзагальніші правила складання документів, а також регламентують машинописне оформлення їхніх окремих реквізитів.
Реквізитами називають структурні елементи, з яких складається документ.
Формуляр-зразок - це єдина модель побудови комплексу документів, яка встановлює сукупність реквізитів, властивих документам цього комплексу, розміщених в усталеній послідовності. Кількість реквізитів у кожному документі не однакова. Вона визначається видом документа та його змістом.
Діють такі єдині вимоги щодо оформлення ділової документації. 1. Для складання службових документів в установах належить використовувати папір форматів А4 та А5. 2. Як правило, усі службові документи мають оформлятися на бланках установи. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів з обов'язковим додержанням таких правил:
Кожний документ умовно можна поділити на три частини:1) заголовна (до неї відносять усі реквізити, передбачені до тексту документа);2) основна (реквізити: "Текст"; "Відмітка про наявність додатків");3) оформлення (реквізити, що розміщуються нижче від додатків).
Розглянемо найзагальніші правила оформлення найважливіших реквізитів організаційно-розпорядчих документів.
ГЕРБ. ЕМБЛЕМА ОРГАНІЗАЦІЇ. НАЗВА ОРГАНІЗАЦІЇ. ІНДЕКС ПІДПРИЄМСТВА ЗВ'ЯЗКУ, ПОШТОВА І ТЕЛЕГРАФНА АДРЕСА, НОМЕР ТЕЛЕТАЙПА, ТЕЛЕФОНУ, ФАКСУ, РОЗРАХУНКОВОГО РАХУНКА В БАНКУ.
**Вимоги до ділових паперів:З огляду на підстилі та жанри офіційно-ділового стилю найголовнішими його мовними засобами є такі.
Лексика. В основі ділової української мови лежить загальнозрозуміла, нейтральна, нормована, міжстильова, так звана книжна лексика. Морфологія. На рівні словоформ правильне вживання передбачає вибір найточнішої граматичної форми слова. Синтаксис. Документ, в основному, має бути розповідним, а отже, повинен містити розповідні поширені речення, найчастіше прості з прямим порядком слів, у деяких документах - складні з умовними, причиновими підрядними частинами.
Білет 24.
Довідково-інформаційні документи (довідки, доповідні та пояснювальні записки, протоколи, витяги з протоколу, плани роботи, звіти, акти, оголошення, службові листи). Типові мовні звороти, вживані в цих документах.
**Довідка — документ, який містить опис та підтвердження юридичних та біографічних фактів.
Доповідна записка – це документ, який направляється вищому керівництву будь-якої структури. Наприклад: міліції, супермаркету, компанії, тощо. В доповідній записці зазвичай вказується інформація про факти порушення, якісь події, або, наприклад, вказується, як просувається процес роботи.
Пояснювальна записка — документ, в якому: *офіційна (юридична) доповідь про певні дії в певний проміжок часу (на яку може даватись позитивна або негативна оцінка, якщо пояснювальна залишилась без відповіді — це адміністративне порушення керівництва); *міститься додаток чи доповнення до основного документа, в якому пояснюється зміст окремих його положень (мета, актуальність, структура, зміст призначення та ін. плану, звіту, проекту тощо).
Протокол – це документ, в якому фіксується хід обговорення питань і рішення, прийняті колегіальними органами на зборах, нарадах, конференціях тощо.Це первинний офіційний документ, на підставі якого керівництво має право вимагати від підлеглих виконання доручених їм завдань, видавати розпорядчі документи.
Витяг з протоколу – це частина протоколу, оформлена належним чином на загальному, спеціальному або чистому аркуші паперу.
План роботи — документ, який встановлює точний перелік намічених для виконання робіт чи заходів, їх послідовність, обсяг, тимчасові координати керівників і конкретних виконавців.
Звіт — це письмове повідомлення про виконання якоїсь роботи за певний період часу.
Акт — це документ правової чинності, складений однією або кількома особами на підтвердження певних подій чи фактів.
Оголошення — це короткі текстові повідомлення, котрі містять різну за призначенням інформацію. Переважно оголошення містять інформацію приватного рекламного характеру.
Службові листи — узагальнена назва різноманітних за змістом інформаційних документів, які виступають основним засобом спілкування й оперативного управління діяльністю установ, організацій, підприємств.
**Типові мовні звороти цих документів:: шлюбні стосунки (взаємини). бути вимушеним. мати намір збиратися. не мати права. стягнути з відповідача. володіти на правах особистої власності. під час мого перебування на. покласти витрати на. поновити на посаді. час перебування. у зв'язку.відповідно до викладеного. згідно з викладеним. власник (акцій). для огляду. договір про наймання житла. до досягнення. додаткові відомості. зацікавлена особа. укласти договір.
Білет 25.